O Resort Manager é um pacote de software integrado e completo para a gestão de propriedades hoteleiras.
O Resort Manager é um sistema completo e com tudo incluído, perfeito para hotéis de pequena a grande dimensão e villas boutique.
Oferece os módulos necessários de receção, reservas e ponto de venda, bem como módulos de gestão financeira e de inventário.
Todos os componentes de gestão hoteleira do Resort Manager estão totalmente integrados e funcionam numa base multi-moeda, multi-idioma e multi-utilizador.
Como resultado, os erros de introdução de dados são reduzidos e a eficiência geral da empresa é melhorada.
As caraterísticas do sistema de gestão hoteleira são apresentadas a seguir.
A Receção, as Reservas, as Relações com os Clientes, o Ponto de Vendas e os Relatórios estão disponíveis nas versões Resort Manager e Resort Manager Lite.
O Back Office, as Finanças e o Controlo de inventário só estão disponíveis na versão Resort Manager.
O módulo Front Desk trata de todas as funções comuns da receção, como o processamento do check-in, hóspedes internos, lembretes de tarefas e listas telefónicas.
Inclui também o Assistente de Auditoria Nocturna, que facilita o encerramento das actividades comerciais do dia e o reinício do sistema no dia útil seguinte.
Esta é uma vantagem significativa de ter um sistema de gestão de propriedades.
Todos estes processos têm opções pré-definidas, que um gestor atribui e controla frequentemente com as ferramentas Definições.
A funcionalidade Assistente de Check-In guia o operador através de todas as etapas necessárias para reservar o(s) hóspede(s) inesperado(s).
O assistente de check-in garante-te:
– disponibilidade do tipo de quarto solicitado para a duração da estadia solicitada.
– atribuição de um quarto adequado e limpo.
A componente Hóspedes Internos do módulo Receção abrange todos os hóspedes alojados na estância, bem como todos os fólios da receção.
Todos os fólios para hóspedes, grupos e visitantes (secretária) estão convenientemente acessíveis.
As datas de check-in e check-out são facilmente visíveis, assim como o saldo em curso dos encargos do fólio.
O assistente de Auditoria Nocturna orienta-te através dos processos automatizados necessários para concluir o processamento do dia.
São realizadas várias operações, tais como a adição de despesas de quarto aos registos dos hóspedes, o carregamento de transacções financeiras para o livro-razão, a recolha de estatísticas e a criação de um conjunto normalizado de relatórios diários.
A última tarefa é adiantar a data do sistema para o dia seguinte, em preparação para as transacções do novo dia.
Os trabalhadores da receção podem ficar sobrecarregados com os pedidos dos hóspedes, tarefas administrativas e chamadas telefónicas recebidas.
O turno seguinte pode facilmente perder o rasto e esquecer as notas feitas rapidamente.
A funcionalidade Tarefas consolida todas as tarefas pendentes para que todos os empregados possam ver rapidamente o que está pendente e que requer atenção imediata.
Ao abrir qualquer entrada, obtém mais informações sobre a tarefa, tais como quem a criou e a quem foi atribuída, bem como o estado de conclusão.
A ferramenta de pesquisa procura em todo o sistema do hotel, incluindo reservas, fólios e grupos.
As pesquisas também podem ser filtradas por intervalos de datas padrão, reservas futuras, reservas do ano anterior ou qualquer data necessária.
As reservas canceladas também podem ser reabertas através do formulário de pesquisa.
A lista telefónica de hóspedes permite-te procurar qualquer hóspede que esteja alojado na propriedade, e não apenas a pessoa que fez a reserva.
Isto é muito útil para ligar conversas telefónicas ou entregar mensagens.
O módulo Estado dos quartos fornece uma lista interactiva de todos os quartos do hotel.
O pessoal de limpeza pode ver:
– informações específicas sobre a localização de cada quarto
– o tipo de quarto.
– os nomes dos hóspedes ocupantes com as datas de check-in e check-out.
– o estado atual de cada quarto, codificado por cores.
– a data em que a roupa de cama foi mudada pela última vez.
Antes da chegada de um hóspede, o módulo de Reservas trata de todos os aspectos da sua estadia, incluindo reservas, informações sobre o hóspede, atribuição de quartos, pedidos especiais, etc.
O calendário de salas, com os seus filtros personalizados, permite uma rápida “otimização das salas”.
Os funcionários da receção podem obter todas as informações necessárias sobre a disponibilidade futura de quartos, incluindo tarifas e períodos de desconto exclusivos, a partir da funcionalidade Disponibilidade.
As reservas podem ser introduzidas manualmente num formulário de Nova Reserva ou podem ser produzidas automaticamente através do Gestor de Canais.
A disponibilidade de informações sobre visitas anteriores facilita a identificação automática de visitantes que regressam e acelera a criação de reservas.
As operações adicionais, como o check-in dos hóspedes, o cancelamento de reservas, a impressão de formulários de check-in dos hóspedes e o envio de correspondência normal por correio eletrónico aos hóspedes, podem ser concluídas a partir do menu de reservas.
Cria e gere facilmente reservas de grupo com a nossa interface de fácil utilização.
O nosso sistema de reservas intuitivo permite-te reservar vários quartos para um único grupo, simplificando o processo de reserva.
Adapta os blocos de quartos para satisfazer as necessidades específicas de cada grupo.
Personaliza os tipos de quartos, atribui pisos específicos e define restrições de reserva para garantir uma estadia organizada e sem problemas para os seus hóspedes.
O software de gestão de propriedades hoteleiras Resort Manager foi concebido para simplificar o processo de reserva de grupos, garantindo eficiência e comodidade tanto para os hoteleiros como para os hóspedes.
Todas as reservas são apresentadas no calendário dos quartos, juntamente com os detalhes dos quartos que não estão disponíveis.
É possível filtrar os quartos por tipo de quarto e comodidades.
Recomenda-se vivamente às estâncias de charme e aos hotéis com menos de 100 quartos ou villas que atribuam os quartos assim que as novas reservas forem recebidas, a fim de garantir a disponibilidade e evitar que os visitantes sejam deslocados durante a sua estadia.
A otimização dos quartos é simplificada com a utilização da funcionalidade Calendário de Quartos, que oferece uma observação rápida e simples da ocupação e do estado das reservas, juntamente com a capacidade simples de arrastar e largar.
A disponibilidade de quartos do hotel é apresentada no formulário Disponibilidade, juntamente com a taxa de ocupação percentual na data atual e a disponibilidade futura.
Ao responder a perguntas telefónicas sobre disponibilidade e tarifas de alojamento, esta função pode ser extremamente útil.
Quando passas o cursor sobre um quarto para uma data futura, abre-se uma caixa com as tarifas relevantes e o número de noites necessárias.
A gestão das tarifas dos quartos pode ser efectuada de várias formas diferentes.
Pode introduzir tarifas sazonais, que podem ser anuladas durante os períodos de férias.
Como opção adicional, as Regras de Tarifas podem ser especificadas para permitir que as tarifas sejam automaticamente aumentadas ou diminuídas de acordo com a disponibilidade dos quartos em tempo real.
As taxas podem ser expressas na moeda base das instalações ou em qualquer outra moeda que tenha sido configurada no sistema.
O módulo Guest Relations contém um registo completo de todos os hóspedes do hotel.
Inclui pessoas que tenham ficado alojadas no hotel ou que tenham utilizado as instalações da estância.
Esta lista principal pode ser utilizada para fins de marketing, bem como para analisar as tendências de gastos ou estadias na estância.
Todos os visitantes do hotel têm um registo.
Este registo pode ser utilizado como referência, bem como para fornecer serviços de hospitalidade personalizados.
Para além das informações normais do visitante, existem campos adicionais para Comentários, Gostos e Desgostos, bem como uma caixa de verificação de alerta.
Além disso, existem botões de menu que permitem abrir um formulário completo de informações de contacto e um formulário de dados demográficos.
Existe uma opção para fundir registos de hóspedes redundantes num único registo para eliminar as complicações associadas a registos de hóspedes duplicados.
Além disso, se houver vários hóspedes do mesmo agregado familiar, as informações de contacto podem ser copiadas para diferentes registos.
A exportação de hóspedes é uma poderosa ferramenta de marketing.
Existem vários filtros disponíveis para a lista de hóspedes exportada, incluindo informações de contacto, demográficas e de estadia.
O utilizador também pode escolher os campos a exportar.
Estas exportações também podem ser utilizadas para enviar mensagens de correio eletrónico automatizadas, tais como mensagens de correio eletrónico antes da chegada, mensagens de correio eletrónico depois da partida, marketing de aniversários ou férias, etc.
O nosso sistema de ponto de venda (POS) é uma peça sofisticada de tecnologia concebida para agilizar e simplificar o processo de transação de vendas.
O seu objetivo é criar uma plataforma que gere todo o processo de venda, desde a seleção do produto até ao processamento do pagamento, de uma forma eficaz.
A principal função de um sistema POS é captar de forma fiável e rápida os dados de vendas, tais como informações sobre artigos, quantidades e preços.
Esta automatização não só reduz a possibilidade de erro humano, como também acelera o processo de checkout, aumentando a satisfação do consumidor.
Um hotel ou resort pode ter várias estações e pontos de venda, tais como bares, restaurantes e spas.
As categorias são utilizadas para agrupar produtos da mesma família, de modo a poderem ser atribuídos ao ponto de venda adequado, para garantir que os terminais apenas apresentam produtos adequados a esse ponto de venda.
São atribuídos números de finanças e de custo de conta a cada categoria para permitir a ligação com o módulo de finanças.
A Lista de Produtos oferece uma lista de todos os produtos no sistema de Ponto de Venda e inclui a categoria do produto, nome, preço e descontos, impostos e outras informações.
As receitas dos produtos também podem ser introduzidas para calcular os preços de custo e, se necessário, reduzir automaticamente os níveis de stock.
Esta opção não está disponível no sistema Resort Manager Lite.
Os PCs de secretária ou portáteis, os terminais PoS dedicados, os tablets (iOS ou Android) e os dispositivos móveis são exemplos de terminais de ponto de venda.
Cada terminal pode ser optimizado em função das suas caraterísticas físicas, como o ecrã tátil e o tamanho do ecrã, bem como dos tipos de pontos de venda em que será utilizado, como um bar, um restaurante, uma loja de retalho ou um spa, entre outros.
É possível personalizar os produtos regulares utilizando modificadores, como por exemplo, adicionar mais coberturas às pizzas ou comer ovos escalfados ao meu pequeno-almoço.
Modificações como estas podem fornecer informações adicionais ao cozinheiro ou resultar numa despesa adicional.
Caixa para takeout, prato para partilhar ou informações sobre alergias são alguns exemplos de informações adicionais que podem ser fornecidas à cozinha através de mensagens.
O Assistente de fim de dia permite-te fechar o ponto de venda no final do dia útil com o mínimo de trabalho e papelada.
O Assistente de fim de dia orienta o operador ao longo do processo, assegurando que todas as facturas do dia são fechadas e que todos os terminais são devidamente encerrados.
Além disso, o assistente irá mover todas as informações financeiras para o módulo Finanças e reduzir os níveis de stock dos produtos nos menus de produtos.
A versão Lite do Resort Manager não inclui esta funcionalidade.
Com uma perspetiva de 360° do teu negócio, podes fazer julgamentos mais precisos.
Fornecer relatórios importantes que oferecem dados históricos e em tempo real sobre as operações da tua empresa.
Cada módulo dispõe de numerosos relatórios que permitem analisar o funcionamento interno de cada serviço.
Também podem ser criados relatórios personalizados para satisfazer as necessidades da tua empresa.
Todos os relatórios podem ser visualizados, impressos ou exportados para o Excel e outros formatos.
O módulo Finanças ou Razão do Resort Manager baseia-se em princípios contabilísticos de dupla entrada.
Quando configurado, o sistema financeiro define e mantém automaticamente todas as transacções comerciais. Este método simplifica a introdução de transacções e reduz drasticamente a margem de erro humano.
O Resort Manager foi concebido para funcionar em várias moedas e regimes fiscais, o que o torna adequado para utilização em qualquer país financeiro.
As entradas de transação servem de base a todos os registos financeiros introduzidos no sistema do Resort Manager e contêm informações sobre todos os movimentos entre contas.
As transacções contabilísticas são registadas utilizando técnicas padrão de dupla entrada.
Estas transacções podem incluir qualquer moeda predefinida. Para limitar a possibilidade de erros humanos de entrada, são utilizados modelos denominados Definições de diário para a entrada manual.
Para diminuir ainda mais a possibilidade de erros humanos, todas as entradas devem ser aprovadas após serem validadas.
Uma conta é um registo distinto de cada tipo de ativo, passivo, capital próprio, receita e despesa.
O plano de contas é a base de qualquer sistema de contabilidade e contém uma listagem detalhada de todas as contas do sistema.
As contas são utilizadas para registar todas as receitas, despesas, activos e passivos.
O Resort Manager suporta muitas moedas.
Estas moedas podem ser utilizadas para pagar quartos de hotel, compras e uma variedade de outras transacções financeiras.
As taxas de conversão de moeda podem ser introduzidas manualmente ou, com o nosso suplemento opcional, entregues diariamente no teu sistema.
As taxas podem ser definidas separadamente para transacções de compra e venda de moeda Forex.
Os orçamentos podem ser aplicados a qualquer conta, embora sejam mais tipicamente utilizados para acompanhar o progresso em relação às expectativas nas contas de Receitas, Custo de vendas e Despesas.
Os orçamentos são inseridos por períodos financeiros, com 12 períodos por ano.
Existem relatórios que permitem comparar as receitas e as despesas efectivas com as previstas no orçamento.
As contas a pagar (C/P) referem-se ao dinheiro que uma empresa tem de pagar aos seus fornecedores.
O dinheiro que deve ser recebido dos hóspedes e agentes é designado por Contas a Receber ou, abreviadamente, A/R.
Clientes (C/R) e Fornecedores (C/P) são os componentes que formam o módulo Contas.
Este módulo está diretamente ligado aos módulos de fichas de hóspedes, compras e ponto de venda.
Todas as facturas de fornecedores com pagamentos adiados serão reportadas no módulo Contas a pagar.
Uma vez pagos, estes pagamentos são também registados, juntamente com quaisquer notas de crédito ou descontos que tenham sido utilizados.
São disponibilizados relatórios para permitir o agendamento de pagamentos e para identificar quaisquer facturas pendentes.
Qualquer fatura de cliente cujo pagamento tenha sido acordado para ser atrasado será anotada no módulo Contas a receber.
Uma vez pagos, estes pagamentos são registados, bem como quaisquer notas de crédito ou descontos concedidos.
Os relatórios estão disponíveis para detetar quaisquer facturas que tenham ficado pendentes durante um longo período de tempo, bem como extractos.
Os artigos em stock incluem todos os materiais e produtos, tanto perecíveis como não perecíveis, comprados por um hotel e mantidos em stock até serem necessários.
O módulo de controlo de existências está ligado ao módulo financeiro para registar o valor das existências e as consequências financeiras dos movimentos de existências.
O controlo de stocks deve ser cuidadosamente controlado e monitorizado para que uma empresa funcione de forma eficiente. O módulo de stock do Resort Manager automatiza muitas das tarefas necessárias para garantir um controlo de stock adequado.
Os registos de existências funcionam como uma base de dados abrangente e bem organizada que mantém e gere metodicamente as informações sobre o inventário de uma empresa.
Estes registos contêm informações críticas sobre cada item de stock, tais como descrições de produtos, quantidades disponíveis, preços unitários e valores totais.
O registo de existências permite às organizações monitorizar os níveis de inventário, apoiar o cumprimento de encomendas sem problemas e otimizar a gestão da cadeia de abastecimento, fornecendo actualizações em tempo real e documentação precisa.
Os movimentos de existências referem-se ao acompanhamento dinâmico e contínuo das alterações do número e do estado das mercadorias no stock de uma empresa.
Para manter uma imagem precisa e actualizada do inventário, este procedimento implica o acompanhamento de todos os movimentos de artigos em stock, incluindo aquisições, vendas, devoluções e modificações.
Os movimentos de stock fornecem informações vitais sobre o movimento de artigos através da cadeia de abastecimento, permitindo às empresas monitorizar os níveis de stock, detetar tendências e prever flutuações da procura.
Uma auditoria de stocks é um processo vital para examinar e validar metodicamente a integridade do stock físico de uma empresa em relação aos níveis de stock registados no sistema de inventário.
Esta investigação inclui a reconciliação dos registos das transacções de existências, tais como entradas, saídas e ajustamentos, com a contagem física real dos produtos em armazém.
A principal função de uma auditoria de existências é detetar quaisquer discrepâncias, inexactidões ou prováveis anomalias nos dados de inventário, assegurando que os níveis de existências registados correspondem aos bens reais no armazém ou nas instalações de armazenamento.
Um pedido de compra e uma ordem de compra são componentes essenciais do procedimento de aquisição de um hotel.
Um pedido de compra formaliza a necessidade de uma compra e lança a aquisição de bens ou serviços.
Uma ordem de compra, por outro lado, é um documento emitido pelo hotel a um fornecedor que autoriza a aquisição dos produtos ou serviços necessários.
Estabelece os termos acordados, tais como descrições de itens, quantidades, preços, datas de entrega e condições de pagamento.
As compras diretas são artigos comprados diretamente ao fornecedor sem a utilização de uma lista de mercado ou de uma ordem de compra.
Estas compras são registadas a fim de adicionar produtos ao inventário e acompanhar as despesas.
O Serviço de Alimentação e Bebidas utiliza-o na maioria das vezes, quer para fazer compras nos mercados tradicionais, quer para comprar especialidades diárias, etc.
As listas de mercado servem como uma ferramenta abrangente de inventário e aquisição, permitindo uma administração metódica e eficaz dos bens necessários para as operações diárias.
O departamento de compras do hotel compila freqüentemente uma lista de mercado que relaciona os suprimentos necessários para vários departamentos, principalmente alimentos e bebidas e serviços aos hóspedes.
Para cada artigo, indica as quantidades específicas, as especificações e, muitas vezes, os fornecedores preferidos.
A lista de mercado é útil para agilizar o processo de compra e garantir que o hotel tem sempre níveis de stock suficientes de produtos essenciais.
