Beralih

Mengganti sistem manajemen properti Anda

Sebagian besar properti tetap menggunakan sistem yang sudah tidak mereka sukai lagi, lebih lama dari yang mereka rencanakan, karena mengganti sistem tersebut menimbulkan gangguan, dan gangguan tersebut lebih mudah dibayangkan daripada manfaatnya.

Halaman ini membahas bagaimana proses pengambilan keputusan tersebut sebenarnya berlangsung. Halaman ini bukan ajakan penjualan, dan sebagian isinya justru menganjurkan untuk tetap menggunakan sistem yang sudah ada.

Berapa lama orang sebenarnya menunggu

Code Hotel di Koh Samui sangat kecewa dengan layanan dukungan dari salah satu dari tiga sistem manajemen properti terbesar — dan tetap menggunakannya selama tiga tahun sebelum akhirnya menggantinya.

Itulah angka yang patut diperhatikan. Bukan tiga minggu. Tiga tahun menggunakan sistem yang telah mereka putuskan mengecewakan mereka, karena hambatan dalam melakukan perubahan tampak lebih buruk daripada hambatan jika tetap menggunakan sistem tersebut.

Jika Anda berada dalam posisi tersebut dan belum beralih, itu bukan berarti Anda ragu-ragu. Anda normal. Namun, perlu diketahui bahwa tiga tahun adalah biaya yang harus Anda tanggung untuk "menerimanya", dan bahwa penjelasan mereka sendiri mengenai proses perubahan itu sendiri sangat singkat.

Dua alasan mengapa orang benar-benar mengganti

Hampir tidak ada yang mengganti sistem manajemen properti hanya karena pesaing memiliki daftar fitur yang lebih baik. Berdasarkan pengalaman kami, ada dua pemicu yang sebenarnya, dan keduanya sangat berbeda.

Sistemnya baik-baik saja, tapi biayanya tidak: Tetap mengikuti perkembangan terkini membutuhkan pengeluaran yang signifikan — seringkali untuk perangkat lunak dan perangkat keras secara bersamaan — dan tidak memberikan kemampuan baru. Inilah yang terjadi pada Maekok River Village: sistem mereka sebelumnya sangat baik, dan memperbaruinya membutuhkan pengeluaran besar untuk keduanya. Anda menghabiskan uang hanya untuk tetap di tempat.
Perangkat lunak tersebut berfungsi, namun layanan dukungannya tidak: Tidak ada yang menyadari pentingnya layanan dukungan hingga malam ketika hal itu benar-benar dibutuhkan, dan pada saat itu, tidak ada hal lain yang lebih penting. Inilah kasus Code Hotel, dan ini adalah skenario yang lebih umum di antara keduanya.

Ada alasan ketiga yang jarang disebutkan: Anda sudah tidak lagi bisa mengandalkan spreadsheet. Jika alokasi kamar, tagihan tamu, kegiatan, dan penggajian tersimpan dalam berkas-berkas terpisah yang harus direkonsiliasi oleh seseorang, maka sistemnya bukanlah spreadsheet — melainkan orang tersebut. Itulah tepatnya situasi yang dijelaskan oleh Ananda Mello Costa dalam ceritanya tentang mengelola sebuah resor di Filipina, dan yang berubah baginya bukanlah perangkat lunaknya, melainkan fakta bahwa ia tidak lagi harus mengingat seluruh gambaran besarnya di kepalanya.

Apa saja yang sebenarnya terlibat dalam proses migrasi

Ada empat hal, dan hanya yang terakhir yang benar-benar berkaitan dengan perangkat lunak.

Data: Riwayat tamu, pemesanan di masa mendatang, tarif, dan saldo akun harus diterima secara utuh. Tanyakan data apa saja yang dapat ditransfer, apa yang tidak, serta dalam format apa Anda akan menerima data tersebut kembali nantinya.
Konfigurasi: Jenis kamar, paket tarif, perlakuan pajak, outlet, dan izin pengguna harus diatur agar sesuai dengan cara kerja Anda yang sebenarnya — yang jarang sesuai dengan pengaturan sistem sebelumnya.
Pelatihan: Orang-orang yang menggunakannya setiap hari biasanya bukanlah orang-orang yang memilihnya. Staf resepsionis dan housekeeping harus bisa langsung bekerja pada hari pertama, bukan nanti-nanti.
Waktu: Lihat di bawah. Inilah yang sering disalahpahami orang.

Bersama kami, instalasi, konfigurasi, dan pelatihan sudah termasuk dalam setiap paket modular — satu-satunya biaya yang dikenakan adalah biaya perjalanan yang benar-benar dikeluarkan. Tanyakan kepada penyedia layanan mana pun berapa biayanya, dan dapatkan jawabannya sebelum Anda menandatangani perjanjian.

Jangan melakukannya pada musim ramai

Hal itu mungkin saja dilakukan. Namun, hal itu jarang bijaksana.

Migrasi berarti data baru, konfigurasi baru, dan staf yang harus mempelajari antarmuka yang belum familiar, dan musim ramai adalah waktu terburuk untuk melakukan ketiga hal tersebut. Minggu-minggu sepi di awal dan akhir musim Anda ada tepat untuk tujuan ini.

Jika sistem Anda saat ini mengalami kegagalan yang begitu parah sehingga menunda tindakan justru menimbulkan risiko yang lebih besar, itu adalah situasi nyata dan kami akan mengatakannya — tetapi keputusan tersebut harus Anda ambil secara sadar, bukan sekadar tanggal yang Anda biarkan berlalu begitu saja.

Pertanyaan-pertanyaan yang sebenarnya menentukan hal tersebut

Tanyakan hal-hal ini kepada penyedia layanan Anda saat ini dan kepada siapa pun yang akan menggantikan mereka. Jawaban-jawaban tersebut, bukan perbandingan fitur, adalah hal-hal yang akan Anda hadapi sehari-hari.

Siapa yang akan merespons jika terjadi gangguan pada musim ramai, dan seberapa cepat tanggapannya? Apakah layanan dukungan sudah termasuk dalam paket, ataukah tersedia paket berjenjang yang biayanya lebih mahal tepat saat Anda membutuhkannya?
Apakah orang yang menjawab dapat memperbaikinya, atau hanya mencatatnya saja?
Berapa biaya yang harus dikeluarkan selama lima tahun — lisensi, pembaruan perangkat keras, dukungan — dibandingkan dengan menggantinya?
Fitur baru apa yang sebenarnya ditawarkan oleh pembaruan ini? Jika tidak ada, Anda membayar hanya untuk tetap di tempat.
Apakah penggantian sistem ini juga memerlukan perangkat keras baru? Tanyakan sejak dini, dan mintalah konfirmasinya secara tertulis.
Siapa pemilik data tersebut, dan dalam format apa Anda dapat mengambilnya?
Apakah sistem ini dapat disesuaikan dengan cara kerja properti Anda, atau Anda yang harus menyesuaikan diri dengannya?

Kami telah menjawab ketujuh pertanyaan tersebut di situs ini. Setiap penyedia layanan yang layak untuk dipilih pasti akan menjawabnya tanpa ragu-ragu.

Ketika kami menyarankan Anda untuk tidak repot-repot

Jika sistem Anda saat ini sudah berfungsi dengan baik dan satu-satunya keluhan adalah tampilannya yang ketinggalan zaman, tetaplah menggunakan sistem tersebut. Jika Anda mengelola properti bermerek besar dengan standar teknologi korporat, kami mungkin bukan pilihan yang tepat bagi Anda dan kami akan mengatakannya sejak awal. Jika penawaran upgrade yang Anda terima masuk akal dan memberikan manfaat nyata, terimalah penawaran tersebut.

Alasan kami berani mengatakan hal itu adalah alasan yang sama mengapa sisa halaman ini layak dibaca: beberapa properti telah menggunakan Resort Manager sejak tahun 2009. Sebuah bisnis yang bergantung pada tingkat pergantian pelanggan harus menindaklanjuti setiap permintaan informasi. Sebaliknya, bisnis yang bergantung pada retensi pelanggan hanya perlu bersikap jujur.

Jika Anda ingin membicarakannya

Disambut di resepsionis

Beritahu kami sistem apa yang sedang Anda gunakan saat ini, berapa banyak unitnya, komposisinya seperti apa, dan apa saja masalah yang sebenarnya terjadi. Kami akan memberi tahu Anda apakah mengganti sistem tersebut layak dilakukan — termasuk kapan hal itu tidak disarankan.

Pertanyaan umum

Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan sistem manajemen properti?

Pekerjaan ini lebih berkaitan dengan data, konfigurasi, dan pelatihan daripada perangkat lunak itu sendiri, dan jawaban yang jujur bergantung pada komposisi unit Anda serta seberapa banyak data historis yang dibawa bersama Anda. Yang lebih penting daripada jumlahnya adalah waktunya: hindari musim ramai.

Apakah kami dapat pindah di tengah musim?

Mungkin saja, namun jarang bijaksana. Migrasi berarti data baru, konfigurasi baru, dan staf harus mempelajari antarmuka yang asing, dan musim ramai adalah waktu terburuk untuk ketiga hal tersebut. Jika sistem Anda saat ini mengalami kegagalan yang cukup parah sehingga menunda migrasi justru menjadi risiko yang lebih besar, itu adalah situasi nyata dan kami akan mengatakannya.

Apakah kami dapat mengekspor data dari sistem kami saat ini?

Tanyakan kepada penyedia layanan Anda saat ini, secara tertulis, data apa saja yang dapat diekspor dan dalam format apa — sebelum Anda menandatangani perjanjian apa pun dengan pihak mana pun. Ini adalah pertanyaan yang paling sering diabaikan orang dan paling sering disesali. Hal ini juga berlaku bagi kami.

Apakah pemasangan dan pelatihan sudah termasuk?

Ya, dengan paket modular apa pun — satu-satunya biaya yang dikenakan adalah biaya perjalanan yang benar-benar dikeluarkan. Apa saja yang ditanggung.

Harga tergantung pada properti, jadi kami memberikan penawaran harga daripada mencantumkannya.

Beritahu kami versi mana yang Anda butuhkan, modul-modul yang Anda inginkan, dan jumlah kamar yang Anda kelola, dan kami akan menyusun proposal untuk Anda. Jika Resort Manager tidak sesuai untuk properti tersebut, kami akan memberitahukannya kepada Anda.

Penawaran Harga Hubungi Kami