Thay đổi hệ thống quản lý tài sản
Hầu hết các cơ sở lưu trú vẫn tiếp tục sử dụng một hệ thống mà họ không còn ưa thích nữa, trong thời gian dài hơn dự định, bởi vì việc thay đổi hệ thống sẽ gây ra sự gián đoạn, và sự gián đoạn này thường dễ hình dung hơn so với những lợi ích mang lại.
Trang này trình bày về quy trình thực tế của quyết định đó. Đây không phải là bài quảng cáo bán hàng, và một số nội dung trong đó thậm chí còn khuyến nghị bạn nên giữ nguyên hệ thống hiện tại.
Thời gian thực tế mà mọi người phải chờ đợi là bao lâu
Code Hotel tại Koh Samui đã vô cùng thất vọng với dịch vụ hỗ trợ của một trong ba hệ thống quản lý tài sản lớn nhất — và đã tiếp tục sử dụng hệ thống đó trong ba năm trước khi thay thế bằng hệ thống khác.
Đó mới là con số đáng để suy ngẫm. Không phải ba tuần. Mà là ba năm sử dụng một hệ thống mà họ đã nhận định là đang làm họ thất vọng, bởi vì sự rắc rối khi thay đổi dường như còn tồi tệ hơn sự rắc rối khi tiếp tục sử dụng.
Nếu bạn đang ở trong tình huống đó mà vẫn chưa chuyển sang hệ thống khác, điều đó không có nghĩa là bạn thiếu quyết đoán. Bạn hoàn toàn bình thường. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng ba năm là khoảng thời gian bạn phải “chịu đựng” tình trạng hiện tại, và bản thân họ cũng thừa nhận rằng quá trình thay đổi này diễn ra khá nhanh chóng.
Hai lý do thực sự khiến mọi người thay đổi
Hầu như không ai thay đổi hệ thống quản lý tài sản chỉ vì đối thủ cạnh tranh có danh sách tính năng tốt hơn. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, có hai nguyên nhân thực sự dẫn đến việc này, và chúng rất khác nhau.
- Hệ thống thì ổn, nhưng chi phí thì không
- Để duy trì sự cập nhật đòi hỏi một khoản chi tiêu đáng kể — thường là cho cả phần mềm và phần cứng cùng lúc — mà lại không mang lại khả năng mới nào. Đây chính là điều đã xảy ra với Maekok River Village: hệ thống trước đây của họ rất tốt, và việc cập nhật nó đòi hỏi chi tiêu lớn cho cả hai khía cạnh. Bạn phải chi tiền chỉ để duy trì hiện trạng.
- Phần mềm hoạt động tốt, nhưng dịch vụ hỗ trợ thì không
- Không ai để ý đến dịch vụ hỗ trợ cho đến đêm mà nó thực sự quan trọng, và khi đó, không còn gì khác quan trọng nữa. Đây là trường hợp của Code Hotel, và đây là trường hợp phổ biến hơn trong hai trường hợp.
Còn có một lý do thứ ba, ít được nhắc đến hơn: bạn đã vượt qua giai đoạn sử dụng bảng tính. Nếu việc phân bổ phòng, hóa đơn của khách, các hoạt động và bảng lương được lưu trong các tệp riêng biệt mà một người phải đối chiếu, thì hệ thống ở đây không phải là các bảng tính — mà chính là con người. Đó chính xác là tình huống mà Ananda Mello Costa mô tả trong bài viết về việc điều hành một khu nghỉ dưỡng tại Philippines, và điều thay đổi đối với cô ấy không phải là phần mềm, mà là việc cô ấy không còn phải ghi nhớ toàn bộ tình hình trong đầu nữa.
Quá trình chuyển đổi thực tế bao gồm những gì
Có bốn điều, và chỉ điều cuối cùng mới thực sự liên quan đến phần mềm.
- Dữ liệu
- Lịch sử khách hàng, các đặt phòng sắp tới, giá cả và số dư tài khoản phải được chuyển giao nguyên vẹn. Hãy hỏi xem những thông tin nào sẽ được chuyển giao, những thông tin nào không, và dữ liệu sẽ được trả lại cho bạn dưới định dạng nào sau này.
- Cấu hình
- Các loại phòng, gói giá, chính sách thuế, điểm bán hàng và quyền truy cập của người dùng phải được thiết lập sao cho phù hợp với cách thức hoạt động thực tế của bạn — điều này hiếm khi trùng khớp với cách thiết lập của hệ thống trước đó.
- Đào tạo
- Những người sử dụng phần mềm hàng ngày thường không phải là những người đã lựa chọn nó. Nhân viên lễ tân và bộ phận dọn dẹp cần có khả năng làm việc ngay từ ngày đầu tiên, chứ không phải chỉ sau một thời gian.
- Thời điểm
- Xem phần dưới đây. Đây là điểm mà nhiều người thường nhầm lẫn.
Với chúng tôi, việc cài đặt, cấu hình và đào tạo đều được bao gồm trong mọi gói mô-đun — chi phí duy nhất là chi phí đi lại thực tế phát sinh. Hãy hỏi bất kỳ nhà cung cấp nào về chi phí của họ và nhận câu trả lời trước khi ký hợp đồng.
Đừng thực hiện việc này vào mùa cao điểm
Điều đó là có thể. Nhưng hiếm khi là quyết định khôn ngoan.
Việc chuyển đổi hệ thống đồng nghĩa với việc có dữ liệu mới, cấu hình mới và nhân viên phải làm quen với giao diện mới, trong khi mùa cao điểm là thời điểm tồi tệ nhất để thực hiện bất kỳ công việc nào trong ba việc này. Những tuần vắng khách trước và sau mùa cao điểm chính là thời điểm lý tưởng dành riêng cho việc này.
Nếu hệ thống hiện tại của bạn gặp sự cố nghiêm trọng đến mức việc chờ đợi sẽ mang lại rủi ro lớn hơn, đó là một tình huống thực tế và chúng tôi sẽ thẳng thắn chỉ ra điều đó — nhưng đây nên là một quyết định mà bạn đưa ra một cách có chủ đích, chứ không phải là một thời điểm mà bạn để mọi việc trôi qua một cách thụ động.
Những câu hỏi thực sự quyết định vấn đề này
Hãy đặt những câu hỏi này cho nhà cung cấp hiện tại của bạn và bất kỳ ai sẽ thay thế họ. Chính những câu trả lời, chứ không phải so sánh tính năng, mới là những điều bạn sẽ phải đối mặt trong quá trình sử dụng.
- Ai sẽ hỗ trợ khi hệ thống gặp sự cố trong mùa cao điểm, và thời gian phản hồi là bao lâu? Dịch vụ hỗ trợ có được bao gồm trong gói hay là một gói dịch vụ tính phí riêng, đặc biệt khi bạn thực sự cần đến nó?
- Người trả lời có thể khắc phục sự cố này hay chỉ có thể ghi nhận sự cố?
- Chi phí duy trì hệ thống trong vòng năm năm — bao gồm giấy phép, nâng cấp phần cứng, hỗ trợ kỹ thuật — so với việc thay thế hệ thống là bao nhiêu?
- Việc nâng cấp thực sự mang lại khả năng mới nào? Nếu không có gì mới, bạn đang phải trả tiền chỉ để duy trì hiện trạng.
- Việc thay thế có cần phải mua phần cứng mới không? Hãy hỏi sớm và yêu cầu xác nhận bằng văn bản.
- Dữ liệu thuộc về ai, và bạn có thể xuất dữ liệu đó dưới định dạng nào?
- Hệ thống này có thể được điều chỉnh để phù hợp với cách thức hoạt động của cơ sở lưu trú của bạn hay bạn phải điều chỉnh để phù hợp với hệ thống?
Chúng tôi đã trả lời đầy đủ cả bảy câu hỏi trên trang web này. Bất kỳ nhà cung cấp nào đáng để chuyển sang sử dụng đều sẽ trả lời những câu hỏi này mà không do dự.
Khi chúng tôi khuyên bạn không nên bận tâm
Nếu hệ thống hiện tại của bạn vẫn đáp ứng được nhu cầu và điểm duy nhất bạn không hài lòng là giao diện đã lỗi thời, hãy tiếp tục sử dụng. Nếu bạn đang quản lý một cơ sở lưu trú quy mô lớn thuộc thương hiệu có tiêu chuẩn công nghệ chung của tập đoàn, chúng tôi có lẽ không phải là lựa chọn phù hợp và chúng tôi sẽ thẳng thắn thông báo điều này ngay từ đầu. Nếu báo giá nâng cấp mà bạn nhận được là hợp lý và mang lại giá trị thực tế, hãy chấp nhận nó.
Lý do chúng tôi có thể tự tin khẳng định điều đó cũng chính là lý do phần còn lại của trang này đáng để đọc: một số cơ sở lưu trú đã sử dụng Resort Manager liên tục từ năm 2009 đến nay. Một doanh nghiệp phụ thuộc vào việc thu hút khách hàng mới phải giải quyết mọi yêu cầu. Trong khi đó, một doanh nghiệp tập trung vào việc giữ chân khách hàng chỉ cần trung thực.
Nếu bạn muốn thảo luận về vấn đề này
Hãy cho chúng tôi biết bạn đang sử dụng hệ thống nào hiện nay, số lượng cơ sở lưu trú, cơ cấu loại hình, và những vấn đề cụ thể đang gặp phải. Chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn liệu việc thay đổi có đáng giá hay không — bao gồm cả những trường hợp không nên thay đổi.
Câu hỏi thường gặp
Việc chuyển đổi hệ thống quản lý khách sạn mất bao lâu?
Công việc này liên quan đến dữ liệu, cấu hình và đào tạo hơn là phần mềm, và câu trả lời trung thực phụ thuộc vào cơ cấu loại phòng của quý vị và lượng dữ liệu lịch sử được chuyển sang. Điều quan trọng hơn con số là thời điểm: không nên thực hiện vào mùa cao điểm.
Chúng ta có thể chuyển sang mùa giữa không?
Có thể thực hiện được, nhưng hiếm khi là lựa chọn khôn ngoan. Việc chuyển đổi hệ thống đồng nghĩa với việc phải nhập dữ liệu mới, cấu hình mới và nhân viên phải làm quen với giao diện mới, trong khi mùa cao điểm là thời điểm tồi tệ nhất để thực hiện cả ba việc này. Nếu hệ thống hiện tại của quý vị đang gặp sự cố nghiêm trọng đến mức việc chờ đợi sẽ mang lại rủi ro lớn hơn, thì đó là một tình huống thực tế và chúng tôi sẽ thẳng thắn chỉ ra điều đó.
Chúng tôi có thể trích xuất dữ liệu từ hệ thống hiện tại của mình không?
Hãy hỏi nhà cung cấp hiện tại của bạn, bằng văn bản, về những dữ liệu nào bạn có thể xuất ra và ở định dạng nào — trước khi ký bất kỳ thỏa thuận nào với bất kỳ ai. Đây là câu hỏi mà mọi người thường bỏ qua nhất và cũng là điều họ thường hối tiếc nhất. Điều này cũng áp dụng cho chúng tôi.
Có bao gồm cài đặt và đào tạo không?
Có, với bất kỳ gói dịch vụ theo mô-đun nào — khoản phí duy nhất là chi phí đi lại thực tế phát sinh. Những chi phí nào được bao gồm.
Giá cả tùy thuộc vào từng cơ sở lưu trú, do đó chúng tôi sẽ báo giá thay vì liệt kê sẵn.
Hãy cho chúng tôi biết phiên bản bạn cần, các mô-đun bạn muốn và số lượng phòng bạn đang quản lý, và chúng tôi sẽ lập một đề xuất. Nếu Resort Manager không phù hợp với cơ sở lưu trú của bạn, chúng tôi sẽ thông báo điều đó.