On-premise o cloud: come capire quale soluzione è più adatta alla vostra struttura
Il cloud è ormai la risposta predefinita e, per moltissimi hotel, è quella giusta. Questa pagina riguarda le strutture per le quali non lo è, e spiega come capire a quale categoria appartiene la vostra struttura.
Noi sviluppiamo un sistema on-premise, pertanto abbiamo un interesse in merito. Abbiamo cercato di redigere le parti che presentano argomenti contrari alla nostra posizione con la stessa cura con cui abbiamo redatto quelle a nostro favore.
La questione non riguarda in realtà il software
Se chiede quale sia la soluzione migliore, cloud o on-premise, riceverà una risposta di natura tecnica. Ma non è questo il livello giusto per prendere una decisione.
La domanda rilevante è più specifica. Quando la Sua connessione a Internet si interrompe, nel giorno peggiore dell’anno anziché in uno qualsiasi, cosa deve comunque essere in grado di fare? Risponda onestamente a questa domanda e l’architettura si definirà quasi da sola.
Per un hotel di città dotato di fibra ottica e di una seconda linea su un percorso fisico diverso, la risposta è spesso «nulla di grave, tornerà a funzionare entro venti minuti». Per un resort situato all’estremità di un unico cavo, su un’isola, durante la stagione delle piogge, la risposta è ben diversa.
I punti di forza del cloud
Preferiamo chiarire correttamente questo punto piuttosto che sorvolare sulla questione.
- Non è necessario acquistare alcun server, né sostituirlo tra cinque o sei anni, quando diventerà l’elemento più obsoleto dell’edificio.
- Gli aggiornamenti vengono forniti senza che sia necessario programmarli o pagarli separatamente.
- Potrete consultare i dati relativi alla notte precedente da qualsiasi luogo, senza che sia necessario che qualcuno configuri preventivamente l’accesso remoto.
- L’aggiunta di una seconda o terza struttura rappresenta un’operazione di minore entità, poiché non vi è nulla di fisico da ripetere.
- Il fornitore si fa carico dei backup, dell’applicazione delle patch e dei guasti hardware. Per una struttura priva di personale tecnico, ciò rappresenta un vero e proprio trasferimento del rischio.
Si tratta di vantaggi concreti. Se la vostra connessione è stabile e il funzionamento è semplice, potrebbero essere proprio questi aspetti a fare la differenza.
Quali sono i costi del cloud, oltre all’abbonamento
Gli svantaggi sono meno evidenti, motivo per cui tendono ad essere individuati in un secondo momento piuttosto che considerati fin dall’inizio.
- Si tratta di un noleggio a tempo indeterminato. Il prezzo non è da lei stabilito e non cessa mai.
- Non siete voi a decidere quando viene rilasciato un aggiornamento, né quali modifiche vengono apportate a una schermata che il vostro personale utilizza cinquanta volte al giorno.
- L’efficienza della Sua reception dipende dalla qualità della connessione nei momenti di maggiore difficoltà, non da quella media.
- Se il fornitore viene acquisito, cambia orientamento o ritira il prodotto dal mercato, i suoi tempi diventeranno i Suoi.
- I vostri dati sono conservati altrove, secondo le modalità stabilite da terzi, un aspetto che in alcune giurisdizioni riveste maggiore importanza rispetto ad altre.
Nessuna di queste considerazioni costituisce di per sé un argomento contro il cloud. Si tratta piuttosto di un argomento a favore della necessità di sapere quale delle due opzioni si sta scegliendo.
Il cloud è il server di qualcun altro, non un tipo diverso di sistema
Questo concetto va perso nel modo in cui si parla del cloud. Il cloud non esiste. C’è un server, in un edificio, di proprietà di qualcuno che non è lei, e la differenza che conta non è che sia più moderno. È chi può accedervi.
Un sistema cloud deve essere accessibile dalla rete Internet pubblica, poiché è proprio in questo modo che vi si accede. Pertanto, è accessibile anche a chiunque altro, in ogni momento, comprese le persone che eseguono scansioni automatiche alla ricerca di vulnerabilità note proprio nel software che lo gestisce. Questa non è una critica rivolta a un fornitore in particolare. È semplicemente ciò che comporta la presenza su Internet.
Un sistema on-premise è accessibile dai dispositivi presenti sulla propria rete. Si tratta di un numero limitato di dispositivi, di cui si conosce approssimativamente l’identità. Le persone che possono tentare di accedere al Suo sistema di gestione alberghiera sono, più o meno, quelle in grado di collegarsi alla rete del Suo ufficio.
A questo proposito, è necessario precisare onestamente due aspetti, altrimenti l’argomentazione non ha alcun valore.
In primo luogo, un fornitore di servizi cloud serio impiega personale il cui unico compito è quello di mantenere il server aggiornato, monitorato e isolato dai server vicini. La maggior parte degli hotel non dispone di personale con tali competenze. Una superficie di esposizione ampia, difesa in modo professionale, può effettivamente risultare più sicura di una piccola che nessuno controlla. Un server on-premise che non riceve aggiornamenti da quattro anni, con il desktop remoto aperto a Internet perché era comodo in un fine settimana, è peggiore di qualsiasi sistema cloud affidabile. Tale configurazione è comune e vanifica l’intero vantaggio.
Il secondo punto è che sta a voi decidere se sfruttare o meno questo vantaggio. L’accesso remoto è utile e noi lo offriamo, ma ogni percorso che aprite rappresenta una via d’accesso. Se ne aggiungete uno, fatelo tramite una VPN anziché tramite il reindirizzamento di una porta, e considerate tale decisione come la scelta di sicurezza che è, piuttosto che come una semplice impostazione di comodità.
La verità è questa: la soluzione on-premise offre una superficie di attacco molto più ridotta e affida a voi la responsabilità di non comprometterla. Il cloud offre una superficie di attacco più ampia, gestita in modo professionale, e vi solleva da tale responsabilità. La scelta più adatta a voi dipende meno dalla tecnologia e più dal fatto che all’interno della vostra struttura vi sia effettivamente qualcuno in grado di occuparsi della manutenzione.
I punti di forza della soluzione on-premise
Un sistema on-premise funziona su un server situato nella vostra struttura. Il compromesso che ne deriva è l’esatto opposto.
- Quando la connessione si interrompe, le attività all’interno dell’edificio proseguono regolarmente. È possibile effettuare il check-in di un ospite, aprire un tavolo, registrare un addebito, contrassegnare una camera come pulita. Il sistema si trova nello stesso edificio delle persone che lo utilizzano.
- Lo si acquista una volta sola, anziché noleggiarlo per tutto il periodo in cui lo si utilizza.
- È lei a decidere quando effettuare l’aggiornamento e può scegliere di non farlo quest’anno.
- I dati sono conservati presso la vostra sede, il che per alcuni proprietari costituisce l’argomento decisivo.
- Le prestazioni non variano a seconda della rete di terzi. Una mattinata affollata alla reception si svolge esattamente come un pomeriggio tranquillo.
Quali sono i costi della soluzione on-premise
La stessa onestà vale anche in questo caso.
- L’hardware è di vostra proprietà. Con il tempo si usura e un giorno smette di funzionare, solitamente in un momento inopportuno.
- I backup sono una vostra responsabilità e non un dato scontato. Questo è l’aspetto che le persone tendono a sottovalutare, ed è proprio quello che può trasformare una settimana difficile in una vera e propria catastrofe.
- L’accesso remoto è una funzionalità che si configura intenzionalmente, piuttosto che qualcosa di cui si beneficia gratuitamente.
- Un aggiornamento importante è un progetto con una data prestabilita, non qualcosa che avviene silenziosamente dall’oggi al domani.
- Se nessuno in loco ha dimestichezza con i server, è necessario un fornitore che risponda effettivamente al telefono.
Quest’ultimo punto non è di poco conto, e vale la pena essere chiari al riguardo. Un sistema on-premise con un fornitore assente è peggiore di un sistema cloud con un fornitore assente, poiché gran parte della responsabilità ricade su di voi. È per questo motivo che consideriamo l’assistenza post-vendita come parte integrante del prodotto piuttosto che come un’opzione aggiuntiva.
Siate onesti riguardo a ciò che necessita ancora di una connessione a Internet
È proprio su questo punto che gran parte del marketing relativo alle soluzioni on-premise tende a esagerare in modo discreto; pertanto, cercheremo di essere precisi.
Un sistema di gestione alberghiera on-premise non rende il Suo hotel indipendente da Internet. Rende invece indipendenti da Internet le attività che si svolgono all’interno dell’edificio. Tuttavia, quando la connessione viene interrotta, diversi servizi importanti smettono comunque di funzionare.
- Il Suo channel manager non riesce a comunicare con le agenzie di viaggio online, pertanto le tariffe e la disponibilità rimangono inattive. Nulla va perso, ma nulla si muove. Noi ci colleghiamo tramite un channel manager anziché direttamente a ciascuna agenzia, e vale la pena leggere le ragioni di questa scelta se sta valutando diversi sistemi.
- L’autorizzazione dei pagamenti con carta richiede una connessione, proprio come avviene su qualsiasi altro sistema.
- Le e-mail di conferma vengono messe in coda anziché inviate.
- Chiunque lavori da remoto sta lavorando da remoto su nulla.
Ciò che continua a funzionare sono la reception, il ristorante, il bar, il servizio di pulizia, la rendicontazione e la contabilità. In una giornata difficile, questo rappresenta la maggior parte di ciò che un hotel è effettivamente.
Dove si traccia il confine nella pratica
È più o meno il punto in cui l’infrastruttura smette di essere noiosa.
Se vi trovate su un’isola, o alla fine di un unico cavo, o in un luogo in cui l’alimentazione elettrica subisce sbalzi durante la stagione delle piogge, il calcolo cambia. Cambia nuovamente se la vostra connessione di backup dovesse passare attraverso lo stesso condotto fisico di quella primaria, cosa più comune di quanto ci si aspetti una volta che si pone la domanda in modo adeguato, anziché accettare la risposta riportata sul modulo d’ordine.
Affermiamo ciò da un punto di vista particolare. Forniamo assistenza a strutture ricettive in Indonesia e Thailandia, comprese le isole, e la questione delle interruzioni di servizio non è affatto ipotetica per nessuna di esse.
Alcune di queste strutture dispongono ormai da anni di una buona connettività, ma hanno comunque mantenuto tale architettura. Non per inerzia. Il motivo per cui l’hanno scelta non ha perso validità, e un sistema che continua a funzionare anche in caso di interruzione della connessione ha un valore anche in un anno in cui la connessione non subisce interruzioni.
Una sintesi adeguata
Se disponete di una connessione affidabile, non avete personale tecnico, gestite diverse strutture e preferite l’affitto alla proprietà, il cloud è probabilmente la soluzione giusta per voi e non dovreste lasciare che nessuno vi dissuada per principio. Anche l’argomento della sicurezza gioca a vostro favore: meglio affidarsi ai professionisti di qualcun altro piuttosto che a un server nel vostro ufficio che nessuno aggiorna.
Se gestite una singola struttura o un piccolo gruppo di strutture, in un luogo in cui l’infrastruttura a volte vi delude, e preferite possedere direttamente lo strumento che gestisce la vostra attività, la soluzione on-premise rimane comunque una scelta sensata. Potrete continuare a lavorare anche in caso di interruzione della linea, e il server che ospita i dati dei vostri ospiti sarà accessibile dal vostro ufficio piuttosto che da qualsiasi altro luogo. Questa soluzione non è stata superata. È semplicemente passata di moda, il che è una cosa diversa.
Resort Manager è un sistema on-premise. Gestisce le prenotazioni, la reception, il punto vendita, le scorte e la contabilità in un unico sistema, disponibile in due edizioni a seconda delle dimensioni della struttura, con moduli aggiuntivi per le interfacce di cui un determinato hotel ha effettivamente bisogno. Alcune strutture lo utilizzano da oltre sedici anni.
Se state valutando questa scelta e desiderate un’analisi obiettiva piuttosto che una semplice presentazione commerciale, comprese le ragioni per mantenere la soluzione attuale, la sezione “Cambiare il vostro sistema di gestione alberghiera” illustra cosa comporta effettivamente questo passaggio. Descriveteci come gestite la vostra struttura e vi diremo con sincerità se questa soluzione fa al caso vostro.
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