Resort Manager là một gói phần mềm tích hợp toàn diện dành cho việc quản lý tài sản khách sạn.
Resort Manager là hệ thống hoàn chỉnh và trọn gói, phù hợp cho các khách sạn và biệt thự sang trọng từ nhỏ đến lớn.
Nó cung cấp các mô-đun cần thiết cho lễ tân, đặt phòng và điểm bán hàng, cùng với các mô-đun quản lý tài chính và hàng tồn kho.
Tất cả các thành phần quản lý khách sạn của Resort Manager đều được tích hợp đầy đủ và chạy trên cơ sở đa tiền tệ, đa ngôn ngữ và đa người dùng. Do đó, lỗi nhập dữ liệu được giảm thiểu và hiệu quả kinh doanh chung được cải thiện.
Các tính năng của hệ thống quản lý khách sạn được hiển thị bên dưới.
Quầy lễ tân, Đặt phòng, Quan hệ khách hàng, Điểm bán hàng và Báo cáo có sẵn trong cả phiên bản Resort Manager và Resort Manager Lite . Back Office, Tài chính và Kiểm soát hàng tồn kho chỉ có trong phiên bản Resort Manager.
Mô-đun Lễ tân xử lý tất cả các chức năng lễ tân thông thường, chẳng hạn như xử lý thủ tục nhận phòng, khách lưu trú, nhắc nhở công việc và danh bạ điện thoại. Nó cũng bao gồm Trình hướng dẫn kiểm toán ban đêm, giúp dễ dàng đóng các hoạt động kinh doanh trong ngày và khởi động lại hệ thống vào ngày làm việc tiếp theo. Đây là một lợi thế đáng kể khi có hệ thống quản lý tài sản.
Tất cả các quy trình này đều có các tùy chọn được xác định trước, được người quản lý thường xuyên chỉ định và kiểm soát bằng công cụ Cài đặt.
Tính năng Trình hướng dẫn đăng ký sẽ hướng dẫn người điều hành thực hiện tất cả các bước cần thiết để đặt chỗ cho khách không mời.
Trình hướng dẫn đăng ký đảm bảo:
• tình trạng phòng theo yêu cầu trong thời gian lưu trú yêu cầu.
• bố trí phòng sạch sẽ, phù hợp.
Thành phần Khách lưu trú của mô-đun Lễ tân bao gồm tất cả khách lưu trú tại khu nghỉ dưỡng cũng như bất kỳ tập hồ sơ nào trên bàn làm việc.
Tất cả các tập tài liệu dành cho khách, nhóm và du khách (bàn làm việc) đều có thể dễ dàng truy cập.
Ngày nhận phòng và ngày trả phòng đều có thể dễ dàng nhìn thấy, cũng như số dư hiện tại của các khoản phí folio.
Trình hướng dẫn Kiểm toán ban đêm sẽ hướng dẫn bạn thực hiện các quy trình tự động cần thiết để hoàn tất quá trình xử lý trong ngày.
Nhiều hoạt động khác nhau, chẳng hạn như thêm phí phòng vào danh mục khách, tải giao dịch tài chính lên sổ cái chung, thu thập số liệu thống kê và tạo bộ báo cáo hàng ngày chuẩn, đều được thực hiện.
Nhiệm vụ cuối cùng là chuyển ngày của hệ thống sang ngày hôm sau để chuẩn bị cho các giao dịch của ngày mới.
Nhân viên lễ tân có thể bị choáng ngợp bởi các yêu cầu của khách, công việc hành chính và các cuộc gọi đến. Ca làm việc tiếp theo có thể dễ dàng mất dấu và quên các ghi chú đã ghi nhanh.
Tính năng Nhiệm vụ hợp nhất tất cả các nhiệm vụ cần làm để tất cả nhân viên có thể xem nhanh nhiệm vụ nào còn dang dở và cần giải quyết ngay.
Mở bất kỳ mục nhập nào cũng sẽ cung cấp thêm thông tin về nhiệm vụ, chẳng hạn như ai là người tạo nhiệm vụ và nhiệm vụ được giao cho ai, cũng như trạng thái hoàn thành.
Công cụ Tìm kiếm tìm kiếm trên toàn bộ hệ thống khách sạn, bao gồm đặt phòng, folio và nhóm. Tìm kiếm cũng có thể được lọc theo phạm vi ngày chuẩn, đặt phòng sắp tới, đặt phòng từ năm trước hoặc bất kỳ ngày nào được yêu cầu.
Bạn cũng có thể mở lại các đặt chỗ đã hủy thông qua biểu mẫu Tìm kiếm.
Danh bạ điện thoại của khách cho phép bạn tìm kiếm bất kỳ khách nào đang lưu trú tại chỗ nghỉ, không chỉ riêng người đã đặt phòng.
Điều này rất tiện lợi khi kết nối các cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc gửi tin nhắn.
Mô-đun Trạng thái phòng cung cấp danh sách tương tác của tất cả các phòng khách sạn. Nhân viên dọn phòng có thể thấy:
• thông tin chi tiết về vị trí của từng phòng
• loại phòng.
• ghi tên khách cùng ngày nhận phòng và ngày trả phòng.
• Trạng thái hiện tại được mã hóa bằng màu của từng phòng.
• Ngày thay khăn trải giường lần cuối.
Trước khi khách đến, mô-đun Đặt phòng sẽ xử lý mọi khía cạnh liên quan đến thời gian lưu trú của khách, bao gồm đặt phòng, thông tin khách, phân bổ phòng, yêu cầu đặc biệt, v.v.
Lịch phòng với các bộ lọc tùy chỉnh cho phép “tối ưu hóa phòng” nhanh chóng.
Nhân viên lễ tân có thể nhận được mọi thông tin cần thiết về tình trạng phòng trống trong tương lai, bao gồm giá phòng và thời gian giảm giá độc quyền, từ tính năng Tình trạng phòng trống.
Có thể nhập thủ công thông tin đặt chỗ vào biểu mẫu Đặt chỗ mới hoặc tự động tạo thông tin đặt chỗ thông qua Trình quản lý kênh.
Việc cung cấp thông tin về chuyến thăm trước đó giúp tự động nhận dạng du khách quay lại và đẩy nhanh quá trình tạo đặt chỗ.
Các hoạt động bổ sung, chẳng hạn như làm thủ tục nhận phòng cho khách, hủy đặt phòng, in biểu mẫu làm thủ tục nhận phòng cho khách và gửi thư điện tử tiêu chuẩn cho khách, đều có thể được thực hiện từ menu đặt phòng.
Dễ dàng tạo và quản lý đặt phòng theo nhóm với giao diện thân thiện với người dùng của chúng tôi. Hệ thống đặt phòng trực quan của chúng tôi cho phép bạn đặt nhiều phòng cho một nhóm, đơn giản hóa quy trình đặt phòng.
Thiết kế các khối phòng để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng nhóm. Tùy chỉnh loại phòng, phân bổ các tầng cụ thể và đặt hạn chế đặt phòng để đảm bảo kỳ nghỉ liền mạch và có tổ chức cho khách của bạn.
Phần mềm quản lý khách sạn Resort Manager được thiết kế để hợp lý hóa quy trình đặt phòng theo nhóm, đảm bảo hiệu quả và tiện lợi cho cả chủ khách sạn và du khách.
Tất cả các đặt phòng đều được hiển thị trên lịch phòng, cùng với thông tin chi tiết về các phòng không có sẵn. Có thể lọc phòng theo loại phòng và tiện nghi phòng.
Các khu nghỉ dưỡng và khách sạn nhỏ có ít hơn 100 phòng hoặc biệt thự được khuyến cáo nên sắp xếp phòng ngay khi nhận được đặt phòng mới để đảm bảo tình trạng phòng trống và tránh việc du khách phải di chuyển trong thời gian lưu trú.
Việc tối ưu hóa phòng trở nên đơn giản hơn khi sử dụng tính năng Lịch phòng, cung cấp khả năng quan sát nhanh chóng và dễ dàng về tình trạng phòng và đặt phòng cùng với khả năng kéo và thả đơn giản.
Tình trạng phòng trống của khách sạn được hiển thị trên biểu mẫu Tình trạng phòng trống, cùng với tỷ lệ phần trăm công suất phòng tính đến ngày hiện tại và tình trạng phòng trống trong tương lai. Khi trả lời các câu hỏi qua điện thoại về tình trạng phòng trống và giá phòng, chức năng này có thể cực kỳ hữu ích.
Khi bạn di chuyển con trỏ đến bất kỳ phòng nào cho ngày trong tương lai, một hộp có giá liên quan và số đêm cần thiết sẽ mở ra.
Quản lý giá phòng có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Người ta có thể nhập giá theo mùa, sau đó có thể ghi đè giá trong thời gian nghỉ lễ.
Một tùy chọn bổ sung là Quy tắc về giá có thể được chỉ định để cho phép giá tự động tăng hoặc giảm theo tình trạng phòng trống theo thời gian thực.
Tỷ giá có thể được thể hiện bằng loại tiền tệ cơ sở của cơ sở cài đặt hoặc bất kỳ loại tiền tệ nào khác đã được cấu hình bên trong hệ thống.
Có một hồ sơ toàn diện về tất cả khách lưu trú tại khách sạn được lưu trong mô-đun Quan hệ khách hàng.
Bao gồm những người đã lưu trú tại khách sạn hoặc sử dụng các tiện nghi của khu nghỉ dưỡng.
Danh sách chính này có thể được sử dụng cho mục đích tiếp thị cũng như mục đích phân tích xu hướng chi tiêu hoặc lưu trú tại khu nghỉ dưỡng.
Mỗi du khách đến khách sạn đều có một hồ sơ. Hồ sơ này có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cũng như để cung cấp các dịch vụ hiếu khách được thiết kế riêng.
Cùng với thông tin khách truy cập thông thường, còn có các trường bổ sung cho Bình luận, Thích và Không thích, cũng như hộp kiểm cảnh báo.
Ngoài ra, còn có các nút menu để mở biểu mẫu thông tin liên hệ chi tiết và biểu mẫu thông tin nhân khẩu học.
Có tùy chọn hợp nhất các bản ghi khách trùng lặp thành một bản ghi duy nhất để loại bỏ những phức tạp liên quan đến bản ghi khách trùng lặp.
Ngoài ra, nếu có nhiều khách từ cùng một hộ gia đình, thông tin liên lạc có thể được sao chép vào nhiều mục khác nhau.
Xuất khẩu khách hàng là một công cụ tiếp thị mạnh mẽ.
Có nhiều bộ lọc có sẵn cho danh sách khách đã xuất, bao gồm thông tin liên hệ, nhân khẩu học và thông tin lưu trú. Người dùng cũng có thể chọn trường nào để xuất.
Những bản xuất này cũng có thể được sử dụng để gửi email tự động, chẳng hạn như email trước khi đến, email sau khi khởi hành, tiếp thị sinh nhật hoặc ngày lễ, v.v.
Hệ thống Điểm bán hàng (POS) của chúng tôi là một công nghệ tiên tiến được thiết kế để hợp lý hóa và đơn giản hóa quy trình giao dịch bán hàng.
Mục tiêu là tạo ra một nền tảng quản lý toàn bộ quy trình bán hàng, từ lựa chọn sản phẩm đến xử lý thanh toán, một cách hiệu quả.
Nhiệm vụ chính của hệ thống POS là thu thập dữ liệu bán hàng một cách đáng tin cậy và nhanh chóng, chẳng hạn như thông tin mặt hàng, số lượng và giá cả. Tự động hóa này không chỉ làm giảm khả năng xảy ra lỗi của con người mà còn tăng tốc quá trình thanh toán, tăng sự hài lòng của người tiêu dùng.
Một khách sạn hoặc khu nghỉ dưỡng có thể có nhiều trạm và cửa hàng, chẳng hạn như quán bar, nhà hàng và spa.
Các danh mục được sử dụng để nhóm các sản phẩm cùng loại để có thể phân bổ chúng vào ổ cắm thích hợp nhằm đảm bảo các thiết bị đầu cuối chỉ hiển thị các sản phẩm phù hợp với ổ cắm đó.
Số Tài chính và Chi phí tài khoản được gán cho từng danh mục để cho phép kết nối với mô-đun Tài chính.
Danh sách sản phẩm cung cấp danh sách tất cả sản phẩm trong hệ thống Điểm bán hàng và bao gồm danh mục sản phẩm, tên, giá cả và chiết khấu, thuế và thông tin khác.
Công thức sản phẩm cũng có thể được nhập để tính giá thành và nếu cần, để tự động giảm mức tồn kho. Tùy chọn này không khả dụng trong hệ thống Resort Manager Lite .
Máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay, thiết bị đầu cuối PoS chuyên dụng, máy tính bảng (iOS hoặc Android) và thiết bị di động đều là ví dụ về thiết bị đầu cuối tại điểm bán hàng.
Mỗi thiết bị đầu cuối có thể được tối ưu hóa tùy thuộc vào các đặc điểm vật lý của nó, chẳng hạn như màn hình cảm ứng và kích thước màn hình, cũng như loại ổ cắm mà nó sẽ được sử dụng, chẳng hạn như quán bar, nhà hàng, cửa hàng bán lẻ hoặc spa, cùng nhiều loại khác.
Có thể cá nhân hóa các sản phẩm thông thường bằng cách sử dụng các công cụ sửa đổi, chẳng hạn như thêm các loại topping khác vào pizza hoặc dùng trứng luộc với bữa sáng.
Những thay đổi như thế này có thể cung cấp cho đầu bếp thêm thông tin hoặc phát sinh thêm chi phí.
Hộp đựng đồ mang về, đĩa để chia sẻ hoặc thông tin về dị ứng là một số ví dụ về thông tin bổ sung có thể được cung cấp cho nhà bếp thông qua tin nhắn.
Trình hướng dẫn kết thúc ngày làm việc cho phép bạn đóng cửa hàng vào cuối ngày làm việc với ít phiền phức và giấy tờ nhất.
Trình hướng dẫn kết thúc ngày sẽ hướng dẫn người vận hành thực hiện quy trình, đảm bảo tất cả hóa đơn trong ngày đều được đóng lại và tất cả thiết bị đầu cuối đều được đăng xuất đúng cách.
Ngoài ra, trình hướng dẫn sẽ di chuyển tất cả thông tin tài chính đến mô-đun Tài chính và giảm mức tồn kho của sản phẩm trong menu sản phẩm. Phiên bản Resort Manager Lite không bao gồm tính năng này.
Với góc nhìn toàn diện 360° về doanh nghiệp của mình, bạn có thể đưa ra những đánh giá chính xác hơn.
Cung cấp các báo cáo quan trọng cung cấp dữ liệu lịch sử và thời gian thực về hoạt động của công ty bạn.
Mỗi mô-đun đều có nhiều báo cáo cung cấp thông tin chi tiết cần thiết để phân tích hoạt động bên trong của từng phòng ban.
Báo cáo tùy chỉnh cũng có thể được tạo để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn.
Tất cả báo cáo có thể được xem, in hoặc xuất sang Excel và các định dạng khác.
Mô-đun Tài chính hoặc Sổ cái của Quản lý khu nghỉ dưỡng dựa trên nguyên tắc kế toán kép.
Khi được cấu hình, hệ thống tài chính sẽ tự động xác định và duy trì tất cả các giao dịch kinh doanh. Phương pháp này hợp lý hóa đầu vào giao dịch và giảm đáng kể biên độ sai sót của con người.
Resort Manager được thiết kế để hoạt động với nhiều loại tiền tệ và chế độ thuế khác nhau, do đó phù hợp để sử dụng ở bất kỳ quốc gia tài chính nào.
Các mục nhập giao dịch đóng vai trò là nền tảng cho mọi hồ sơ tài chính được đưa vào hệ thống Resort Manager và chứa thông tin về mọi chuyển động giữa các tài khoản.
Các giao dịch kế toán được ghi lại bằng các kỹ thuật nhập kép tiêu chuẩn. Các giao dịch này có thể bao gồm bất kỳ loại tiền tệ nào được xác định trước. Để hạn chế khả năng xảy ra lỗi nhập liệu của con người, các mẫu được gọi là Định nghĩa Nhật ký được sử dụng để nhập liệu thủ công.
Để giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi của con người, tất cả các mục nhập phải được chấp thuận sau khi được xác thực.
Tài khoản là bản ghi riêng biệt của từng loại tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí.
Biểu đồ tài khoản là nền tảng của mọi hệ thống kế toán và chứa danh sách chi tiết tất cả các tài khoản trong hệ thống.
Tài khoản được sử dụng để theo dõi mọi khoản thu nhập, chi tiêu, tài sản và nợ phải trả.
Resort Manager hỗ trợ nhiều loại tiền tệ.
Những loại tiền này có thể được sử dụng để thanh toán phòng khách sạn, mua sắm và nhiều giao dịch tài chính khác.
Tỷ giá quy đổi tiền tệ có thể được nhập thủ công hoặc thông qua tiện ích bổ sung tùy chọn của chúng tôi, tỷ giá sẽ được gửi hàng ngày vào hệ thống của bạn.
Tỷ giá có thể được thiết lập riêng cho cả giao dịch mua và bán ngoại tệ.
Ngân sách có thể được áp dụng cho bất kỳ tài khoản nào, mặc dù chúng thường được sử dụng để theo dõi tiến độ so với kỳ vọng trong các tài khoản Thu nhập, Giá vốn bán hàng và Chi phí.
Ngân sách được nhập theo từng kỳ tài chính, một năm có 12 kỳ.
Có sẵn các báo cáo để so sánh doanh thu và chi phí thực tế với kỳ vọng ngân sách.
Các khoản phải trả (A/P) là số tiền mà một doanh nghiệp phải trả cho các nhà cung cấp của mình.
Số tiền phải thu từ khách và đại lý được gọi là Khoản phải thu, hay viết tắt là A/R.
Khách hàng (A/R) và Nhà cung cấp (A/P) là các thành phần tạo nên mô-đun Tài khoản.
Mô-đun này được liên kết trực tiếp đến các mô-đun danh mục khách hàng, mua hàng và điểm bán hàng.
Bất kỳ hóa đơn nhà cung cấp nào có khoản thanh toán bị hoãn sẽ được báo cáo trong mô-đun Công nợ phải trả.
Sau khi thanh toán, các khoản thanh toán này cũng được ghi lại, cùng với bất kỳ ghi chú tín dụng hoặc chiết khấu nào đã được sử dụng.
Báo cáo được cung cấp để lập lịch thanh toán và xác định bất kỳ hóa đơn nào chưa thanh toán.
Bất kỳ hóa đơn khách hàng nào được thỏa thuận hoãn thanh toán sẽ được ghi chú trong mô-đun Công nợ phải thu.
Sau khi thanh toán, các khoản thanh toán này sẽ được ghi lại, cũng như bất kỳ ghi chú tín dụng hoặc chiết khấu nào được cung cấp.
Có sẵn báo cáo để phát hiện bất kỳ hóa đơn nào chưa thanh toán trong thời gian dài cũng như các báo cáo.
Hàng tồn kho bao gồm tất cả vật liệu và sản phẩm, cả dễ hư hỏng và không dễ hư hỏng, được khách sạn mua và lưu trữ trong kho cho đến khi cần đến.
Mô-đun Kiểm soát hàng tồn kho được liên kết với mô-đun Tài chính để ghi lại giá trị hàng tồn kho và hậu quả tài chính của mọi biến động hàng tồn kho.
Việc kiểm soát hàng tồn kho phải được kiểm soát và theo dõi chặt chẽ để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Mô-đun Quản lý kho của Resort Manager tự động hóa nhiều tác vụ cần thiết để đảm bảo kiểm soát kho hợp lý.
Hồ sơ kho đóng vai trò như một cơ sở dữ liệu toàn diện và được tổ chức tốt, giúp duy trì và quản lý thông tin về hàng tồn kho của công ty một cách có phương pháp.
Những hồ sơ này chứa thông tin quan trọng về từng mặt hàng trong kho, chẳng hạn như mô tả sản phẩm, số lượng có sẵn, giá đơn vị và tổng giá trị.
Hồ sơ kho cho phép các tổ chức theo dõi mức tồn kho, hỗ trợ thực hiện đơn hàng liền mạch và tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng bằng cách cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực và tài liệu chính xác.
Biến động hàng tồn kho là việc theo dõi liên tục và năng động những thay đổi về số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho của một công ty.
Để duy trì hình ảnh chính xác và cập nhật về hàng tồn kho, quy trình này đòi hỏi phải theo dõi mọi chuyển động của các mặt hàng trong kho, bao gồm cả việc mua vào, bán ra, trả lại và sửa đổi.
Biến động hàng tồn kho cung cấp thông tin chi tiết quan trọng về sự di chuyển của các mặt hàng trong chuỗi cung ứng, cho phép các công ty theo dõi mức hàng tồn kho, phát hiện xu hướng và dự đoán biến động nhu cầu.
Kiểm toán kho là một quá trình quan trọng để kiểm tra và xác nhận tính toàn vẹn của kho thực tế của công ty so với mức kho đã ghi trong hệ thống kiểm kê.
Cuộc điều tra này bao gồm việc đối chiếu hồ sơ giao dịch chứng khoán, chẳng hạn như biên lai, số phát hành và điều chỉnh, với số lượng sản phẩm thực tế có trong tay.
Nhiệm vụ chính của kiểm toán kho là phát hiện mọi sự khác biệt, không chính xác hoặc bất thường có thể xảy ra trong dữ liệu hàng tồn kho, đảm bảo rằng mức tồn kho được ghi lại tương ứng với hàng hóa thực tế trong kho hoặc cơ sở lưu trữ.
Yêu cầu mua hàng và lệnh mua hàng là những thành phần thiết yếu trong quy trình mua sắm của khách sạn.
Yêu cầu mua hàng chính thức hóa yêu cầu mua hàng và khởi động quá trình mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ.
Mặt khác, lệnh mua hàng là một tài liệu do khách sạn cấp cho nhà cung cấp để cho phép mua các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết. Nó nêu ra các điều khoản đã thỏa thuận, chẳng hạn như mô tả mặt hàng, số lượng, giá cả, ngày giao hàng và điều khoản thanh toán.
Mua hàng trực tiếp là mua hàng trực tiếp từ nhà cung cấp mà không cần sử dụng danh sách thị trường hoặc lệnh mua.
Những giao dịch mua này được ghi lại để thêm sản phẩm vào kho và theo dõi chi phí.
Bộ phận Thực phẩm và Đồ uống sử dụng tính năng này hầu hết thời gian, cho dù là khi mua sắm tại các chợ truyền thống hay mua các món đặc biệt hàng ngày, v.v.
Danh sách thị trường đóng vai trò là công cụ kiểm kê và mua sắm toàn diện, cho phép quản lý hàng hóa cần thiết cho hoạt động hàng ngày một cách có phương pháp và hiệu quả.
Bộ phận mua sắm của khách sạn thường xuyên biên soạn danh sách nhu yếu phẩm cần thiết cho một số bộ phận, chủ yếu là thực phẩm, đồ uống và dịch vụ khách hàng.
Đối với mỗi mặt hàng, danh sách cung cấp số lượng cụ thể, thông số kỹ thuật và thường là nhà cung cấp được ưa chuộng. Danh sách thị trường hữu ích trong việc hợp lý hóa quy trình mua hàng và đảm bảo rằng khách sạn luôn có đủ mức dự trữ các vật dụng thiết yếu.
