Local o en la nube: cómo determinar cuál se adapta mejor a su establecimiento
La nube es la respuesta por defecto en la actualidad y, para un gran número de hoteles, es la más adecuada. Esta página trata sobre los establecimientos para los que no lo es, y cómo determinar a qué tipo pertenece el suyo.
Desarrollamos un sistema local, por lo que tenemos un interés particular en este tema. Hemos intentado redactar los argumentos en contra con el mismo cuidado que los argumentos a nuestro favor.
La cuestión no se refiere realmente al software
Si pregunta cuál es mejor, la nube o la instalación local, obtendrá una respuesta relacionada con la tecnología. Ese no es el nivel adecuado para tomar la decisión.
La pregunta relevante es más concreta. Cuando falle su conexión a Internet, en el peor día del año —en lugar de en uno cualquiera—, ¿qué es lo que aún necesita poder hacer? Responda con sinceridad a eso y la arquitectura se definirá prácticamente por sí sola.
En el caso de un hotel urbano con conexión de fibra óptica y una segunda línea por una ruta física diferente, la respuesta suele ser «nada grave, volverá a funcionar en veinte minutos». En el caso de un complejo turístico situado al final de un único cable, en una isla, durante la temporada de lluvias, la respuesta es muy diferente.
Lo que la nube hace bien
Preferimos aclarar esto adecuadamente en lugar de pasar por alto el tema.
- No hay que comprar ningún servidor, ni hay que sustituirlo al cabo de cinco o seis años, cuando se convierta en el elemento más antiguo del edificio.
- Las actualizaciones se reciben sin que tenga que programarlas ni pagarlas por separado.
- Puede consultar las cifras de la noche anterior desde cualquier lugar, sin que nadie tenga que configurar previamente el acceso remoto.
- Añadir un segundo o tercer establecimiento es una tarea más sencilla, ya que no hay que repetir ningún paso físico.
- El proveedor se encarga de las copias de seguridad, la aplicación de parches y las averías de hardware. Para un establecimiento que no cuente con personal técnico, esto supone una auténtica transferencia de riesgo.
Esas son ventajas reales. Si su conexión es estable y su funcionamiento es sencillo, es muy posible que eso sea determinante.
Cuánto le cuesta la nube, más allá de la suscripción
Las desventajas son más sutiles, por lo que suelen detectarse más tarde en lugar de tenerse en cuenta desde el principio.
- Usted está alquilando, de forma permanente. El precio no lo fija usted y no se detiene.
- Usted no decide cuándo se lanza una actualización ni qué cambios se introducen en una pantalla que su personal utiliza cincuenta veces al día.
- La capacidad de su recepción depende de su conexión en las peores condiciones, no de su rendimiento medio.
- Si el proveedor es adquirido, cambia de rumbo o retira el producto, su calendario pasará a ser el de ellos.
- Sus datos se almacenan en otro lugar, bajo la gestión de terceros, lo cual reviste mayor importancia en algunas jurisdicciones que en otras.
Nada de eso constituye, por sí solo, un argumento en contra de la nube. Es un argumento a favor de saber cuál de las dos opciones está aceptando.
La nube es el servidor de otra persona, no un tipo diferente de sistema.
Esto se pierde en la forma en que se habla de la nube. No existe la nube. Hay un servidor, en un edificio, propiedad de alguien que no es usted, y la diferencia que importa no es que sea más moderno, sino quién puede acceder a él.
Un sistema en la nube debe ser accesible desde la Internet pública, ya que esa es la forma de acceder a él. Por lo tanto, también es accesible para cualquier otra persona en todo momento, incluidas aquellas que realizan análisis automatizados en busca de vulnerabilidades conocidas precisamente en el software que ejecuta. Esto no constituye una crítica a ningún proveedor en concreto. Es lo que implica estar en Internet.
Se puede acceder a un sistema local desde los dispositivos de su propia red. Se trata de un número reducido de equipos, y usted sabe, a grandes rasgos, cuáles son. Las personas que pueden intentar acceder a su sistema de gestión hotelera son, más o menos, aquellas que pueden entrar en la red de su oficina.
Hay que señalar con franqueza dos cosas al respecto; de lo contrario, el argumento no tiene ningún valor.
En primer lugar, un proveedor de servicios en la nube serio cuenta con personal cuya única función es mantener ese servidor actualizado, supervisado y aislado de los servidores vecinos. La mayoría de los hoteles no cuenta con personal de este tipo. Una superficie de exposición amplia, protegida por profesionales, puede resultar realmente más segura que una pequeña a la que nadie presta atención. Un servidor local que no haya recibido parches en cuatro años, con el escritorio remoto abierto a Internet porque resultaba más cómodo un fin de semana, es peor que cualquier sistema en la nube de buena reputación. Esa configuración es habitual y anula por completo todas las ventajas.
En segundo lugar, la ventaja es suya y puede aprovecharla o descartarla. El acceso remoto es útil y lo ofrecemos, pero cada ruta que abra supone una vía de entrada. Si añade una, hágalo a través de una VPN en lugar de reenviar un puerto, y considere esa decisión como la cuestión de seguridad que es, en lugar de un simple ajuste de comodidad.
La realidad es la siguiente: la solución local le ofrece una superficie de ataque mucho menor y le confiere la responsabilidad de garantizar que no se vea comprometida. La nube le ofrece una superficie de ataque mayor, gestionada de forma profesional, y le exime de dicha responsabilidad. La opción más adecuada para usted depende menos de la tecnología que de si alguien en su establecimiento se encargará realmente del mantenimiento.
Ventajas de la solución local
Un sistema local se ejecuta en un servidor ubicado en su edificio. La relación entre ventajas e inconvenientes es exactamente la contraria.
- Cuando se interrumpe la conexión, las actividades que tienen lugar dentro del edificio continúan. Realice el registro de entrada de un huésped, abra una mesa, contabilice un cargo, marque una habitación como limpia. El sistema se encuentra en el mismo edificio que las personas que lo utilizan.
- Se compra una sola vez, en lugar de alquilarlo mientras se utilice.
- Usted decide cuándo actualizar el sistema y puede optar por no hacerlo este año.
- Los datos se almacenan en sus propias instalaciones, lo que para algunos propietarios es el argumento decisivo.
- El rendimiento no varía en función de la red de terceros. Una mañana ajetreada en recepción se gestiona igual que una tarde tranquila.
Cuánto le cuesta la solución local
La misma honestidad se aplica en este sentido.
- El hardware es suyo. Se va desgastando con el tiempo y, algún día, fallará, normalmente en el momento menos oportuno.
- Las copias de seguridad son su responsabilidad, no algo que se da por sentado. Este es el aspecto que la gente suele subestimar, y es el que convierte una mala semana en una catástrofe.
- El acceso remoto es algo que se configura de forma deliberada, no algo que se obtiene de forma gratuita.
- Una actualización importante es un proyecto con una fecha concreta, no algo que ocurre discretamente de la noche a la mañana.
- Si nadie en el establecimiento se siente cómodo con un servidor, necesitará un proveedor que realmente conteste al teléfono.
Este último punto no es baladí, y merece la pena ser claro al respecto. Un sistema local con un proveedor ausente es peor que un sistema en la nube con un proveedor ausente, ya que la mayor parte de la responsabilidad recae sobre usted. Es la razón por la que consideramos el servicio posventa como parte del producto, en lugar de un complemento del mismo.
Sea sincero sobre lo que aún requiere conexión a Internet
Es en este punto donde gran parte del marketing de las soluciones locales tiende a exagerar discretamente, por lo que seremos específicos.
Un sistema de gestión hotelera local no hace que su hotel sea independiente de Internet. Lo que hace es que las operaciones que tienen lugar dentro del edificio sean independientes de la conexión. Sin embargo, hay varios aspectos importantes que siguen paralizándose cuando se interrumpe la conexión.
- Su gestor de canales no puede comunicarse con las agencias de viajes en línea, por lo que las tarifas y la disponibilidad quedan a la espera. No se pierde nada, pero tampoco ocurre nada. Nos conectamos a través de un gestor de canales en lugar de hacerlo directamente con cada agencia, y merece la pena conocer los motivos si está comparando sistemas.
- La autorización de pagos con tarjeta requiere conexión a Internet, al igual que en cualquier otro sistema.
- Los correos electrónicos de confirmación se acumulan en la cola en lugar de enviarse.
- Cualquier persona que trabaje a distancia lo hace sin tener nada entre manos.
Lo que sigue funcionando son la recepción, el restaurante, el bar, el servicio de limpieza, la elaboración de informes y la contabilidad. En un mal día, eso es prácticamente todo lo que constituye un hotel.
Dónde se traza la línea divisoria en la práctica
Más o menos donde la infraestructura deja de ser aburrida.
Si se encuentra en una isla, al extremo de un único cable o en algún lugar donde el suministro eléctrico sufre interrupciones durante la temporada de lluvias, el cálculo cambia. Vuelve a cambiar si resulta que su conexión de respaldo discurre por el mismo conducto físico que la principal, algo que es más habitual de lo que la gente espera una vez que se plantea la cuestión adecuadamente, en lugar de aceptar la respuesta que figura en el formulario de pedido.
Afirmamos esto desde una perspectiva concreta. Prestamos apoyo a establecimientos en Indonesia y Tailandia, incluidas las islas, y la cuestión de las interrupciones del servicio no es una hipótesis para ninguno de ellos.
Algunos de esos establecimientos cuentan ya desde hace años con una buena conectividad, pero han mantenido la arquitectura de todos modos. No por inercia. La razón por la que la eligieron sigue siendo válida, y un sistema que sigue funcionando cuando se cae la conexión tiene su valor incluso en un año en el que la conexión no se caiga.
Un resumen acertado
Si dispone de una conexión fiable, no cuenta con personal técnico, gestiona varias propiedades y prefiere el alquiler a la propiedad, la nube es probablemente la opción adecuada para usted y no debe permitir que nadie le disuada de ella por una cuestión de principios. El argumento de la seguridad también juega a su favor: es mejor contar con los profesionales de otra empresa que con un servidor en su oficina que nadie actualiza.
Si se trata de un único establecimiento o de un pequeño grupo, situado en un lugar donde la infraestructura a veces le falla, y prefiere ser propietario del sistema que gestiona su negocio, la opción local sigue teniendo sentido. Podrá seguir trabajando aunque se corte la conexión, y podrá acceder al equipo que almacena los datos de sus huéspedes desde su oficina, en lugar de desde cualquier lugar. No ha quedado obsoleto. Simplemente ha pasado de moda, lo cual es algo distinto.
Resort Manager es un sistema local. Gestiona las reservas, la recepción, el punto de venta, el inventario y la contabilidad en un único sistema, disponible en dos ediciones en función del tamaño del establecimiento, con complementos para las interfaces que cada hotel concrete realmente necesite. Algunos establecimientos llevan más de dieciséis años utilizándolo.
Si está sopesando esta decisión y prefiere argumentos en lugar de un discurso comercial —incluidos los motivos para mantener su sistema actual—, el artículo «Cambiar de sistema de gestión hotelera» explica lo que implica realmente este cambio. Explíquenos cómo gestiona su negocio y le diremos con total sinceridad si le conviene.
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