Características del software de gestión hotelera
Resort Manager es un paquete totalmente integrado para la gestión de establecimientos hoteleros, adecuado para todo tipo de alojamientos, desde una pensión o un albergue hasta una villa boutique o un gran complejo turístico.
Funciona con múltiples divisas, en varios idiomas y con múltiples usuarios, por lo que los datos se introducen una sola vez y se utilizan en todas partes.
Qué incluye cada edición
Los ocho módulos que se indican a continuación se distribuyen entre las dos ediciones.
- Tanto Resort Manager como Resort Manager Lite
- recepción, reservas, atención al cliente, punto de venta e informes.
- Exclusivo de la versión completa Resort Manager
- Back Office, Finanzas, Contabilidad y Control de inventario. Dos funciones del punto de venta también son exclusivas de la versión completa y están señaladas donde aparecen.
Recepción
Todo lo que realiza la recepción a diario: llegadas, huéspedes alojados, tareas y cierre de la jornada.
- Asistente de registro de entrada
- guía al operador a lo largo del proceso de registro de un huésped no previsto, confirmando que el tipo de habitación solicitado está disponible para las fechas indicadas y asignando una habitación adecuada y limpia.
- Huéspedes alojados
- todos los huéspedes y sus facturas de recepción en una sola lista, con las fechas de entrada y salida y el saldo actual de la factura a la vista.
- Asistente de auditoría nocturna
- contabiliza los cargos de las habitaciones, transfiere las transacciones al libro mayor, recopila estadísticas, imprime los informes diarios estándar y actualiza la fecha del sistema al día siguiente.
- Tareas
- una lista de tareas pendiente consolidada para que no se pierda nada en el cambio de turno, en la que cada entrada indica quién la ha creado, a quién está asignada y cuál es su estado.
- Búsqueda
- en reservas, folios y grupos, filtrada por intervalo de fechas, próximas reservas o el año pasado. Desde aquí se pueden reabrir las reservas canceladas.
- Agenda de huéspedes
- localice a cualquier huésped del establecimiento, no solo a la persona que realizó la reserva. Resulta útil para transferir llamadas y transmitir mensajes.
- Estado de las habitaciones
- una lista interactiva de todas las habitaciones en la que se muestra la ubicación, el tipo de habitación, el huésped alojado con las fechas, un estado identificado por colores y la fecha en que se cambió la ropa de cama por última vez.
Reservas
Todo lo que ocurre antes de que llegue el huésped.
- Calendario de habitaciones
- estado de ocupación y reservas de un solo vistazo, con la función de arrastrar y soltar y filtros por tipo de habitación y servicios, para una rápida optimización de las habitaciones.
- Disponibilidad
- disponibilidad futura con el porcentaje de ocupación actual. Al pasar el cursor por encima de una habitación en una fecha futura, se muestran la tarifa aplicable y el número de noches requeridas, que es precisamente la información que necesita mientras atiende una llamada telefónica.
- Nueva reserva
- introducida manualmente o creada automáticamente desde el gestor de canales.
- Huéspedes habituales
- el historial de visitas anteriores se muestra automáticamente, por lo que se reconoce a los visitantes habituales y la reserva se realiza con mayor rapidez.
- Reservas de grupo
- varias habitaciones en un mismo grupo, con bloques de habitaciones personalizados para cada grupo: tipos de habitación, plantas asignadas y restricciones de reserva.
- Gestión de tarifas
- tarifas estacionales que pueden modificarse para los periodos vacacionales, o «Reglas de tarifas» que aumentan o reducen las tarifas automáticamente en función de la disponibilidad en tiempo real. Las tarifas pueden expresarse en la moneda base o en cualquier otra moneda configurada.
Las reservas también se pueden registrar, cancelar, imprimir como formularios de registro de entrada o responder con correos electrónicos estándar para los huéspedes, todo ello desde el menú de reservas.
Relaciones con los huéspedes
El historial completo de los huéspedes del establecimiento y las acciones de marketing que se derivan de él.
- Un registro para cada huésped
- —todas las personas que se hayan alojado o hayan utilizado las instalaciones del complejo turístico—, que puede utilizarse tanto como referencia como para ofrecer un servicio personalizado.
- Más allá de lo básico
- campos para comentarios, aspectos positivos y negativos, un indicador de alerta, además de formularios completos de datos de contacto y demográficos.
- Fusionar duplicados
- los registros redundantes se combinan en uno solo, y los datos de contacto pueden copiarse entre los miembros de un mismo hogar.
- Exporte con filtros
- —por datos de contacto, demográficos o de estancia— y elija usted mismos qué campos desea incluir. Esto permite enviar correos electrónicos previos a la llegada y posteriores a la salida, así como campañas de cumpleaños y de temporada.
- Análisis
- tendencias de gasto y estancia en toda la base de clientes.
Punto de venta
Para establecimientos en los que la habitación es solo una parte de la factura —bares, restaurantes, spas y tiendas—.
- Múltiples puntos de venta y terminales
- los productos se agrupan en categorías y se asignan a los puntos de venta, de modo que cada terminal muestra únicamente lo que le corresponde.
- Cualquier terminal
- —ordenadores de sobremesa o portátiles, terminales de punto de venta (TPV) específicos, tabletas (iOS o Android) y dispositivos móviles—, cada uno de ellos configurado para su pantalla y su tipo de punto de venta.
- Lista de productos
- categoría, nombre, precio, descuentos e impuestos de cada producto.
- Modificadores
- ingredientes adicionales, huevos escalfados, una caja para llevar, un plato para compartir, información sobre alergias. Algunos añaden información para la cocina, otros añaden un recargo.
- Conexión
- con el módulo financiero: cada categoría incluye datos financieros y de costes contables, por lo que las ventas se transfieren al módulo de finanzas sin necesidad de volver a introducir los datos.
- Recetas de productos
- calcule los precios de coste y reduzca las existencias automáticamente. Solo en la edición completa.
- Asistente de cierre diario
- cierra todas las facturas, cierra la sesión en todos los terminales, transfiere los datos financieros al departamento de Finanzas y reduce las existencias. Solo en la edición completa.
Informes
- Cada módulo cuenta con sus propios informes, que ofrecen un desglose por departamentos de las cifras generales.
- Se pueden crear informes personalizados que se adapten al funcionamiento real de su establecimiento.
- Cualquier dato puede visualizarse, imprimirse o exportarse a Excel y a otros formatos.
Finanzas
Un libro mayor basado en la contabilidad por partida doble, adaptado al régimen fiscal de cualquier país. Solo en la edición completa.
- Contabilización automática
- una vez configuradas, las transacciones comerciales se definen y gestionan por sí mismas, lo que elimina la mayoría de los errores derivados de la introducción manual de datos.
- Definiciones del diario
- plantillas para la introducción manual de datos, y cada entrada debe ser validada y aprobada antes de que sea válida.
- Plan de cuentas
- el listado detallado de todas las cuentas de activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos, que permite realizar un seguimiento de todos los ingresos, gastos, activos y pasivos.
- Multidivisa
- habitaciones, compras y otras transacciones en cualquier divisa configurada, con tipos de cambio de compra y venta independientes. Los tipos de cambio se introducen manualmente o se obtienen a diario mediante el complemento de tipos de cambio.
- Presupuestos
- se aplican a cualquier cuenta a lo largo de doce ejercicios financieros, con informes que comparan los resultados reales con las previsiones.
Contabilidad
Los importes que se le adeudan y los que usted debe, vinculados directamente a la cuenta del huésped, a los módulos de compras y a los de punto de venta. Solo en la edición completa.
- Cuentas por cobrar
- facturas a huéspedes y agentes en las que se ha aplazado el pago, con los pagos, las notas de crédito y los descuentos registrados en ellas. Los informes identifican las facturas pendientes desde hace tiempo y generan extractos.
- Cuentas por pagar
- facturas de proveedores con pago aplazado, registradas hasta su liquidación. Los informes facilitan la programación de los pagos y señalan las cantidades pendientes.
Control de inventario
Todo lo que el establecimiento adquiere y tiene en su poder, ya sea perecedero o no, está vinculado al módulo de Finanzas, de modo que el valor de las existencias y los movimientos de las mismas se registran en la contabilidad. Solo en la edición completa.
- Registros de existencias
- descripciones, cantidades disponibles, precios unitarios y valores totales, actualizados en tiempo real.
- Movimientos de existencias
- se realiza un seguimiento de cada adquisición, venta, devolución y ajuste, de modo que los niveles, las tendencias y la demanda se ven de forma clara, en lugar de tener que deducirlos.
- Inventarios
- conciliar los niveles registrados con un recuento físico y detectar las discrepancias.
- Solicitudes de compra y órdenes de compra
- la solicitud formaliza la necesidad; la orden autoriza al proveedor a suministrar según las descripciones, cantidades, precios, fechas de entrega y condiciones de pago acordadas.
- Compras directas
- se adquieren directamente a un proveedor sin lista de mercado ni orden de compra, y se registran para que las existencias y los gastos sigan cuadrando. Se trata principalmente de alimentos y bebidas, que se compran en el mercado o se adquieren como ofertas del día.
- Listas de mercado
- la lista consolidada del departamento de compras con las necesidades de cada departamento, incluyendo cantidades, especificaciones y proveedores preferidos.
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Add-ons amplía todas estas funciones: gestor de canales, teléfono, cerraduras, CRM, conexión a Internet para huéspedes, tipos de cambio y aplicaciones móviles. Consulte la lista de complementos o solicite un presupuesto para su establecimiento.
Si todavía está valorando qué es lo que realmente necesita su establecimiento, IT in Hospitality le ofrece información imparcial respecto a los proveedores y sus plantillas se pueden descargar de forma gratuita.
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