Χαρακτηριστικά του λογισμικού διαχείρισης ξενοδοχείων
Το Resort Manager είναι ένα πλήρως ολοκληρωμένο πακέτο για τη διαχείριση ξενοδοχειακών ακινήτων, κατάλληλο για κάθε είδους κατάλυμα, από ξενώνες ή ξενώνες νεότητας έως μπουτίκ βίλες ή μεγάλα θέρετρα.
Υποστηρίζει πολλαπλά νομίσματα, πολλές γλώσσες και πολλούς χρήστες, οπότε τα δεδομένα εισάγονται μία φορά και χρησιμοποιούνται παντού.
Τι περιλαμβάνει κάθε έκδοση
Οι οκτώ ενότητες που ακολουθούν κατανέμονται στις δύο εκδόσεις.
- Τόσο το Resort Manager όσο και το Resort Manager Lite
- Ρεσεψιόν, Κρατήσεις, Εξυπηρέτηση πελατών, Σημεία πώλησης, Αναφορές.
- Μόνο στην πλήρη έκδοση Resort Manager
- Back Office, Οικονομικά, Λογιστική και Έλεγχος Αποθεμάτων. Δύο λειτουργίες του Σημείου Πώλησης (POS) διατίθενται επίσης μόνο στην πλήρη έκδοση και επισημαίνονται όπου εμφανίζονται.
Ρεσεψιόν
Όλα όσα κάνει καθημερινά η ρεσεψιόν — αφίξεις, διαμένοντες επισκέπτες, εργασίες και κλείσιμο της επιχείρησης.
- Οδηγός Check-In
- καθοδηγεί τον χειριστή στη διαδικασία της κράτησης ενός απροσδόκητου επισκέπτη, επιβεβαιώνοντας ότι ο ζητούμενος τύπος δωματίου είναι διαθέσιμος για τις ζητούμενες ημερομηνίες και εκχωρώντας ένα κατάλληλο, καθαρό δωμάτιο.
- Διαμένοντες επισκέπτες
- όλοι οι επισκέπτες και τα λογαριασμοί τους σε μία λίστα, με ορατές τις ημερομηνίες άφιξης και αναχώρησης καθώς και το τρέχον υπόλοιπο του λογαριασμού.
- Ο Οδηγός Νυχτερινού Ελέγχου
- καταχωρεί τις χρεώσεις δωματίων, μεταφέρει τις συναλλαγές στο γενικό καθολικό, συγκεντρώνει στατιστικά στοιχεία, εκτυπώνει τις τυπικές ημερήσιες αναφορές και μεταφέρει την ημερομηνία του συστήματος στην επόμενη ημέρα.
- Εργασίες
- μία ενοποιημένη λίστα εργασιών, ώστε να μην χάνεται τίποτα κατά την αλλαγή βάρδιας, με κάθε καταχώριση να δείχνει ποιος την δημιούργησε, σε ποιον έχει ανατεθεί και ποια είναι η κατάστασή της.
- Αναζήτηση
- σε κρατήσεις, λογαριασμούς και ομάδες, με φίλτρα ανά χρονικό διάστημα, επερχόμενες κρατήσεις ή περσινές κρατήσεις. Από εδώ μπορούν να επαναληφθούν ακυρωμένες κρατήσεις.
- Τηλεφωνικός κατάλογος επισκεπτών
- βρείτε οποιονδήποτε επισκέπτη στο κατάλυμα, όχι μόνο το άτομο που έκανε την κράτηση. Χρήσιμο για τη μεταφορά κλήσεων και την αποστολή μηνυμάτων.
- Κατάσταση δωματίων
- μια διαδραστική λίστα με όλα τα δωμάτια, στην οποία εμφανίζονται η θέση, ο τύπος δωματίου, ο ένοικος με τις ημερομηνίες διαμονής, μια κατάσταση που υποδεικνύεται με χρωματικό κώδικα, καθώς και η ημερομηνία της τελευταίας αλλαγής κλινοσκεπασμάτων.
Κρατήσεις
Όλα όσα συμβαίνουν πριν από την άφιξη του επισκέπτη.
- Ημερολόγιο δωματίων
- άμεση εικόνα της πληρότητας και της κατάστασης των κρατήσεων, με δυνατότητα μετακίνησης και απόθεσης (drag-and-drop) καθώς και φίλτρα ανά τύπο δωματίου και παροχές, για γρήγορη βελτιστοποίηση της διαχείρισης των δωματίων.
- Διαθεσιμότητα
- μελλοντική διαθεσιμότητα με το τρέχον ποσοστό πληρότητας. Όταν τοποθετείτε τον κέρσορα πάνω από ένα δωμάτιο σε μελλοντική ημερομηνία, εμφανίζονται η ισχύουσα τιμή και οι απαιτούμενες διανυκτερεύσεις, κάτι που είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε όταν μιλάτε με κάποιον στο τηλέφωνο.
- Νέα κράτηση
- καταχωρείται χειροκίνητα ή δημιουργείται αυτόματα από τον διαχειριστή καναλιών.
- Επισκέπτες που επιστρέφουν
- το ιστορικό προηγούμενων επισκέψεων εμφανίζεται αυτόματα, έτσι ώστε οι επαναλαμβανόμενοι επισκέπτες να αναγνωρίζονται και η κράτηση να πραγματοποιείται ταχύτερα.
- Ομαδικές κρατήσεις
- πολλά δωμάτια υπό μία ομάδα, με ομάδες δωματίων προσαρμοσμένες ανά ομάδα: τύποι δωματίων, καθορισμένοι όροφοι και περιορισμοί κρατήσεων.
- Διαχείριση τιμών
- εποχιακές τιμές που μπορούν να παρακαμφθούν για περιόδους διακοπών, ή «Κανόνες Τιμών» που αυξάνουν και μειώνουν τις τιμές αυτόματα ανάλογα με τη διαθεσιμότητα σε πραγματικό χρόνο. Οι τιμές μπορούν να διατηρούνται στο νόμισμα βάσης ή σε οποιοδήποτε άλλο ρυθμισμένο νόμισμα.
Οι κρατήσεις μπορούν επίσης να ολοκληρωθούν, να ακυρωθούν, να εκτυπωθούν ως έντυπα check-in ή να απαντηθούν με τυποποιημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τους επισκέπτες, όλα από το μενού «Κρατήσεις».
Σχέσεις με τους επισκέπτες
Το πλήρες ιστορικό των επισκεπτών του καταλύματος και οι ενέργειες μάρκετινγκ που προκύπτουν από αυτό.
- Μια καταχώριση για κάθε επισκέπτη
- για όλους όσους έχουν διαμείνει ή έχουν χρησιμοποιήσει τις εγκαταστάσεις του θέρετρου, η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο ως σημείο αναφοράς όσο και για την παροχή εξατομικευμένων υπηρεσιών.
- Πέρα από τα βασικά
- πεδία για σχόλια, θετικά και αρνητικά σχόλια, μια ένδειξη ειδοποίησης, καθώς και πλήρεις φόρμες επικοινωνίας και δημογραφικών στοιχείων.
- Συγχώνευση διπλών εγγραφών
- οι περιττές εγγραφές συγχωνεύονται σε μία, ενώ τα στοιχεία επικοινωνίας μπορούν να αντιγραφούν για όλα τα μέλη του ίδιου νοικοκυριού.
- Εξαγωγή με φίλτρα
- βάσει στοιχείων επαφής, δημογραφικών στοιχείων ή πληροφοριών διαμονής, ενώ εσείς επιλέγετε ποια πεδία θα συμπεριληφθούν. Αυτό διευκολύνει την αποστολή email πριν την άφιξη και μετά την αναχώρηση, καθώς και καμπάνιες για γενέθλια και εποχιακές προσφορές.
- Ανάλυση
- τάσεις δαπανών και διαμονής σε ολόκληρο το πελατολόγιο.
Σημείο πώλησης
Για καταλύματα όπου το δωμάτιο αποτελεί μόνο ένα μέρος του λογαριασμού — μπαρ, εστιατόρια, σπα και καταστήματα λιανικής.
- Πολλαπλά σημεία πώλησης και σταθμοί
- τα προϊόντα ομαδοποιούνται σε κατηγορίες και αντιστοιχίζονται σε σημεία πώλησης, έτσι ώστε κάθε τερματικό να εμφανίζει μόνο ό,τι ανήκει εκεί.
- Οποιοδήποτε τερματικό
- επιτραπέζιοι ή φορητοί υπολογιστές, ειδικά τερματικά POS, tablet (iOS ή Android) και κινητές συσκευές, το καθένα διαμορφωμένο ανάλογα με την οθόνη και τον τύπο της συσκευής του.
- Κατάλογος προϊόντων
- κατηγορία, όνομα, τιμή, εκπτώσεις και φόρος για κάθε προϊόν.
- Προσθήκες
- επιπλέον γαρνιτούρες, αυγά ποσέ, κουτί για φαγητό σε πακέτο, πιάτο για μοίρασμα, πληροφορίες για αλλεργίες. Ορισμένες προσθέτουν πληροφορίες για την κουζίνα, άλλες επιβαρύνουν το κόστος.
- Σύνδεση
- με το τμήμα Οικονομικών — κάθε κατηγορία περιλαμβάνει οικονομικά στοιχεία και στοιχεία κόστους λογαριασμών, οπότε τα στοιχεία πωλήσεων μεταφέρονται στην ενότητα «Οικονομικά» χωρίς να απαιτείται εκ νέου καταχώριση.
- Συνταγές προϊόντων
- υπολογίστε αυτόματα τις τιμές κόστους και μειώστε τα αποθέματα. Μόνο στην πλήρη έκδοση.
- Οδηγός
- «End of Day» — κλείνει όλους τους λογαριασμούς, αποσυνδέει όλα τα τερματικά, μεταφέρει τα οικονομικά στοτ στο Τμήμα Οικονομικών και μειώνει τα αποθέματα. Διαθέσιμο μόνο στην πλήρη έκδοση.
Δημιουργία αναφορών
- Κάθε ενότητα διαθέτει τις δικές της αναφορές, οι οποίες παρέχουν την ανάλυση ανά τμήμα πίσω από τα συνολικά αριθμητικά στοιχεία.
- Μπορούν να δημιουργηθούν προσαρμοσμένες αναφορές ανάλογα με τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησής σας.
- Οτιδήποτε μπορεί να προβληθεί, να εκτυπωθεί ή να εξαχθεί σε Excel και άλλες μορφές αρχείων.
Οικονομικά
Ένα γενικό καθολικό βασισμένο στη λογιστική διπλής εγγραφής, κατάλληλο για το φορολογικό καθεστώς οποιασδήποτε χώρας. Μόνο στην πλήρη έκδοση.
- Αυτόματη καταχώριση
- μόλις ρυθμιστεί, οι επιχειρηματικές συναλλαγές καταγράφονται και διατηρούνται αυτόματα, γεγονός που εξαλείφει τα περισσότερα σφάλματα χειροκίνητης καταχώρισης.
- Ορισμοί ημερολογίου
- πρότυπα για χειροκίνητη καταχώριση, και κάθε καταχώριση πρέπει να επικυρωθεί και να εγκριθεί πριν καταστεί έγκυρη.
- Λογιστικό Σχέδιο
- η λεπτομερής κατάσταση όλων των λογαριασμών ενεργητικού, παθητικού, ιδίων κεφαλαίων, εσόδων και εξόδων, με την παρακολούθηση όλων των εσόδων, δαπανών, περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.
- Υποστήριξη πολλαπλών νομισμάτων
- δωμάτια, αγορές και άλλες συναλλαγές σε οποιοδήποτε ρυθμισμένο νόμισμα, με ξεχωριστές τιμές αγοράς και πώλησης. Οι συναλλαγματικές ισοτιμίες εισάγονται χειροκίνητα ή παρέχονται καθημερινά μέσω του πρόσθετου συναλλαγματικών ισοτιμιών.
- Προϋπολογισμοί
- εφαρμόζονται σε οποιονδήποτε λογαριασμό για δώδεκα οικονομικές περιόδους, με αναφορές που συγκρίνουν τα πραγματικά αποτελέσματα με τις προβλέψεις.
Λογιστική
Τα χρήματα που σας οφείλονται και τα χρήματα που οφείλετε, συνδέονται άμεσα με το λογαριασμό του επισκέπτη, καθώς και με τις ενότητες αγορών και σημείων πώλησης. Μόνο στην πλήρη έκδοση.
- Λογαριασμοί εισπρακτέοι
- τιμολόγια προς επισκέπτες και πράκτορες για τα οποία η πληρωμή έχει αναβληθεί, με καταχωρημένες πληρωμές, πιστωτικά σημειώματα και εκπτώσεις. Οι αναφορές εντοπίζουν τιμολόγια που εκκρεμούν εδώ και καιρό και δημιουργούν καταστάσεις λογαριασμών.
- Λογαριασμοί πληρωτέοι
- τιμολόγια προμηθευτών με αναβαλλόμενη πληρωμή, τα οποία καταγράφονται μέχρι την εξόφλησή τους. Οι αναφορές υποστηρίζουν τον προγραμματισμό των πληρωμών και επισημαίνουν τις εκκρεμείς οφειλές.
Έλεγχος αποθεμάτων
Όλα τα είδη που αγοράζει και διατηρεί η επιχείρηση, είτε είναι ευπαθή είτε όχι, συνδέονται με το τμήμα Οικονομικών, ώστε η αξία των αποθεμάτων και οι μεταβολές τους να καταχωρίζονται στους λογαριασμούς. Διαθέσιμο μόνο στην πλήρη έκδοση.
- Αρχεία αποθεμάτων
- περιγραφές, διαθέσιμες ποσότητες, τιμές ανά μονάδα και συνολικές αξίες, που ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο.
- Κινήσεις αποθεμάτων
- κάθε αγορά, πώληση, επιστροφή και προσαρμογή παρακολουθείται, ώστε τα επίπεδα, οι τάσεις και η ζήτηση να είναι ορατά και όχι απλώς υποθετικά.
- Έλεγχοι αποθεμάτων
- σύγκριση των καταγεγραμμένων επιπέδων με τη φυσική καταμέτρηση και εντοπισμός των αποκλίσεων.
- Αιτήματα αγοράς και παραγγελίες αγοράς
- το αίτημα επισημοποιεί την ανάγκη· η παραγγελία εξουσιοδοτεί τον προμηθευτή βάσει των συμφωνημένων περιγραφών, ποσοτήτων, τιμών, ημερομηνιών παράδοσης και όρων πληρωμής.
- Άμεσες αγορές
- αγορές που πραγματοποιούνται απευθείας από έναν προμηθευτή χωρίς τιμοκατάλογο αγοράς ή εντολή αγοράς, οι οποίες καταγράφονται ώστε να υπάρχει συμφωνία μεταξύ αποθεμάτων και δαπανών. Κυρίως τρόφιμα και ποτά, αγορές από την αγορά ή παραγγελία των προσφορών της ημέρας.
- Λίστες αγοράς
- ο ενοποιημένος κατάλογος του τμήματος προμηθειών με τις ανάγκες κάθε τμήματος, μαζί με τις ποσότητες, τις προδιαγραφές και τους προτιμώμενους προμηθευτές.
---
Το Add-ons επεκτείνει όλες αυτές τις δυνατότητες — διαχειριστή καναλιών, τηλεφωνία, κλειδαριές θυρών, CRM, πρόσβαση στο διαδίκτυο για τους επισκέπτες, συναλλαγματικές ισοτιμίες και εφαρμογές για κινητά. Δείτε τη λίστα των πρόσθετων λειτουργιών ή ζητήστε προσφορά για το κατάλυμά σας.
Αν ακόμα προσπαθείτε να καταλάβετε τι ακριβώς χρειάζεται το κατάλυμά σας, το IT in Hospitality καλύπτει τις ανάγκες σας χωρίς να ευνοεί συγκεκριμένους προμηθευτές και τα πρότυπά του είναι διαθέσιμα για δωρεάν λήψη.
Είστε έτοιμοι να γνωρίσετε τα οφέλη του Resort Manager από κοντά;
Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να προγραμματίσετε μια επίδειξη ή να μάθετε περισσότερα για το λογισμικό μας.