Một hệ thống tích hợp, hay bốn hệ thống kết nối với nhau
Không ai có ý định mua bốn hệ thống ngay từ đầu. Điều này xảy ra qua từng quyết định hợp lý một, và chi phí chỉ lộ diện sau này, ở một nơi mà không ai ngờ tới.
Trang này lập luận ủng hộ việc sử dụng một hệ thống duy nhất để quản lý toàn bộ cơ sở lưu trú. Trang này cũng chỉ ra những trường hợp mà phương án ngược lại mới là lựa chọn đúng đắn, bởi vì đối với một số hoạt động, điều đó thực sự là cần thiết.
Làm thế nào mà một khách sạn lại phải sử dụng tới bốn hệ thống
Hệ thống quản lý tài sản là ưu tiên hàng đầu, vì bạn bắt buộc phải có một hệ thống như vậy.
Sau đó, quản lý nhà hàng tìm thấy một hệ thống điểm bán hàng (POS) mà họ ưa thích hơn so với hệ thống đi kèm, và họ không sai về các tính năng đó. Tiếp theo, bộ phận tài chính muốn có gói phần mềm kế toán riêng, vì đó là phần mềm mà kế toán viên đã quen dùng và việc đào tạo lại cũng tốn chi phí. Ở đâu đó giữa các hệ thống, một bảng tính xuất hiện để đối chiếu những phần không khớp nhau, và sau một thời gian, không ai còn nhớ ai đã tạo ra nó hay công thức trong cột H dùng để làm gì.
Mỗi quyết định trong số đó đều có lý do chính đáng vào thời điểm được đưa ra. Kết quả thường thì không như vậy, và lý do là không ai từng quyết định về nó cả.
Chi phí này không được tính vào phí cấp phép
Nó xuất hiện vào cuối tháng.
Máy tính tiền hiển thị một con số, trong khi sổ cái lại hiển thị một con số khác. Ai đó phải dành cả buổi sáng để phát hiện ra rằng hóa đơn quán bar đã được ghi vào phòng của một khách đã trả phòng, và thêm một giờ nữa để quyết định ai là người có trách nhiệm sửa chữa sai sót này. Một khách yêu cầu bản sao hóa đơn của họ và nhân viên lễ tân phải tổng hợp hóa đơn từ hai màn hình. Hệ thống kho hàng cho biết bạn có mười tám chai nhưng hầm rượu chỉ có mười một chai, và sự chênh lệch này không phải do trộm cắp, mà là do hai hệ thống không thống nhất về định nghĩa của một thùng.
Không có gì trong số đó là đáng chú ý. Đó là một khoản "thuế" liên tục đối với sự chú ý của người dùng, phải trả mãi mãi, và nó không được thể hiện trong bất kỳ so sánh nào về giá đăng ký.
Giao diện là phần mà mọi người thường đánh giá thấp
Giao diện giữa hai hệ thống là một cam kết rằng dữ liệu sẽ được truyền tải. Giống như bất kỳ cam kết nào, câu hỏi thú vị là điều gì sẽ xảy ra khi cam kết đó bị vi phạm.
Khi một giao diện gặp sự cố đúng cách, điều đó gần như là một sự nhẹ nhõm. Mọi thứ dừng lại, một thông báo lỗi xuất hiện, ai đó gọi điện cho ai đó. Bạn biết mà.
Thất bại tốn kém nhất là thất bại thầm lặng. Dữ liệu chủ yếu được truyền đi, nhưng một phần nhỏ lại không được truyền đi, một cách thầm lặng, trong nhiều tuần liền. Không có cảnh báo nào vì từ góc độ của mỗi hệ thống, mọi thứ đều bình thường: một hệ thống đã gửi, hệ thống kia đơn giản là chưa bao giờ nhận được. Bạn chỉ phát hiện ra điều này vào cuối tháng, cuối năm, hoặc khi một khách hàng khiếu nại về một khoản phí mà bạn không thể chứng minh.
So sánh thì phương pháp ghi sổ kép trung thực hơn. Nó chậm chạp, gây khó chịu cho nhân viên và cũng tạo ra những sai sót riêng, nhưng ít nhất mọi người đều biết họ đang làm điều đó. Không ai nghĩ rằng vấn đề đã được giải quyết.
Có một khoản chi phí thứ ba chỉ xuất hiện khi có sự cố, và đây chính là điều mà các nhà điều hành nhắc đến đầu tiên khi bạn hỏi họ. Bốn hệ thống đồng nghĩa với bốn nhà cung cấp, và mỗi nhà cung cấp đều có thể nói với bạn rằng đó là vấn đề của người khác. Nhà cung cấp hệ thống quản lý khách sạn cho rằng hệ thống điểm bán hàng đang gửi dữ liệu không đúng định dạng. Nhà cung cấp hệ thống điểm bán hàng lại cho rằng thông số kỹ thuật giao diện đã thay đổi. Cả hai bên đều có lý do chính đáng nhưng không ai chịu khắc phục sự cố, và người đứng giữa, giữ cho khách sạn hoạt động trơn tru chính là bạn.
Lý lẽ chính đáng ủng hộ việc sử dụng các hệ thống riêng biệt
Chúng ta nên làm điều này một cách chính xác, vì trong một số hoạt động, hệ thống này có ưu thế hơn.
Nếu bạn đang điều hành một tập đoàn lớn với bộ phận CNTT chuyên nghiệp, các giải pháp hàng đầu trong từng lĩnh vực thực sự có thể vượt trội hơn so với phiên bản "tất cả trong một" của một nhà cung cấp duy nhất. Một hệ thống điểm bán hàng chuyên dụng từ một nhà cung cấp chuyên môn sẽ vượt trội hơn so với mô-đun được tích hợp sẵn trong hệ thống quản lý tài sản, bởi vì đó chính là toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty đó. Điều tương tự cũng áp dụng cho một phần mềm kế toán chuyên nghiệp khi hoạt động tài chính của bạn đủ lớn để cần đến những tính năng mà nó cung cấp.
Giải pháp "Best of breed" chỉ phát huy hiệu quả khi có người chịu trách nhiệm quản lý lớp tích hợp. Điều đó có nghĩa là một người có nhiệm vụ phát hiện ra rằng quá trình chuyển dữ liệu hàng đêm đã không hoàn tất, yêu cầu bốn nhà cung cấp giải trình và kiểm tra các giao diện sau khi bất kỳ nhà cung cấp nào phát hành bản cập nhật. Với sự hiện diện của người đó, chi phí đầu tư vào giải pháp này sẽ tự bù đắp được.
Hầu hết các khách sạn độc lập không có người đảm nhiệm vai trò đó. Thay vào đó, họ có một tổng quản lý, người cũng phải xử lý mọi sự cố kỹ thuật phát sinh, điều này có nghĩa là "lớp tích hợp" chính là tổng quản lý, vào buổi tối, sau giờ phục vụ.
Những gì một hệ thống duy nhất mang lại
Không phải là sự tinh tế. Sự tinh tế không đáng để phải trả tiền.
- Một khoản phí nhà hàng được tính vào hóa đơn phòng là do không có nơi nào khác để ghi nhận, chứ không phải vì quá trình chuyển khoản đã diễn ra thành công vào lúc hai giờ sáng.
- Quá trình kiểm toán ban đêm hoàn tất việc đối chiếu vì không có gì để đối chiếu với nó.
- Hồ sơ khách là một tài liệu duy nhất, được tổng hợp từ một nguồn duy nhất, bất kể ai đang trực quầy lễ tân.
- Các giao dịch hàng tồn kho, doanh số bán hàng và sổ cái ghi nhận cùng một sự kiện chỉ một lần thay vì ba lần dưới ba định dạng khác nhau.
- Chức năng báo cáo tập trung vào toàn bộ cơ sở lưu trú thay vì chỉ tập trung vào một hệ thống, do đó có thể xem xét đồng thời các chỉ số như tỷ lệ lấp đầy, doanh thu và biên lợi nhuận mà không cần phải xuất dữ liệu ra ngoài và xử lý trên bảng tính.
- Khi có sự cố xảy ra, bạn chỉ cần gọi đến một số điện thoại duy nhất, và không ai ở đầu dây bên kia có thể nói với bạn rằng đó là vấn đề của nhà cung cấp khác.
Điều cuối cùng này có ý nghĩa sâu sắc hơn những gì nó nghe có vẻ. Đó chính là sự khác biệt giữa việc giải quyết một vấn đề và việc xử lý một vấn đề.
Những gì Resort Manager thực sự bao gồm
Một hệ thống duy nhất quản lý đặt phòng, quầy lễ tân, quan hệ khách hàng, điểm bán hàng, kho hàng, báo cáo và kế toán. Có hai phiên bản, tùy thuộc vào quy mô của cơ sở lưu trú. Add-ons dành cho các giao diện mà một khách sạn cụ thể cần, chẳng hạn như khóa cửa, hệ thống điện thoại, Wi-Fi cho khách hoặc CRM, được chọn từ danh sách thay vì được gói gọn lại để làm tăng giá báo.
Điều duy nhất thực sự nằm ngoài phạm vi tòa nhà chính là việc phân phối. Bán phòng có nghĩa là liên hệ với các đại lý du lịch trực tuyến, và chúng tôi thực hiện điều này thông qua một công cụ quản lý kênh (channel manager) thay vì kết nối riêng lẻ với từng đại lý. Đó là một lựa chọn có chủ đích và lý do được giải thích chi tiết trên trang đó.
Việc là một hệ thống duy nhất cũng chính là lý do tại sao nó vẫn hoạt động bình thường ngay cả khi kết nối mạng kém. Không có quá trình đồng bộ hóa hàng đêm nào có thể bị lỗi và không có giao diện nào bị ngừng hoạt động, do đó khi mạng internet bị ngắt, hệ thống vẫn tiếp tục hoạt động bình thường.
Nếu bạn đang xem nội dung này ngay lúc này
Yếu tố kích hoạt thường gặp là việc kết thúc tháng mất ba ngày thay vì một ngày, hoặc một cuộc trao đổi với nhà cung cấp cứ đi vòng vo mãi.
Ngoài ra còn có một tài khoản mà chúng tôi không ủy quyền và không thể nhận công lao. Ananda Mello Costa là một kỹ sư hệ thống với khoảng hai thập kỷ kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống doanh nghiệp và quản lý chất lượng, người cuối cùng đã điều hành một khu nghỉ dưỡng sinh thái nhỏ trên một hòn đảo hẻo lánh ở Philippines. Tám phòng, bốn mươi lăm nhân viên, một nhà hàng, một spa, một trung tâm lặn và một trung tâm lướt ván diều, tất cả được quản lý bằng các bảng tính trên ba máy tính xách tay.
Hầu hết những gì cô ấy viết hoàn toàn không liên quan đến phần mềm. Nội dung đó nói về những gì xảy ra khi thông tin tồn tại trên giấy, dưới dạng tiền mặt và trong các tệp tin không liên quan đến nhau – đây chính là tình trạng mà trang này thực sự mô tả và cũng là lý do tại sao bạn nên đọc nó, dù bạn có liên hệ với chúng tôi hay không. Bài viết của cô ấy được đăng trên trang web riêng của cô ấy, và chúng tôi đã đặt liên kết đến bài viết đó tại đó.
Hai khách hàng đã chia sẻ quyết định của riêng họ, và cả hai đều có giá trị hơn bất kỳ điều gì chúng tôi có thể tự nói về bản thân. Code Hotel tại Koh Samui đã rời bỏ một trong ba hệ thống quản lý tài sản lớn nhất sau ba năm gặp vấn đề về hỗ trợ kỹ thuật. Maekok River Village từng có một hệ thống mà họ ưa thích, nhưng đã rời bỏ vì việc duy trì hệ thống đó ở phiên bản mới nhất đòi hỏi phải mua lại máy chủ và máy trạm.
Hãy cho chúng tôi biết cơ cấu hoạt động của cơ sở lưu trú của bạn, bao gồm cả những phần hiện đang được quản lý bằng bảng tính, và chúng tôi sẽ tư vấn một cách trung thực liệu việc sử dụng một hệ thống duy nhất có mang lại cải thiện hay chỉ là cách sắp xếp công việc hiện tại theo một hình thức khác.
Bạn đã sẵn sàng trải nghiệm những lợi ích của Resort Manager chưa?
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để lên lịch demo hoặc tìm hiểu thêm về phần mềm của chúng tôi.