Ένα ολοκληρωμένο σύστημα ή τέσσερα που επικοινωνούν μεταξύ τους
Κανείς δεν σκοπεύει να αγοράσει τέσσερα συστήματα. Αυτό συμβαίνει με μία λογική απόφαση τη φορά, και το κόστος εμφανίζεται αργότερα, εκεί που κανείς δεν το περιμένει.
Αυτή η σελίδα υποστηρίζει τη χρήση ενός ενιαίου συστήματος για τη διαχείριση ολόκληρου του καταλύματος. Επίσης, εξηγεί πότε η αντίθετη προσέγγιση είναι η σωστή λύση, καθώς για ορισμένες λειτουργίες αυτό ισχύει πράγματι.
Πώς ένα ξενοδοχείο καταλήγει να χρησιμοποιεί τέσσερα συστήματα
Το σύστημα διαχείρισης ακινήτων έρχεται πρώτο, επειδή είναι απαραίτητο να διαθέτετε ένα.
Στη συνέχεια, ο διευθυντής του εστιατορίου βρίσκει ένα σύστημα σημείων πώλησης που προτιμά από αυτό που παρέχεται με το PMS, και δεν έχει άδικο όσον αφορά τις λειτουργίες. Έπειτα, το τμήμα οικονομικών θέλει το δικό του λογιστικό πακέτο, επειδή αυτό είναι που γνωρίζει ήδη ο λογιστής και η επανεκπαίδευση αποτελεί επίσης κόστος. Κάπου στη μέση εμφανίζεται ένα υπολογιστικό φύλλο για να συντονίσει τα τμήματα που δεν ταιριάζουν, και μετά από λίγο κανείς δεν μπορεί να θυμηθεί ποιος το δημιούργησε ή για τι χρησιμεύει ο τύπος στη στήλη H.
Κάθε μία από αυτές τις αποφάσεις ήταν δικαιολογημένη την ημέρα που ελήφθη. Το αποτέλεσμα συνήθως δεν είναι, και ο λόγος είναι ότι κανείς δεν αποφάσισε ποτέ για αυτό.
Το κόστος δεν περιλαμβάνεται στα τέλη άδειας χρήσης
Εμφανίζεται στο τέλος του μήνα.
Το ταμείο δείχνει έναν αριθμό και το λογιστικό βιβλίο έναν άλλο. Κάποιος ξοδεύει ένα πρωινό προσπαθώντας να ανακαλύψει ότι ο λογαριασμός ενός μπαρ καταχωρήθηκε σε ένα δωμάτιο από το οποίο είχαν ήδη αναχωρήσει οι επισκέπτες, και μια ακόμη ώρα προσπαθώντας να αποφασίσει ποιος είναι υπεύθυνος για τη διόρθωσή του. Ένας επισκέπτης ζητά αντίγραφο του λογαριασμού του και η ρεσεψιόν το συντάσσει από δύο οθόνες. Το απόθεμα δείχνει ότι έχετε δεκαοκτώ μπουκάλια, ενώ το κελάρι έχει έντεκα, και η διαφορά δεν οφείλεται σε κλοπή, αλλά στο γεγονός ότι τα δύο συστήματα διαφωνούν ως προς το τι συνιστά «κιβώτιο».
Τίποτα από αυτά δεν είναι δραματικό. Πρόκειται για μια σταθερή επιβάρυνση της προσοχής των ανθρώπων, που πληρώνεται για πάντα, και είναι αόρατη σε οποιαδήποτε σύγκριση τιμών συνδρομών.
Οι διεπαφές είναι το στοιχείο που οι άνθρωποι υποτιμούν
Μια διεπαφή μεταξύ δύο συστημάτων αποτελεί υπόσχεση ότι τα δεδομένα θα μεταφέρονται. Όπως κάθε υπόσχεση, το ενδιαφέρον ερώτημα είναι τι συμβαίνει όταν αυτή δεν τηρείται.
Όταν μια διεπαφή παρουσιάζει βλάβη, είναι σχεδόν ανακούφιση. Όλα σταματούν, εμφανίζεται ένα σφάλμα, κάποιος τηλεφωνεί σε κάποιον. Ξέρετε πώς είναι.
Η ακριβή αποτυχία είναι αυτή που περνάει απαρατήρητη. Τα δεδομένα μεταφέρονται ως επί το πλείστον, ενώ ένα μικρό ποσοστό δεν μεταφέρεται, αθόρυβα, για εβδομάδες. Τίποτα δεν προειδοποιεί, διότι από τη σκοπιά κάθε συστήματος δεν υπάρχει κανένα πρόβλημα: το ένα έστειλε τα δεδομένα, το άλλο απλώς δεν τα έλαβε ποτέ. Το ανακαλύπτετε στο τέλος του μήνα, ή στο τέλος του έτους, ή όταν ένας επισκέπτης αμφισβητεί μια χρέωση για την οποία δεν μπορείτε να προσκομίσετε αποδεικτικά στοιχεία.
Η διπλή καταχώριση είναι, συγκριτικά, πιο ειλικρινής. Είναι αργή, εκνευρίζει το προσωπικό σας και δημιουργεί τα δικά της λάθη, αλλά τουλάχιστον όλοι γνωρίζουν ότι την εφαρμόζουν. Κανείς δεν έχει την εντύπωση ότι το πρόβλημα έχει λυθεί.
Υπάρχει ένα τρίτο κόστος που εμφανίζεται μόνο όταν κάτι πάει στραβά, και είναι αυτό που αναφέρουν πρώτα οι διαχειριστές όταν τους ρωτάτε. Τέσσερα συστήματα σημαίνουν τέσσερις προμηθευτές, και ο καθένας από αυτούς μπορεί να σας πει ότι το πρόβλημα είναι κάποιου άλλου. Ο προμηθευτής του συστήματος διαχείρισης ακινήτων λέει ότι το σημείο πώλησης στέλνει ελαττωματικά δεδομένα. Ο προμηθευτής του σημείου πώλησης λέει ότι άλλαξαν οι προδιαγραφές της διεπαφής. Και οι δύο είναι λογικοί, αλλά κανένας από τους δύο δεν το διορθώνει, και αυτός που βρίσκεται στη μέση και κρατάει το ξενοδοχείο ενωμένο είστε εσείς.
Το ειλικρινές επιχείρημα υπέρ των ξεχωριστών συστημάτων
Πρέπει να το κάνουμε σωστά, επειδή σε ορισμένες λειτουργίες έχει το πλεονέκτημα.
Αν διαχειρίζεστε έναν μεγάλο όμιλο με πραγματικό τμήμα πληροφορικής, τα κορυφαία προϊόντα της αγοράς μπορούν πραγματικά να ξεπεράσουν την «όλα-σε-ένα» έκδοση ενός μόνο προμηθευτή. Ένα εξειδικευμένο σύστημα σημείων πώλησης από έναν ειδικό θα ξεπεράσει σε δυνατότητες το ενσωματωμένο module ενός συστήματος διαχείρισης ακινήτων, επειδή αποτελεί το κύριο αντικείμενο δραστηριότητας της εν λόγω εταιρείας. Το ίδιο ισχύει και για ένα σοβαρό λογιστικό πακέτο, όταν οι οικονομικές σας δραστηριότητες είναι αρκετά εκτεταμένες ώστε να απαιτούν τις λειτουργίες που προσφέρει.
Η λύση «Best of breed» λειτουργεί όταν κάποιος είναι υπεύθυνος για το επίπεδο ενσωμάτωσης. Αυτό σημαίνει ένα άτομο, στο πλαίσιο των καθηκόντων του οποίου περιλαμβάνεται να παρατηρεί ότι η νυχτερινή μεταφορά δεδομένων δεν ολοκληρώθηκε, να ζητά λογοδοσία από τους τέσσερις προμηθευτές και να ελέγχει τις διεπαφές μετά την αποστολή κάθε ενημέρωσης από οποιονδήποτε από αυτούς. Με την ύπαρξη αυτού του ατόμου, η επένδυση μπορεί να αποσβέσει το κόστος της.
Τα περισσότερα ανεξάρτητα ξενοδοχεία δεν διαθέτουν τέτοιο προσωπικό. Αυτό που έχουν είναι έναν γενικό διευθυντή ο οποίος αναλαμβάνει επίσης οποιοδήποτε τεχνικό πρόβλημα προκύψει, πράγμα που σημαίνει ότι ο ρόλος του συντονιστή αναλαμβάνεται από τον γενικό διευθυντή, το βράδυ, μετά το πέρας της υπηρεσίας.
Τι αλλάζει με ένα ενιαίο σύστημα
Όχι κομψότητα. Η κομψότητα δεν αξίζει να πληρώσεις γι’ αυτήν.
- Μια χρέωση εστιατορίου καταχωρείται στο δωμάτιο επειδή δεν υπάρχει αλλού να καταχωρηθεί, όχι επειδή μια μεταφορά δεδομένων ολοκληρώθηκε με επιτυχία στις δύο το πρωί.
- Ο νυχτερινός έλεγχος ισοσκελίζεται επειδή δεν υπάρχει τίποτα με το οποίο να πρέπει να συγκριθεί.
- Το λογαριασμό πελάτη αποτελεί ένα ενιαίο έγγραφο, το οποίο συντάσσεται από ένα μόνο σημείο, ανεξάρτητα από το ποιος βρίσκεται στη ρεσεψιόν.
- Οι κινήσεις αποθεμάτων, οι πωλήσεις και το λογιστικό βιβλίο καταγράφουν το ίδιο γεγονός μία φορά, αντί για τρεις φορές σε τρεις διαφορετικές μορφές.
- Η δημιουργία αναφορών αφορά το κατάλυμα και όχι το σύστημα, οπότε η πληρότητα, οι δαπάνες και το περιθώριο κέρδους μπορούν να εξεταστούν συνολικά χωρίς να απαιτείται εξαγωγή δεδομένων και χρήση υπολογιστικού φύλλου.
- Όταν υπάρχει κάποιο πρόβλημα, υπάρχει ένας αριθμός που μπορείτε να καλέσετε, και κανείς στην άλλη άκρη της γραμμής δεν μπορεί να σας πει ότι το πρόβλημα αφορά κάποιον άλλο προμηθευτή.
Αυτό το τελευταίο έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι φαίνεται. Είναι η διαφορά μεταξύ της επίλυσης ενός προβλήματος και της απλής αντιμετώπισής του.
Τι καλύπτει στην πραγματικότητα το Resort Manager
Ένα σύστημα που διαχειρίζεται τις κρατήσεις, τη ρεσεψιόν, τις σχέσεις με τους επισκέπτες, το σημείο πώλησης, τα αποθέματα, τις αναφορές και τη λογιστική. Δύο εκδόσεις, ανάλογα με το μέγεθος της ιδιοκτησίας. Το Add-ons για τις διεπαφές που χρειάζεται ένα συγκεκριμένο ξενοδοχείο, όπως κλειδαριές θυρών, τηλεφωνικό σύστημα, Wi-Fi για τους επισκέπτες ή ένα CRM, που επιλέγονται από μια λίστα και δεν περιλαμβάνονται στο πακέτο για να διογκώσουν την προσφορά.
Το μόνο στοιχείο που πραγματικά βρίσκεται εκτός του κτιρίου είναι η διανομή. Η πώληση δωματίων σημαίνει επικοινωνία με διαδικτυακούς ταξιδιωτικούς πράκτορες, και αυτό το επιτυγχάνουμε μέσω ενός διαχειριστή καναλιών αντί να συνδέουμε ξεχωριστά κάθε πράκτορα. Πρόκειται για μια συνειδητή επιλογή και η αιτιολόγηση βρίσκεται στη συγκεκριμένη σελίδα.
Το γεγονός ότι αποτελεί ένα ενιαίο σύστημα είναι επίσης ο λόγος για τον οποίο αντέχει σε κακή σύνδεση. Δεν υπάρχει νυχτερινή μεταφορά δεδομένων που να μπορεί να αποτύχει ούτε διεπαφή που να μπορεί να σταματήσει να λειτουργεί, οπότε όταν διακόπτεται η σύνδεση στο διαδίκτυο, το κτίριο συνεχίζει να λειτουργεί κανονικά.
Αν το διαβάζετε αυτό τώρα
Το συνηθισμένο έναυσμα είναι ένα κλείσιμο μήνα που διήρκεσε τρεις ημέρες αντί για μία, ή μια συζήτηση με προμηθευτή που έμενε σε αδιέξοδο.
Υπάρχει επίσης μια αναφορά που δεν αναθέσαμε και για την οποία δεν μπορούμε να αναλάβουμε την ευθύνη. Ο Ananda Mello Costa είναι μηχανικός συστημάτων με περίπου δύο δεκαετίες εμπειρίας σε εταιρικά συστήματα και διαχείριση ποιότητας, ο οποίος κατέληξε να διευθύνει ένα μικρό οικολογικό θέρετρο σε ένα απομακρυσμένο νησί των Φιλιππίνων. Οκτώ δωμάτια, σαράντα πέντε υπάλληλοι, ένα εστιατόριο, ένα σπα, ένα κέντρο καταδύσεων και ένα κέντρο αλεξίπτωτων, τα οποία συντονίζονταν μέσω υπολογιστικών φύλλων σε τρεις φορητούς υπολογιστές.
Το μεγαλύτερο μέρος αυτού που έγραψε δεν αφορά καθόλου το λογισμικό. Αφορά το τι συμβαίνει όταν οι πληροφορίες βρίσκονται σε χαρτί, σε μετρητά και σε αρχεία που δεν σχετίζονται μεταξύ τους, κάτι που είναι η κατάσταση που περιγράφει πραγματικά αυτή η σελίδα και ο λόγος για τον οποίο αξίζει να τη διαβάσετε, ανεξάρτητα από το αν θα επικοινωνήσετε ποτέ μαζί μας. Η περιγραφή της βρίσκεται στον δικό της ιστότοπο και παραθέτουμε τον σχετικό σύνδεσμο εκεί.
Δύο πελάτες έχουν καταγράψει τις δικές τους αποφάσεις, και οι δύο έχουν μεγαλύτερη αξία από οτιδήποτε θα μπορούσαμε να πούμε εμείς για τον εαυτό μας. Ο Code Hotel στο Κο Σαμούι εγκατέλειψε ένα από τα τρία μεγαλύτερα συστήματα διαχείρισης ακινήτων μετά από τρία χρόνια προβλημάτων υποστήριξης. Ο Maekok River Village είχε ένα σύστημα που του άρεσε, αλλά το εγκατέλειψε επειδή η διατήρησή του σε ενημερωμένη κατάσταση σήμαινε την εκ νέου αγορά διακομιστών και σταθμών εργασίας.
Πείτε μας πώς είναι οργανωμένη η επιχείρησή σας, συμπεριλαμβανομένων των τμημάτων που συντονίζονται μέσω υπολογιστικού φύλλου, και θα σας πούμε ειλικρινά αν ένα ενιαίο σύστημα θα αποτελούσε βελτίωση ή απλώς μια διαφορετική οργάνωση της ίδιας εργασίας.
Είστε έτοιμοι να γνωρίσετε τα οφέλη του Resort Manager από κοντά;
Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να προγραμματίσετε μια επίδειξη ή να μάθετε περισσότερα για το λογισμικό μας.