Fonctionnalités du logiciel de gestion hôtelière
Resort Manager est une solution entièrement intégrée pour la gestion hôtelière, adaptée à tous les types d'établissements, de la maison d'hôtes ou de l'auberge de jeunesse à la villa de charme ou au grand complexe touristique.
Il prend en charge plusieurs devises, plusieurs langues et plusieurs utilisateurs ; ainsi, les données sont saisies une seule fois et utilisées partout.
Contenu de chaque édition
Les huit modules ci-dessous sont répartis entre les deux éditions.
- Resort Manager et Resort Manager Lite proposent tous deux
- réception, réservations, relations clients, point de vente, rapports.
- Fonctionnalités réservées à la version complète Resort Manager
- Back-office, finances, comptabilité et gestion des stocks. Deux fonctionnalités du point de vente sont également réservées à la version complète et sont signalées lorsqu’elles apparaissent.
Réception
Toutes les tâches quotidiennes de la réception : les arrivées, les clients déjà sur place, les tâches courantes et la clôture de la journée.
- Assistant d'enregistrement
- guide l'opérateur tout au long du processus d'enregistrement d'un client imprévu, en vérifiant que le type de chambre demandé est disponible aux dates souhaitées et en attribuant une chambre adaptée et propre.
- Clients présents dans l’établissement
- tous les clients et tous les comptes de réception regroupés dans une seule liste, avec affichage des dates d’arrivée et de départ ainsi que du solde actuel du compte.
- Assistant d’audit de nuit
- comptabilise les frais de chambre, transfère les transactions vers le grand livre, rassemble des statistiques, imprime les rapports quotidiens standard et fait passer la date du système au jour suivant.
- Tâches
- une liste de tâches centralisée pour qu’aucune information ne soit perdue lors du changement d’équipe, chaque entrée indiquant qui l’a créée, à qui elle est attribuée et son statut.
- Recherche
- parmi les réservations, les factures et les groupes, filtrée par plage de dates, réservations à venir ou année précédente. Les réservations annulées peuvent être réactivées à partir de cette page.
- Annuaire des clients
- retrouvez n’importe quel client de l’établissement, et pas seulement la personne qui a effectué la réservation. Utile pour transférer des appels et transmettre des messages.
- Statut des chambres
- une liste interactive de toutes les chambres indiquant leur emplacement, leur catégorie, le nom des clients qui y séjournent ainsi que leurs dates de séjour, un statut identifié par un code couleur et la date du dernier changement de linge.
Réservations
Tout ce qui se passe avant l'arrivée du client.
- Calendrier des chambres
- vue d'ensemble de l'occupation et de l'état des réservations, avec fonctionnalité glisser-déposer et filtres par type de chambre et par équipement, pour une optimisation rapide de l'occupation des chambres.
- Disponibilité
- disponibilité future en fonction du taux d'occupation actuel. En survolant une chambre à une date future, le tarif applicable et le nombre de nuits requises s'affichent, ce qui est exactement ce dont vous avez besoin lorsque vous êtes en ligne avec un client.
- Nouvelle réservation
- saisie manuellement ou créée automatiquement à partir du gestionnaire de canaux.
- Clients fidèles
- l’historique des séjours précédents s’affiche automatiquement, ce qui permet de reconnaître les clients réguliers et d’accélérer le processus de réservation.
- Réservations de groupe
- plusieurs chambres regroupées au sein d’un même groupe, avec des blocs de chambres adaptés à chaque groupe : types de chambres, étages attribués et restrictions de réservation.
- Gestion des tarifs
- des tarifs saisonniers pouvant être modifiés pour les périodes de vacances, ou des règles tarifaires qui ajustent automatiquement les tarifs à la hausse ou à la baisse en fonction des disponibilités en temps réel. Les tarifs peuvent être exprimés dans la devise de base ou dans toute autre devise configurée.
Les réservations peuvent également faire l'objet d'un enregistrement, être annulées, imprimées sous forme de formulaires d'enregistrement ou faire l'objet d'une réponse par e-mail standard destiné aux clients, le tout à partir du menu « Réservations ».
Relations avec la clientèle
L'historique complet des séjours des clients de l'établissement, ainsi que les actions marketing qui en découlent.
- Un dossier pour chaque client
- toute personne ayant séjourné ou utilisé les installations du complexe —, utilisable à la fois comme référence et pour offrir un service personnalisé.
- Au-delà des fonctionnalités de base
- des champs pour les commentaires, les points positifs et négatifs, un indicateur d’alerte, ainsi que des formulaires complets de coordonnées et de données démographiques.
- Fusionner les doublons
- les enregistrements redondants sont regroupés en un seul, et les coordonnées peuvent être copiées pour les membres d’un même foyer.
- Exportation avec filtres
- par contact, données démographiques ou informations sur le séjour ; vous choisissez les champs à exporter. Cela permet de générer des e-mails avant l’arrivée et après le départ, ainsi que des campagnes d’anniversaire et saisonnières.
- Analyse
- tendances en matière de dépenses et de durée de séjour pour l'ensemble de la clientèle.
Point de vente
Pour les établissements où la chambre ne représente qu’une partie de la facture — bars, restaurants, spas et boutiques.
- Plusieurs points de vente et postes de travail
- les produits sont regroupés par catégories et affectés à des points de vente, de sorte que chaque terminal n'affiche que ce qui lui est destiné.
- Tout type de terminal
- ordinateurs de bureau ou portables, terminaux de point de vente dédiés, tablettes (iOS ou Android) et appareils mobiles, chacun étant configuré en fonction de son écran et de son type de point de vente.
- Liste des produits
- catégorie, nom, prix, remises et taxes pour chaque produit.
- Modificateurs
- garnitures supplémentaires, œufs pochés, une boîte pour emporter, une assiette à partager, informations sur les allergies. Certains ajoutent des informations destinées à la cuisine, d'autres entraînent un supplément.
- Connexion
- avec le module financier : chaque catégorie comporte des données financières et des coûts comptables, ce qui permet de transférer les ventes vers le module financier sans avoir à les saisir à nouveau.
- Recettes de produits
- calculez automatiquement les prix de revient et réduisez automatiquement les stocks. Version complète uniquement.
- Assistant de fin de journée
- clôture toutes les factures, déconnecte tous les terminaux, transfère les données financières au service comptable et met à jour les stocks. Disponible uniquement dans la version complète.
Rapports
- Chaque module dispose de ses propres rapports, qui présentent la répartition par service des chiffres clés.
- Des rapports personnalisés peuvent être créés en fonction du fonctionnement réel de votre établissement.
- Tout peut être consulté, imprimé ou exporté vers Excel et d'autres formats.
Finances
Un grand livre général fondé sur la comptabilité en partie double, adapté au régime fiscal de n’importe quel pays. Version complète uniquement.
- Comptabilisation automatique
- une fois configurées, les transactions commerciales s’enregistrent et se gèrent d’elles-mêmes, ce qui élimine la plupart des erreurs liées à la saisie manuelle.
- Définitions du journal
- modèles pour la saisie manuelle ; chaque écriture doit être validée et approuvée avant d’être enregistrée.
- Plan comptable
- liste détaillée de tous les comptes d'actif, de passif, de capitaux propres, de produits et de charges, permettant de suivre l'ensemble des recettes, des dépenses, des actifs et des passifs.
- Multidevise
- chambres, achats et autres transactions dans n’importe quelle devise configurée, avec des taux d’achat et de vente distincts. Les taux de conversion sont saisis manuellement ou fournis quotidiennement par le module complémentaire dédié aux taux de change.
- Budgets
- applicables à n'importe quel compte sur douze exercices financiers, avec des rapports comparant les résultats réels aux prévisions.
Comptabilité
Les sommes qui vous sont dues et celles que vous devez, directement reliées au dossier client, aux modules d’achat et de point de vente. Version complète uniquement.
- Comptabilité clients
- factures adressées aux clients et aux agents pour lesquelles le paiement a été différé, avec enregistrement des paiements, des avoirs et des remises correspondants. Des rapports permettent d’identifier les factures en souffrance de longue date et de générer des relevés.
- Comptabilité fournisseurs
- factures des fournisseurs à paiement différé, enregistrées jusqu'à leur règlement. Les rapports facilitent la planification des paiements et signalent les montants en souffrance.
Gestion des stocks
Tous les biens achetés et détenus par l'établissement, qu'ils soient périssables ou non, sont reliés au module financier afin que la valeur des stocks et les mouvements de stocks soient enregistrés dans la comptabilité. Disponible uniquement dans la version complète.
- Suivi des stocks
- descriptions, quantités disponibles, prix unitaires et valeurs totales, mis à jour en temps réel.
- Mouvements de stock
- chaque acquisition, vente, retour et ajustement est suivi, ce qui permet de visualiser les niveaux, les tendances et la demande plutôt que de devoir les déduire.
- Inventaires
- comparer les niveaux enregistrés à un comptage physique et mettre en évidence les écarts.
- Demandes d’achat et bons de commande
- la demande formalise le besoin ; le bon de commande autorise le fournisseur à livrer conformément aux descriptions, quantités, prix, dates de livraison et conditions de paiement convenus.
- Achats directs
- achats effectués directement auprès d'un fournisseur, sans liste de marché ni bon de commande, enregistrés de manière à ce que les stocks et les dépenses concordent toujours. Il s'agit principalement de produits alimentaires et de boissons, achetés sur le marché ou dans le cadre des promotions du jour.
- Listes d'approvisionnement
- liste consolidée établie par le service des achats répertoriant les besoins de chaque service, avec les quantités, les spécifications et les fournisseurs privilégiés.
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Add-ons étend toutes ces fonctionnalités : gestionnaire de canaux, téléphonie, serrures électroniques, CRM, accès Internet pour les clients, taux de change et applications mobiles. Consultez la liste des modules complémentaires ou demandez un devis pour votre établissement.
Si vous êtes encore en train de déterminer les besoins réels de votre établissement, IT in Hospitality vous propose une approche indépendante des fournisseurs et ses modèles sont téléchargeables gratuitement.
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