Lista de funcionalidades

Funcionalidades do software de gestão hoteleira

O Resort Manager é um pacote totalmente integrado para a gestão hoteleira, adequado a todo o tipo de estabelecimentos, desde uma pensão ou albergue até uma moradia boutique ou um grande resort.

Funciona com várias moedas, em vários idiomas e para vários utilizadores, pelo que os dados são introduzidos uma única vez e utilizados em todo o lado.

O que cada edição inclui

Os oito módulos abaixo estão distribuídos pelas duas edições.

Tanto o Resort Manager como o Resort Manager Lite: Recepção, Reservas, Relações com os hóspedes, Ponto de venda, Relatórios.
Apenas na versão completa Resort Manager: Back Office, Finanças, Contabilidade e Controlo de Inventário. Duas funcionalidades do Ponto de Venda também estão disponíveis apenas na versão completa e estão assinaladas nos locais onde aparecem.

Recepção

Tudo o que a receção faz diariamente — chegadas, hóspedes alojados, tarefas e o encerramento do dia de trabalho.

Assistente de Check-in: orienta o operador ao longo do processo de registo de um hóspede inesperado, confirmando se o tipo de quarto solicitado está disponível nas datas pretendidas e atribuindo um quarto adequado e limpo.
Hóspedes no estabelecimento: todos os hóspedes e faturas da receção numa única lista, com as datas de check-in e check-out e o saldo atual da fatura visíveis.
Assistente de Auditoria Noturna: regista as despesas dos quartos, transfere as transações para o livro-razão, recolhe estatísticas, imprime os relatórios diários padrão e atualiza a data do sistema para o dia seguinte.
Tarefas: uma lista de tarefas consolidada para que nada se perca na troca de turnos, sendo que cada entrada indica quem a criou, a quem está atribuída e o seu estado.
Pesquisa: em reservas, faturas e grupos, filtrada por intervalo de datas, reservas futuras ou do ano passado. As reservas canceladas podem ser reabertas a partir daqui.
Lista de Hóspedes: localize qualquer hóspede na propriedade, não apenas a pessoa que efetuou a reserva. Útil para transferir chamadas e transmitir mensagens.
Estado dos quartos: uma lista interativa de todos os quartos, indicando a localização, o tipo de quarto, os hóspedes que o ocupam com as respetivas datas, um estado identificado por cores e a data da última troca de roupa de cama.

Um hóspede no estabelecimento. As despesas do quarto e a conta do bar de bebidas constam numa única fatura, uma vez que nunca estiveram em sistemas separados, e o total indicado na parte inferior é o valor que a receção comunica no momento do check-out.

Reservas

Tudo o que acontece antes da chegada do hóspede.

Calendário de quartos: estado de ocupação e de reservas num relance, com a funcionalidade «arrastar e largar» e filtros por tipo de quarto e comodidades, para uma otimização rápida dos quartos.
Disponibilidade: disponibilidade futura com a percentagem de ocupação atual. Ao passar o cursor sobre um quarto numa data futura, são apresentadas a tarifa aplicável e o número de noites necessárias, que é precisamente o que pretende enquanto está ao telefone.
Nova reserva: introduzida manualmente ou criada automaticamente a partir do gestor de canais.
Hóspedes habituais: o histórico de visitas anteriores é apresentado automaticamente, pelo que os visitantes habituais são reconhecidos e a reserva é efetuada mais rapidamente.
Reservas de grupo: vários quartos num único grupo, com blocos de quartos personalizados por grupo: tipos de quarto, pisos atribuídos e restrições de reserva.
Gestão de tarifas: tarifas sazonais que podem ser substituídas durante períodos de férias, ou «Regras de Tarifas» que aumentam e reduzem as tarifas automaticamente de acordo com a disponibilidade em tempo real. As tarifas podem ser mantidas na moeda base ou em qualquer outra moeda configurada.

Efetuar uma reserva. Chegada, partida, plano de tarifas e tipo de quarto num único ecrã, com a disponibilidade verificada sem sair desse ecrã.

O calendário de quartos. Ocupados, reservados, com reservas provisórias e fora de serviço em toda a propriedade, com os quartos ainda não atribuídos a uma reserva nas linhas na parte inferior.

As reservas também podem ser registadas, canceladas, impressas como formulários de check-in ou respondidas com e-mails padrão para os hóspedes, tudo a partir do menu de reservas.

Relações com os hóspedes

O histórico completo dos hóspedes da propriedade e as ações de marketing que daí decorrem.

Um registo para cada hóspede: todas as pessoas que ficaram hospedadas ou utilizaram as instalações do resort, que pode ser utilizado tanto como referência como para prestar um serviço personalizado.
Para além das funcionalidades básicas: campos para comentários, aspetos positivos e negativos, um indicador de alerta, além de formulários completos de contacto e dados demográficos.
Unir duplicados: os registos redundantes são combinados num único, e os dados de contacto podem ser copiados para os membros do mesmo agregado familiar.
Exporte com filtros: por contacto, dados demográficos ou informações sobre a estadia, e é o senhor que escolhe quais os campos a incluir. Isto permite enviar e-mails antes da chegada e após a partida, bem como campanhas de aniversário e sazonais.
Análise: tendências de despesas e estadias em toda a base de hóspedes.

Hóspedes a serem recebidos no átrio de um hotel

Ponto de Venda

Para estabelecimentos em que o quarto é apenas uma parte da conta — bares, restaurantes, spas e lojas.

Vários pontos de venda e estações: os produtos são agrupados em categorias e atribuídos a pontos de venda, de modo que cada terminal apresenta apenas o que lhe pertence.
Qualquer terminal: computadores de secretária ou portáteis, terminais POS dedicados, tablets (iOS ou Android) e dispositivos móveis, cada um configurado para o seu ecrã e o seu tipo de ponto de venda.
Lista de produtos: categoria, nome, preço, descontos e impostos para cada produto.
Modificadores: coberturas adicionais, ovos escalfados, uma embalagem para levar, um prato para partilhar, informações sobre alergias. Alguns acrescentam informações para a cozinha, outros acrescentam um custo adicional.
Ligação com o módulo Financeiro: cada categoria inclui valores financeiros e de custos contabilísticos, pelo que as vendas são transferidas para o módulo Financeiro sem necessidade de reintroduzir os dados.
Receitas de produtos: calcule os preços de custo e reduza o stock automaticamente. Apenas na edição completa.
Assistente de Fim de Dia: encerra todas as contas, desliga todos os terminais, transfere os dados financeiros para o departamento financeiro e reduz o stock. Apenas na edição completa.

Um terminal de ponto de venda com serviço ao balcão

Relatórios

Cada módulo dispõe dos seus próprios relatórios, apresentando a repartição por departamento subjacente aos números principais.
É possível criar relatórios personalizados de acordo com o funcionamento efetivo do seu estabelecimento.
É possível visualizar, imprimir ou exportar qualquer informação para o Excel e outros formatos.

Finanças

O relatório rápido diário. Ocupação, receitas por quarto, tarifa média e RevPAR relativos ao dia, ao mês até à data e ao ano, com os dados relativos a alimentos e bebidas a serem extraídos dos mesmos valores, em vez de um segundo sistema.

Um livro-razão baseado na contabilidade por partidas dobradas, compatível com o regime fiscal de qualquer país. Apenas na edição completa.

Tratar da papelada numa secretária administrativa de um hotel

Lançamento automático: uma vez configuradas, as transações comerciais definem-se e mantêm-se automaticamente, o que elimina a maior parte dos erros de introdução manual.
Definições do Diário: modelos para introdução manual, e cada registo deve ser validado e aprovado antes de ser validado.
Plano de Contas: a lista detalhada de todas as contas de ativo, passivo, capital próprio, receitas e despesas, que permite acompanhar todas as receitas, despesas, ativos e passivos.
Multimoeda: quartos, compras e outras transações em qualquer moeda configurada, com taxas de compra e venda distintas. As taxas de câmbio são introduzidas manualmente ou fornecidas diariamente pelo complemento de taxas de câmbio.
Orçamentos: aplicáveis a qualquer conta ao longo de doze períodos financeiros, com relatórios que comparam os resultados reais com as previsões.

Contabilidade

Os montantes que lhe são devidos e os montantes que deve, diretamente associados ao registo de conta do hóspede, aos módulos de compras e de ponto de venda. Apenas na edição completa.

Contas a receber: faturas emitidas a hóspedes e agentes cujo pagamento foi diferido, com os pagamentos, notas de crédito e descontos registados nas mesmas. Os relatórios identificam faturas há muito por cobrar e geram extratos.
Contas a Pagar: faturas de fornecedores com pagamento diferido, registadas até à liquidação. Os relatórios apoiam o planeamento dos pagamentos e assinalam os pagamentos pendentes.

Faturas apresentadas no ecrã num departamento de contabilidade

Controlo de inventário

Tudo o que a propriedade adquire e mantém, seja perecível ou não, está associado ao módulo Financeiro, de modo a que o valor e os movimentos de stock sejam registados na contabilidade. Apenas na edição completa.

Registos de stock: descrições, quantidades em stock, preços unitários e valores totais, atualizados em tempo real.
Movimentos de stock: todas as aquisições, vendas, devoluções e ajustamentos são registados, para que os níveis, as tendências e a procura sejam visíveis, em vez de terem de ser deduzidos.
Auditorias de stock: conciliar os níveis registados com uma contagem física e identificar as discrepâncias.
Pedidos de compra e ordens de compra: o pedido formaliza a necessidade; a ordem de compra autoriza o fornecedor com base nas descrições, quantidades, preços, datas de entrega e condições de pagamento acordadas.
Compras diretas: adquiridas diretamente a um fornecedor, sem lista de mercado nem ordem de compra, registadas de forma a que o stock e as despesas continuem a corresponder-se. Trata-se, na sua maioria, de alimentos e bebidas, comprados no mercado ou aproveitando as promoções do dia.
Listas de mercado: a lista consolidada do departamento de compras com as necessidades de cada departamento, incluindo quantidades, especificações e fornecedores preferenciais.

Contar o stock nas prateleiras comparando-o com uma folha de registo

---

O Add-ons amplia todas estas funcionalidades — gestor de canais, telefone, fechaduras, CRM, Internet para hóspedes, taxas de câmbio e as aplicações móveis. Consulte a lista de complementos ou solicite um orçamento para a sua propriedade.

Pessoal que trabalha no balcão de atendimento

Um recepcionista a trabalhar

Surgem duas questões antes de a maior parte destes aspetos se tornar relevante, e ambas têm a sua própria página. Se um sistema instalado no local ou na nuvem é mais adequado para a sua propriedade, o que se resume, em grande parte, ao que acontece quando a sua ligação falha. E se um único sistema ou vários sistemas constituem a solução mais adequada, o que, na verdade, é uma questão sobre quem detém o controlo das interfaces entre eles. Ambas as questões apresentam argumentos tanto a nosso favor como contra nós.

Se ainda estiver a tentar determinar o que a sua propriedade realmente necessita, o IT in Hospitality aborda o assunto de forma independente em relação aos fornecedores e os seus modelos podem ser descarregados gratuitamente.

Estás pronto para experimentar as vantagens do Resort Manager por ti próprio?

Contacta-nos hoje para agendar uma demonstração ou saber mais sobre o nosso software.

Orçamento personalizado Contacte-nos