Satu sistem terintegrasi, atau empat sistem yang saling terhubung
Tidak ada yang bermaksud membeli empat sistem sekaligus. Hal itu terjadi melalui serangkaian keputusan yang masuk akal satu per satu, dan biayanya baru muncul kemudian, di tempat yang tidak pernah diduga.
Halaman ini mengemukakan argumen bahwa satu sistem saja sudah cukup untuk mengelola seluruh properti. Halaman ini juga menjelaskan situasi di mana pendekatan sebaliknya justru merupakan solusi yang tepat, karena untuk beberapa operasi, hal tersebut memang benar-benar diperlukan.
Bagaimana sebuah hotel akhirnya memiliki empat sistem
Sistem manajemen properti harus didahulukan, karena Anda harus memilikinya.
Kemudian manajer restoran menemukan sistem point of sale yang lebih disukainya daripada yang sudah disertakan, dan mereka tidak salah mengenai fitur-fiturnya. Lalu bagian keuangan menginginkan paket akuntansi mereka sendiri, karena itulah yang sudah dikuasai oleh petugas pembukuan dan biaya pelatihan ulang juga menjadi beban. Di tengah-tengah proses tersebut, sebuah spreadsheet muncul untuk merekonsiliasi bagian-bagian yang tidak sesuai, dan setelah beberapa waktu, tidak ada yang ingat siapa yang membuatnya atau untuk apa rumus di kolom H itu.
Setiap keputusan tersebut dapat dibenarkan pada saat diambil. Hasilnya biasanya tidak demikian, dan alasannya adalah tidak ada yang pernah memutuskan hal tersebut.
Biaya tersebut tidak termasuk dalam biaya lisensi
Laporan tersebut muncul pada akhir bulan.
Sistem kasir menunjukkan satu angka, sedangkan buku besar menunjukkan angka lain. Seseorang menghabiskan waktu satu pagi untuk mencari tahu bahwa tagihan bar telah dibebankan ke kamar yang sudah check-out, dan satu jam lagi untuk memutuskan siapa yang bertanggung jawab memperbaikinya. Seorang tamu meminta salinan tagihannya, dan resepsionis menyusunnya dari dua layar. Catatan stok menunjukkan Anda memiliki delapan belas botol, sedangkan gudang menyimpan sebelas botol; perbedaan ini bukan karena pencurian, melainkan karena kedua sistem memiliki definisi yang berbeda mengenai apa yang dimaksud dengan 'karton'.
Tak ada yang dramatis dari hal itu. Ini adalah beban yang terus-menerus terhadap perhatian orang, yang dibayar selamanya, dan tidak terlihat dalam perbandingan harga langganan mana pun.
Antarmuka adalah bagian yang sering diremehkan orang
Antarmuka antara dua sistem adalah jaminan bahwa data akan berpindah. Seperti halnya janji lainnya, pertanyaan yang menarik adalah apa yang terjadi jika janji itu dilanggar.
Ketika antarmuka mengalami kegagalan, hal itu hampir terasa melegakan. Segalanya terhenti, pesan kesalahan muncul, seseorang menelepon orang lain. Anda tahu lah.
Kegagalan yang mahal adalah kegagalan yang tak terdeteksi. Sebagian besar data mengalir dengan lancar, namun sebagian kecil tidak, tanpa disadari, selama berminggu-minggu. Tidak ada peringatan karena dari sudut pandang masing-masing sistem, semuanya tampak normal: satu sistem telah mengirimkan data, sementara sistem lainnya tidak pernah menerimanya. Anda baru menyadarinya pada akhir bulan, akhir tahun, atau ketika seorang tamu mengajukan keberatan atas tagihan yang tidak dapat Anda buktikan.
Sistem entri ganda justru lebih jujur jika dibandingkan. Sistem ini lambat, membuat staf Anda kesal, dan menimbulkan kesalahan sendiri, tetapi setidaknya semua orang tahu bahwa mereka melakukannya. Tidak ada yang beranggapan bahwa masalahnya sudah teratasi.
Ada biaya ketiga yang hanya muncul saat terjadi masalah, dan inilah yang pertama kali disebutkan oleh operator saat Anda menanyakannya. Empat sistem berarti empat pemasok, dan masing-masing dari mereka dapat mengatakan bahwa itu adalah masalah pihak lain. Pemasok sistem manajemen properti mengatakan bahwa sistem point of sale mengirimkan data yang tidak valid. Pemasok sistem point of sale mengatakan bahwa spesifikasi antarmuka telah berubah. Keduanya bersikap wajar, namun tidak ada yang memperbaikinya, dan orang yang berada di tengah-tengah yang menjaga agar hotel tetap berjalan adalah Anda.
Argumen yang jujur mengenai sistem terpisah
Kita harus mengimplementasikannya dengan benar, karena untuk beberapa operasi, sistem ini lebih unggul.
Jika Anda mengelola grup besar dengan fungsi TI yang mumpuni, solusi terbaik di kelasnya benar-benar dapat mengungguli versi 'semuanya dalam satu' dari satu vendor. Sistem penjualan (POS) khusus dari penyedia spesialis akan memiliki fitur lebih lengkap daripada modul yang disertakan dalam sistem manajemen properti, karena sistem tersebut merupakan inti bisnis perusahaan tersebut. Hal yang sama berlaku untuk paket akuntansi profesional begitu operasi keuangan Anda cukup besar untuk membutuhkan fungsinya.
Pendekatan "best of breed" akan berhasil jika ada pihak yang bertanggung jawab atas lapisan integrasi. Artinya, seseorang yang tugasnya mencakup memantau jika transfer data harian tidak berjalan lancar, menagih pertanggungjawaban kepada empat vendor, dan menguji antarmuka setelah salah satu dari mereka merilis pembaruan. Dengan adanya orang tersebut, investasi ini dapat membiayai dirinya sendiri.
Sebagian besar hotel independen tidak memiliki orang tersebut. Yang mereka miliki adalah seorang manajer umum yang juga menangani segala masalah teknis yang muncul, yang berarti lapisan integrasi tersebut adalah manajer umum itu sendiri, pada malam hari, setelah jam operasional berakhir.
Apa yang berubah dengan satu sistem
Bukan keanggunan. Keanggunan tidak layak dibayar.
- Tagihan restoran tercatat di kamar karena tidak ada tempat lain untuk dicatat, bukan karena proses transfer berhasil dilakukan pada pukul dua dini hari.
- Audit malam dapat direkonsiliasi karena tidak ada yang perlu direkonsiliasi dengannya.
- Folio tamu adalah satu dokumen yang disusun dari satu tempat, terlepas dari siapa pun yang bertugas di meja resepsionis.
- Pergerakan stok, penjualan, dan buku besar mencatat peristiwa yang sama hanya sekali, bukan tiga kali dalam tiga format yang berbeda.
- Pelaporan mencakup properti itu sendiri, bukan sekadar sistemnya, sehingga tingkat hunian, pengeluaran, dan margin dapat dianalisis secara bersamaan tanpa perlu mengekspor data ke spreadsheet.
- Jika terjadi masalah, ada satu nomor yang bisa dihubungi, dan tidak ada seorang pun di ujung telepon yang akan mengatakan bahwa itu adalah masalah vendor lain.
Yang terakhir itu lebih berharga daripada yang terdengar. Itulah perbedaan antara masalah yang diselesaikan dan masalah yang hanya diadili.
Apa yang sebenarnya dicakup oleh Resort Manager
Satu sistem yang menangani pemesanan, resepsionis, hubungan dengan tamu, titik penjualan, persediaan, pelaporan, dan pembukuan. Tersedia dalam dua edisi, tergantung pada ukuran properti. Add-ons menyediakan antarmuka yang dibutuhkan oleh hotel tertentu, seperti kunci pintu, sistem telepon, Wi-Fi tamu, atau CRM, yang dipilih dari daftar, bukan disertakan dalam paket untuk menaikkan harga penawaran.
Satu-satunya hal yang benar-benar berada di luar gedung adalah distribusi. Menjual kamar berarti berinteraksi dengan agen perjalanan online, dan kami melakukannya melalui manajer saluran daripada terhubung ke setiap agen secara terpisah. Itu adalah pilihan yang disengaja, dan alasannya dijelaskan di halaman tersebut.
Faktanya bahwa sistem ini merupakan satu kesatuan juga menjadi alasan mengapa sistem ini tetap berfungsi meskipun koneksi internet terputus. Tidak ada proses transfer data harian yang bisa gagal dan tidak ada antarmuka yang bisa berhenti berfungsi, sehingga ketika koneksi internet terputus, operasional di gedung tetap berjalan.
Jika Anda sedang membaca ini sekarang
Pemicu yang umum adalah penutupan bulan yang memakan waktu tiga hari alih-alih satu hari, atau percakapan dengan pemasok yang berputar-putar tanpa hasil.
Ada juga sebuah akun yang tidak kami pesan dan tidak dapat kami klaim sebagai karya kami. Ananda Mello Costa adalah seorang insinyur sistem dengan pengalaman sekitar dua dekade di bidang sistem perusahaan dan manajemen mutu, yang akhirnya mengelola sebuah resor ramah lingkungan kecil di sebuah pulau terpencil di Filipina. Delapan kamar, empat puluh lima staf, sebuah restoran, sebuah spa, sebuah pusat selam, dan sebuah pusat layang-layang, semuanya dikelola dengan spreadsheet di tiga laptop.
Sebagian besar yang ditulisnya sama sekali tidak berkaitan dengan perangkat lunak. Teks tersebut membahas apa yang terjadi ketika informasi tersimpan di atas kertas, dalam bentuk uang tunai, dan dalam berkas-berkas yang tidak saling terhubung, yang merupakan kondisi yang sebenarnya dijelaskan oleh halaman ini dan alasan mengapa halaman ini layak dibaca, terlepas dari apakah Anda pernah menghubungi kami atau tidak. Penjelasannya terdapat di situsnya sendiri, dan kami menyertakan tautan ke sana.
Dua pelanggan telah menuliskan pengalaman mereka sendiri, dan keduanya lebih berharga daripada apa pun yang dapat kami katakan tentang diri kami sendiri. Code Hotel di Koh Samui meninggalkan salah satu dari tiga sistem manajemen properti terbesar setelah tiga tahun mengalami masalah dukungan. Maekok River Village memiliki sistem yang mereka sukai, namun memutuskan untuk berpindah karena memperbarui sistem tersebut berarti harus membeli server dan workstation lagi.
Ceritakan kepada kami bagaimana properti Anda dikelola, termasuk bagian-bagian yang saat ini dikelola menggunakan spreadsheet, dan kami akan memberi tahu Anda secara jujur apakah satu sistem akan menjadi perbaikan atau hanya pengaturan yang berbeda dari pekerjaan yang sama.
Siap untuk merasakan sendiri manfaat dari Resort Manager?
Hubungi kami hari ini untuk menjadwalkan demo atau mempelajari lebih lanjut tentang perangkat lunak kami.