On-premise atau cloud, dan cara menentukan mana yang cocok untuk properti Anda
Cloud kini menjadi pilihan standar, dan bagi banyak hotel, itu adalah pilihan yang tepat. Halaman ini membahas properti-properti di mana cloud bukanlah pilihan yang tepat, serta cara menentukan jenis properti Anda.
Kami mengembangkan sistem on-premise, jadi kami memiliki kepentingan di sini. Kami telah berusaha menulis bagian-bagian yang berargumen menentang kami dengan sama telitinya seperti bagian-bagian yang mendukung kami.
Pertanyaannya sebenarnya bukan tentang perangkat lunak
Jika Anda bertanya mana yang lebih baik, cloud atau on-premise, Anda akan mendapatkan jawaban yang berkaitan dengan teknologi. Itu bukanlah tingkat yang tepat untuk mengambil keputusan.
Pertanyaan yang berguna lebih spesifik. Ketika koneksi internet Anda terputus, pada hari terburuk dalam setahun—bukan hari biasa—apa yang masih perlu Anda lakukan? Jawablah pertanyaan itu dengan jujur, dan arsitektur sistemnya akan menentukan sendiri.
Bagi hotel kota yang memiliki koneksi serat optik dan jalur cadangan melalui rute fisik yang berbeda, jawabannya sering kali adalah "tidak ada masalah besar, layanan akan kembali normal dalam dua puluh menit". Namun, bagi resor yang terletak di ujung satu-satunya kabel, di sebuah pulau, pada musim hujan, jawabannya berbeda.
Keunggulan cloud
Kami lebih memilih untuk menjelaskannya dengan jelas daripada sekadar menyentuhnya.
- Tidak perlu membeli server, dan tidak perlu mengganti server dalam lima atau enam tahun ke depan ketika server tersebut menjadi perangkat tertua di gedung tersebut.
- Pembaruan akan tiba tanpa Anda perlu menjadwalkannya atau membayarnya secara terpisah.
- Anda dapat melihat angka-angka semalam dari mana saja, tanpa perlu ada yang mengatur akses jarak jauh terlebih dahulu.
- Menambahkan properti kedua atau ketiga merupakan pekerjaan yang lebih mudah, karena tidak ada hal fisik yang perlu diulang.
- Pihak vendor yang bertanggung jawab atas pencadangan data, pemasangan patch, dan penanganan kegagalan perangkat keras. Bagi properti yang tidak memiliki staf teknis, hal ini merupakan pengalihan risiko yang sesungguhnya.
Itu adalah keunggulan nyata. Jika koneksi Anda stabil dan operasional Anda sederhana, hal-hal tersebut mungkin sudah cukup untuk menentukan pilihan Anda.
Biaya cloud yang harus Anda keluarkan, selain biaya langganan
Kekurangannya kurang mencolok, itulah sebabnya hal tersebut cenderung ditemukan belakangan daripada dipertimbangkan sejak awal.
- Anda menyewanya secara permanen. Harganya tidak dapat Anda tentukan sendiri dan tidak akan berhenti.
- Anda tidak bisa memilih kapan pembaruan dirilis, atau apa saja yang diubah pada tampilan layar yang digunakan staf Anda lima puluh kali sehari.
- Kemampuan resepsionis Anda bergantung pada koneksi internet pada kondisi terburuknya, bukan pada kondisi rata-ratanya.
- Jika vendor diakuisisi, mengubah arah bisnis, atau menghentikan produk tersebut, jadwal Anda akan bergantung pada mereka.
- Data Anda disimpan di tempat lain, di bawah pengaturan pihak lain, yang lebih penting di beberapa yurisdiksi dibandingkan yang lain.
Tidak ada satupun dari hal tersebut yang secara otomatis menjadi argumen menentang cloud. Hal tersebut justru merupakan argumen untuk memahami mana di antara keduanya yang Anda pilih.
Cloud adalah server milik pihak lain, bukan jenis hal yang berbeda
Hal ini sering terlewatkan dalam pembahasan mengenai cloud. Sebenarnya, tidak ada yang namanya 'cloud'. Yang ada hanyalah sebuah server, yang terletak di sebuah gedung, dimiliki oleh pihak lain selain Anda, dan perbedaan yang sebenarnya penting bukanlah karena server tersebut lebih modern. Perbedaan yang penting adalah siapa yang dapat mengaksesnya.
Sistem cloud harus dapat diakses dari internet publik, karena itulah cara Anda mengaksesnya. Jadi, sistem tersebut juga dapat diakses oleh siapa saja, setiap saat, termasuk orang-orang yang menjalankan pemindaian otomatis untuk mencari kelemahan yang diketahui dalam perangkat lunak yang dijalankan sistem tersebut. Ini bukanlah kritik terhadap vendor tertentu. Inilah arti dari berada di internet.
Sistem on-premise dapat diakses dari perangkat yang terhubung ke jaringan Anda sendiri. Jumlah perangkatnya lebih sedikit, dan Anda secara umum mengetahui perangkat apa saja yang ada. Orang-orang yang dapat mencoba mengakses sistem manajemen properti Anda, pada dasarnya adalah orang-orang yang dapat masuk ke jaringan kantor Anda.
Ada dua hal yang harus disampaikan secara jujur sehubungan dengan hal tersebut, jika tidak, argumen tersebut tidak ada artinya.
Pertama, penyedia layanan cloud yang serius mempekerjakan orang-orang yang tugas utamanya adalah memastikan server tersebut selalu diperbarui, dipantau, dan diisolasi dari server tetangganya. Sebagian besar hotel tidak mempekerjakan orang seperti itu. Permukaan yang luas dan terpapar, namun dilindungi secara profesional, sebenarnya bisa lebih aman daripada permukaan kecil yang tidak diawasi oleh siapa pun. Server on-premise yang belum diperbarui selama empat tahun, dengan desktop jarak jauh yang terbuka ke internet karena dianggap praktis pada suatu akhir pekan, lebih buruk daripada sistem cloud terkemuka mana pun. Konfigurasi seperti itu umum terjadi, dan hal itu menghilangkan seluruh keunggulannya.
Yang kedua adalah bahwa keuntungan tersebut ada di tangan Anda untuk dipertahankan atau diabaikan. Akses jarak jauh memang berguna dan kami menyediakannya, tetapi setiap jalur yang Anda buka merupakan celah masuk. Jika Anda menambahkan satu jalur, lakukan melalui VPN daripada dengan meneruskan port, dan anggaplah keputusan tersebut sebagai keputusan keamanan, bukan sekadar pengaturan kenyamanan.
Faktanya adalah sebagai berikut. On-premise memberikan Anda area serangan yang jauh lebih kecil, dan menempatkan tanggung jawab sepenuhnya pada Anda untuk menjaga agar area tersebut tetap aman. Cloud memberikan area serangan yang lebih besar, namun dikelola secara profesional, dan menghilangkan tanggung jawab tersebut dari pundak Anda. Pilihan mana yang paling sesuai bagi Anda lebih bergantung pada apakah ada orang di properti Anda yang benar-benar akan melakukan pemeliharaan, daripada pada teknologi yang digunakan.
Keunggulan sistem on-premise
Sistem on-premise dijalankan di server yang berada di gedung Anda. Bentuk pertukarannya adalah kebalikan dari sistem cloud.
- Ketika koneksi internet terputus, aktivitas di dalam gedung tetap berjalan. Melakukan check-in tamu, membuka reservasi meja, mencatat tagihan, menandai kamar sudah bersih. Sistem ini berada di gedung yang sama dengan orang-orang yang menggunakannya.
- Anda membelinya sekali, bukan menyewanya selama Anda menggunakannya.
- Anda yang menentukan kapan akan melakukan upgrade, dan Anda dapat memutuskan untuk tidak melakukannya tahun ini.
- Data disimpan di lokasi Anda, yang bagi sebagian pemilik menjadi alasan utama.
- Kinerja tidak terpengaruh oleh jaringan pihak lain. Pagi hari yang sibuk di resepsionis berjalan sama seperti sore hari yang sepi.
Berapa biaya yang harus Anda keluarkan untuk sistem on-premise
Kejujuran yang sama juga berlaku dalam konteks ini.
- Perangkat kerasnya adalah milik Anda. Perangkat tersebut akan menua, dan suatu hari akan rusak, biasanya pada saat yang tidak tepat.
- Pencadangan data adalah tanggung jawab Anda, bukan sesuatu yang bisa dianggap remeh. Inilah hal yang sering diremehkan orang, dan inilah yang bisa mengubah minggu yang buruk menjadi bencana.
- Akses jarak jauh adalah sesuatu yang Anda atur secara sengaja, bukan sesuatu yang Anda dapatkan secara gratis.
- Peningkatan besar adalah proyek yang memiliki tenggat waktu, bukan sesuatu yang terjadi secara diam-diam dalam semalam.
- Jika tidak ada seorang pun di lokasi yang paham tentang server, Anda memerlukan penyedia layanan yang benar-benar merespons panggilan telepon.
Poin terakhir ini bukanlah hal sepele, dan perlu disampaikan secara gamblang. Sistem on-premise tanpa dukungan penyedia layanan lebih buruk daripada sistem cloud tanpa dukungan penyedia layanan, karena Anda memikul tanggung jawab yang lebih besar. Itulah alasan kami memperlakukan dukungan purna jual sebagai bagian dari produk, bukan sekadar tambahan.
Apa saja yang memerlukan koneksi internet, pada sistem apa pun
Beberapa hal memang secara definisi memerlukan koneksi, dan tidak ada sistem manajemen properti dengan arsitektur apa pun yang dapat mengubah hal tersebut. Hal-hal tersebut layak untuk disebutkan, karena sering kali dijadikan argumen untuk menentang sistem on-premise padahal sebenarnya tidak demikian.
- Manajer saluran Anda tidak dapat terhubung ke agen perjalanan online, sehingga tarif dan ketersediaan hanya diam di tempat. Tidak ada yang hilang, tetapi juga tidak ada yang bergerak. Kami terhubung melalui manajer saluran, bukan langsung ke masing-masing agen, dan alasan di balik hal tersebut layak untuk dibaca jika Anda sedang membandingkan sistem.
- Otorisasi pembayaran dengan kartu memerlukan koneksi internet. Proses ini melibatkan komunikasi dengan bank, dan tidak ada versi lokalnya.
- Konfirmasi email masuk ke antrean alih-alih terkirim.
- Siapa pun yang bekerja dari jarak jauh sebenarnya bekerja dari jarak jauh tanpa melakukan apa-apa.
Tak satu pun dari hal-hal tersebut merupakan biaya yang timbul akibat memilih sistem on-premise. Setiap hal tersebut juga berlaku pada sistem cloud, dan dengan alasan yang sama. Hal-hal tersebut merupakan bagian dari masalah yang tak dapat diselesaikan oleh siapa pun, dan sama persis di kedua sisi perbandingan.
Perbandingan ini ditentukan oleh segala hal lainnya, dan di situlah kedua arsitektur tersebut berbeda. Pada sistem on-premise, sebagian besar kegiatan yang dilakukan hotel tetap berjalan: resepsionis melakukan check-in dan check-out tamu, restoran dan bar menerima pesanan serta mencatat tagihan, bagian housekeeping menandai kamar, serta pelaporan dan pembukuan tetap berada di tempat yang sama seperti pagi ini. Server berada di gedung yang sama dengan orang-orang yang menggunakannya, sehingga bagian koneksi yang penting tidak pernah meninggalkan gedung tersebut.
Pada sistem cloud, sebagian besar fungsi tersebut berhenti. Meja resepsionis dan titik penjualan (POS) merupakan tampilan layar yang terhubung ke server di tempat lain, dan ketika koneksi ke server tersebut terputus, fungsi-fungsi tersebut pun ikut berhenti. Beberapa fungsi yang memang sudah pasti akan berhenti tetap berhenti, dan kini hotel pun ikut berhenti bersamanya.
Jadi, klaimnya bukanlah bahwa on-premise membuat hotel tidak bergantung pada internet. Tidak ada yang bisa melakukannya. Yang dimaksud adalah bahwa ketika koneksi internet terputus, sistem on-premise kehilangan beberapa hal yang tidak dapat dipertahankan oleh sistem mana pun, sedangkan sistem cloud kehilangan hal-hal tersebut serta hampir semua hal lainnya.
Di mana batasannya dalam praktiknya
Secara kasar, di titik di mana infrastruktur tidak lagi membosankan.
Jika Anda berada di sebuah pulau, atau di ujung satu-satunya kabel, atau di tempat yang aliran listriknya sering terputus-putus selama musim hujan, perhitungannya pun berubah. Perhitungannya akan berubah lagi jika koneksi cadangan Anda ternyata melewati saluran fisik yang sama dengan koneksi utama Anda, yang ternyata lebih umum terjadi daripada yang diperkirakan orang setelah mereka menanyakan hal ini dengan tepat, alih-alih hanya menerima jawaban yang tertera pada formulir pemesanan.
Kami menyampaikan hal ini dari sudut pandang tertentu. Kami mendukung properti di Indonesia dan Thailand, termasuk pulau-pulau, dan masalah gangguan layanan bukanlah hal yang hipotetis bagi mereka.
Beberapa properti tersebut kini telah memiliki konektivitas yang baik selama bertahun-tahun, namun tetap mempertahankan arsitektur tersebut. Bukan karena kebiasaan semata. Alasan mereka memilihnya tetap relevan, dan sistem yang tetap berfungsi saat koneksi terputus tetap memiliki nilai, bahkan pada tahun di mana koneksi tidak pernah terputus.
Ringkasan yang cukup tepat
Jika Anda memiliki konektivitas yang andal, tidak memiliki staf teknis, mengelola beberapa properti, dan lebih memilih menyewa daripada memiliki, cloud mungkin merupakan pilihan yang tepat bagi Anda, dan Anda tidak boleh membiarkan siapa pun membujuk Anda untuk tidak memilihnya hanya karena alasan prinsip. Argumen keamanan juga mendukung pilihan Anda: lebih baik mengandalkan para profesional pihak lain daripada server di kantor Anda yang tidak pernah diperbarui oleh siapa pun.
Jika Anda mengelola satu properti atau grup kecil, di lokasi di mana infrastruktur terkadang tidak dapat diandalkan, dan Anda lebih memilih untuk memiliki perangkat lunak yang mengelola bisnis Anda, on-premise masih menjadi pilihan yang masuk akal. Anda tetap bisa bekerja saat koneksi terputus, dan mesin yang menyimpan data tamu Anda dapat diakses dari kantor Anda, bukan dari mana saja. Pilihan ini belum tergantikan. Pilihan ini hanya kurang populer, yang merupakan hal yang berbeda.
Resort Manager adalah sistem on-premise. Sistem ini mengelola reservasi, resepsionis, titik penjualan, persediaan, dan pembukuan dalam satu sistem, tersedia dalam dua edisi tergantung ukuran properti, dengan add-on untuk antarmuka yang benar-benar dibutuhkan oleh hotel tertentu. Perangkat lunak ini pertama kali dirilis pada tahun 2009, dan hotel-hotel pertama yang menginstalnya masih menggunakannya hingga saat ini.
Jika Anda sedang mempertimbangkan hal ini dan menginginkan analisis objektif alih-alih promosi, termasuk alasan untuk tetap menggunakan sistem yang ada, artikel 'Mengganti Sistem Manajemen Properti' menjelaskan apa saja yang sebenarnya terlibat dalam proses peralihan tersebut. [Beritahu kami bagaimana Anda mengoperasikan properti Anda](/changing-hotel-property-management-system.html), dan kami akan memberi tahu Anda secara jujur apakah sistem ini cocok untuk Anda.
Harga tergantung pada properti, jadi kami memberikan penawaran harga daripada mencantumkannya.
Beritahu kami versi mana yang Anda butuhkan, modul-modul yang Anda inginkan, dan jumlah kamar yang Anda kelola, dan kami akan menyusun proposal untuk Anda. Jika Resort Manager tidak sesuai untuk properti tersebut, kami akan memberitahukannya kepada Anda.