Αλλαγή του συστήματος διαχείρισης καταλυμάτων
Τα περισσότερα καταλύματα συνεχίζουν να χρησιμοποιούν ένα σύστημα που δεν τους αρέσει πλέον, για περισσότερο χρόνο από ό,τι είχαν αρχικά προγραμματίσει, επειδή η αλλαγή του συστήματος προκαλεί αναστάτωση και η αναστάτωση αυτή είναι πιο εύκολο να φανταστεί κανείς από ό,τι τα οφέλη.
Αυτή η σελίδα αφορά τον τρόπο με τον οποίο λαμβάνεται στην πράξη αυτή η απόφαση. Δεν αποτελεί διαφημιστικό κείμενο, ενώ σε ορισμένα σημεία υποστηρίζει την παραμονή στο υπάρχον σύστημα.
Πόσο καιρό περιμένουν πραγματικά οι άνθρωποι
Ο Code Hotel στο Κο Σαμούι έμεινε εξαιρετικά απογοητευμένος από την υποστήριξη ενός από τα τρία μεγαλύτερα συστήματα διαχείρισης καταλυμάτων — και συνέχισε να το χρησιμοποιεί για τρία χρόνια πριν το αντικαταστήσει.
Αυτός είναι ο αριθμός που αξίζει να εξετάσουμε. Όχι τρεις εβδομάδες. Τρία χρόνια ενός συστήματος που είχαν ήδη αποφασίσει ότι τους απογοήτευε, επειδή η ταλαιπωρία της αλλαγής φαινόταν χειρότερη από την ταλαιπωρία της παραμονής.
Αν βρίσκεστε σε αυτή τη θέση και δεν έχετε προχωρήσει ακόμα, δεν είστε αναποφάσιστοι. Είστε φυσιολογικοί. Αξίζει όμως να γνωρίζετε ότι το κόστος του να «το ανέχεστε» ανέρχεται σε τρία χρόνια, και ότι η δική τους περιγραφή της ίδιας της αλλαγής είναι σύντομη.
Οι δύο λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι αλλάζουν πραγματικά
Σχεδόν κανείς δεν αλλάζει το σύστημα διαχείρισης καταλυμάτων επειδή ένας ανταγωνιστής διαθέτει καλύτερο κατάλογο λειτουργιών. Από την εμπειρία μας, υπάρχουν δύο πραγματικοί λόγοι που οδηγούν σε αυτή την αλλαγή, και είναι πολύ διαφορετικοί.
- Το σύστημα είναι καλό, το κόστος όμως όχι
- Η διατήρηση του συστήματος σε ενημερωμένη κατάσταση απαιτεί σημαντικές δαπάνες — συχνά τόσο για λογισμικό όσο και για υλικό — χωρίς να προσφέρει νέες δυνατότητες. Αυτό συνέβη στην περίπτωση της Maekok River Village: το προηγούμενο σύστημά τους ήταν πολύ καλό, αλλά η ενημέρωσή του απαιτούσε τεράστιες δαπάνες και για τα δύο. Ξοδεύεις για να παραμείνεις στάσιμος.
- Το λογισμικό λειτουργεί, η υποστήριξη όμως όχι
- Κανείς δεν δίνει σημασία στην υποστήριξη μέχρι τη νύχτα που θα χρειαστεί, και τότε τίποτα άλλο δεν έχει σημασία. Αυτή είναι η περίπτωση του Code Hotel, και είναι η πιο συνηθισμένη από τις δύο.
Υπάρχει και μια τρίτη, λιγότερο συχνά αναφερόμενη αιτία: τα υπολογιστικά φύλλα δεν επαρκούν πλέον. Αν η κατανομή δωματίων, οι λογαριασμοί των επισκεπτών, οι δραστηριότητες και οι μισθοδοσίες βρίσκονται σε ξεχωριστά αρχεία που πρέπει να τακτοποιήσει κάποιος, τότε το σύστημα δεν είναι τα υπολογιστικά φύλλα — είναι το άτομο. Αυτή είναι ακριβώς η κατάσταση που περιγράφει η Ananda Mello Costa στην αφήγησή της σχετικά με τη διαχείριση ενός θέρετρου στις Φιλιππίνες, και αυτό που άλλαξε για εκείνη δεν ήταν τόσο το λογισμικό, όσο το γεγονός ότι δεν χρειαζόταν πλέον να έχει ολόκληρη την εικόνα στο μυαλό της.
Τι περιλαμβάνει στην πραγματικότητα μια μετεγκατάσταση
Τέσσερα σημεία, και μόνο το τελευταίο αφορά πραγματικά το λογισμικό.
- Δεδομένα
- Το ιστορικό των επισκεπτών, οι μελλοντικές κρατήσεις, οι τιμές και τα υπόλοιπα των λογαριασμών πρέπει να μεταφέρονται χωρίς απώλειες. Ρωτήστε τι μεταφέρεται, τι όχι και σε ποια μορφή θα λάβετε τα δεδομένα σας αργότερα.
- Διαμόρφωση
- Οι τύποι δωματίων, τα προγράμματα τιμολόγησης, η φορολογική μεταχείριση, τα σημεία πώλησης και τα δικαιώματα των χρηστών πρέπει να ρυθμιστούν έτσι ώστε να ταιριάζουν με τον τρόπο που λειτουργείτε στην πράξη — κάτι που σπάνια συμβαίνει με τις ρυθμίσεις του προηγούμενου συστήματος.
- Εκπαίδευση
- Οι άνθρωποι που το χρησιμοποιούν καθημερινά συνήθως δεν είναι αυτοί που το επέλεξαν. Το προσωπικό της ρεσεψιόν και της οροφοκομίας πρέπει να είναι σε θέση να εργαστεί από την πρώτη μέρα, όχι αργότερα.
- Χρονοδιάγραμμα
- Δείτε παρακάτω. Αυτό είναι το σημείο που πολλοί μπερδεύουν.
Στην εταιρεία μας, η εγκατάσταση, η διαμόρφωση και η εκπαίδευση περιλαμβάνονται σε κάθε πακέτο — η μόνη χρέωση αφορά τα πραγματικά έξοδα μετακίνησης. Ρωτήστε οποιονδήποτε προμηθευτή για το κόστος των υπηρεσιών του και ζητήστε την απάντηση πριν υπογράψετε.
Μην το κάνετε κατά τη διάρκεια της υψηλής περιόδου
Είναι εφικτό. Σπάνια όμως είναι συνετό.
Η μετεγκατάσταση συνεπάγεται νέα δεδομένα, νέα διαμόρφωση και εκμάθηση μιας άγνωστης οθόνης από το προσωπικό, και η περίοδος αιχμής είναι η χειρότερη δυνατή στιγμή για να πραγματοποιηθεί οποιαδήποτε από τις τρεις αυτές διαδικασίες. Οι ήσυχες εβδομάδες πριν και μετά την περίοδο αιχμής υπάρχουν ακριβώς για αυτόν τον λόγο.
Εάν το τρέχον σύστημά σας παρουσιάζει τόσο σοβαρές δυσλειτουργίες ώστε η αναμονή να αποτελεί μεγαλύτερο κίνδυνο, αυτή είναι μια πραγματική κατάσταση και θα το πούμε — αλλά πρέπει να είναι μια απόφαση που θα λάβετε συνειδητά, όχι μια ημερομηνία στην οποία θα οδηγηθείτε χωρίς να το θέλετε.
Τα ερωτήματα που πραγματικά καθορίζουν την επιλογή
Ρωτήστε τα παρακάτω από τον τρέχοντα προμηθευτή σας και από όποιον πρόκειται να τον αντικαταστήσει. Οι απαντήσεις, και όχι η σύγκριση των λειτουργιών, είναι αυτές με τις οποίες θα πρέπει να συμβιβαστείτε.
- Ποιος θα ανταποκριθεί σε περίπτωση βλάβης κατά τη διάρκεια της υψηλής περιόδου και πόσο γρήγορα; Περιλαμβάνεται η τεχνική υποστήριξη ή πρόκειται για μια υπηρεσία που κοστίζει περισσότερο ακριβώς όταν τη χρειάζεστε;
- Μπορεί το άτομο που απαντά να το διορθώσει ή μόνο να καταγράψει το πρόβλημα;
- Πόσο κοστίζει η διατήρησή του σε διάστημα πέντε ετών — άδειες χρήσης, ανανέωση υλικού, υποστήριξη — σε σύγκριση με την αντικατάστασή του;
- Ποιες νέες δυνατότητες προσφέρει στην πραγματικότητα η αναβάθμιση; Αν δεν προσφέρει καμία, πληρώνετε για να παραμείνετε στάσιμοι.
- Η αντικατάσταση απαιτεί και νέο υλικό; Ρωτήστε το νωρίς και ζητήστε να σας το επιβεβαιώσουν γραπτώς.
- Σε ποιον ανήκουν τα δεδομένα και σε ποια μορφή μπορείτε να τα εξαγάγετε;
- Μπορεί να προσαρμοστεί στον τρόπο λειτουργίας του καταλύματός σας ή πρέπει εσείς να προσαρμοστείτε σε αυτό;
Έχουμε απαντήσει και στις επτά ερωτήσεις σε αυτόν τον ιστότοπο. Οποιοσδήποτε προμηθευτής που αξίζει να επιλέξετε θα απαντήσει σε αυτές χωρίς δισταγμό.
Όταν σας λέμε να μην ασχοληθείτε
Αν το τρέχον σύστημά σας κάνει τη δουλειά του και το μόνο παράπονό σας είναι ότι φαίνεται ξεπερασμένο, μείνετε σε αυτό. Αν διαχειρίζεστε ένα μεγάλο κατάλυμα αλυσίδας με εταιρικά τεχνολογικά πρότυπα, πιθανότατα δεν είμαστε η κατάλληλη επιλογή για εσάς και θα σας το πούμε από νωρίς. Αν η προσφορά αναβάθμισης που σας έχει δοθεί είναι λογική και σας προσφέρει κάτι ουσιαστικό, δεχτείτε την.
Ο λόγος για τον οποίο μπορούμε να το πούμε αυτό είναι ο ίδιος λόγος για τον οποίο αξίζει να διαβάσετε το υπόλοιπο αυτής της σελίδας: ορισμένα καταλύματα χρησιμοποιούν το Resort Manager για περισσότερα από δεκαέξι χρόνια. Μια επιχείρηση που βασίζεται στην εναλλαγή πελατών πρέπει να κλείνει κάθε αίτημα. Μια επιχείρηση που βασίζεται στη διατήρηση των πελατών της πρέπει απλώς να είναι ειλικρινής.
Αν θέλετε να μιλήσετε γι’ αυτό
Πείτε μας τι χρησιμοποιείτε αυτή τη στιγμή, πόσες μονάδες, ποια είναι η σύνθεσή τους και τι ακριβώς δεν λειτουργεί σωστά. Θα σας πούμε αν αξίζει να αλλάξετε — και πότε δεν αξίζει.
Είστε έτοιμοι να γνωρίσετε τα οφέλη του Resort Manager από κοντά;
Επικοινωνήστε μαζί μας σήμερα για να προγραμματίσετε μια επίδειξη ή να μάθετε περισσότερα για το λογισμικό μας.