Resort Manager è un pacchetto software integrato e completo per la gestione delle proprietà alberghiere.
Resort Manager è un sistema completo e all-inclusive perfetto per gli hotel di piccole e grandi dimensioni e le ville boutique.
Offre i necessari moduli di front desk, prenotazioni e punto vendita, oltre a moduli di gestione finanziaria e dell’inventario.
Tutti i componenti della gestione alberghiera di Resort Manager sono completamente integrati e funzionano su base multivaluta, multilingue e multiutente.
Di conseguenza, gli errori di inserimento dei dati sono ridotti e l’efficienza aziendale complessiva è migliorata.
Le caratteristiche del sistema di gestione alberghiera sono riportate di seguito.
Il Front Desk, le Prenotazioni, le Relazioni con gli Ospiti, il Punto Vendita e il Reporting sono disponibili sia nella versione Resort Manager che nella versione Resort Manager Lite.
Il Back Office, le Finanze e il Controllo dell’inventario sono disponibili solo nella versione Resort Manager.
Il modulo Front Desk gestisce tutte le funzioni più comuni della reception, come l’elaborazione del check-in, gli ospiti interni, i promemoria delle attività e gli elenchi telefonici.
Include anche la procedura guidata per il controllo notturno, che rende più facile chiudere le attività della giornata e riavviare il sistema il giorno successivo.
Questo è un vantaggio significativo di avere un sistema di gestione immobiliare.
Tutti questi processi hanno opzioni predefinite, che un manager assegna e controlla frequentemente con gli strumenti delle Impostazioni.
La funzione Check-In Wizard guida l’operatore attraverso tutte le fasi necessarie per prenotare l’ospite o gli ospiti inattesi.
La procedura guidata di check-in assicura che:
– disponibilità del tipo di camera richiesta per la durata del soggiorno richiesta.
– assegnazione di una stanza adeguata e pulita.
La componente Ospiti in casa del modulo Front Desk riguarda tutti gli ospiti che soggiornano nel resort e tutti i fogli della scrivania.
Tutti i fogli per gli ospiti, i gruppi e i visitatori (scrivania) sono comodamente accessibili.
Le date di check-in e check-out sono facilmente visibili, così come il saldo degli addebiti in corso.
La procedura guidata per l’audit notturno ti guida attraverso i processi automatizzati necessari per completare l’elaborazione della giornata.
Vengono eseguite varie operazioni, come l’aggiunta degli addebiti delle camere ai fogli degli ospiti, il caricamento delle transazioni finanziarie nella contabilità generale, la raccolta di statistiche e la generazione di una serie standard di rapporti giornalieri.
L’ultimo compito è quello di anticipare la data del sistema al giorno successivo per prepararsi alle transazioni del nuovo giorno.
Gli addetti alla reception possono essere sopraffatti dalle richieste degli ospiti, dalle faccende amministrative e dalle telefonate in arrivo.
Il turno successivo può facilmente perdere di vista e dimenticare gli appunti presi in fretta.
La funzione Attività consolida tutte le attività da fare in modo che tutti i dipendenti possano vedere a colpo d’occhio quali sono le attività in sospeso e che richiedono un’attenzione immediata.
L’apertura di una voce fornisce ulteriori informazioni sull’attività, come ad esempio chi l’ha creata e a chi è stata assegnata, oltre allo stato di completamento.
Lo strumento di ricerca consente di effettuare ricerche nell’intero sistema alberghiero, comprese le prenotazioni, i moduli e i gruppi.
Le ricerche possono anche essere filtrate per intervalli di date standard, prenotazioni imminenti, prenotazioni dell’anno precedente o qualsiasi altra data richiesta.
Le prenotazioni annullate possono essere riaperte anche tramite il modulo di ricerca.
La rubrica degli ospiti ti permette di cercare tutti gli ospiti che soggiornano nella struttura, non solo la persona che ha effettuato la prenotazione.
È molto utile per collegare le conversazioni telefoniche o consegnare i messaggi.
Il modulo Stato delle camere fornisce un elenco interattivo di tutte le camere dell’hotel.
Il personale addetto alle pulizie può vedere:
–
– il tipo di camera.
– i nomi degli ospiti occupanti con le date di check-in e check-out.
– lo stato attuale di ogni camera, codificato a colori.
– la data dell’ultimo cambio della biancheria.
Prima dell’arrivo di un ospite, il modulo Prenotazioni gestisce ogni aspetto del suo soggiorno, comprese le prenotazioni, le informazioni sull’ospite, l’assegnazione della camera, le richieste speciali, ecc.
Il Calendario delle stanze, con i suoi filtri personalizzati, consente una rapida “ottimizzazione delle stanze”.
Gli addetti alla reception possono ottenere tutte le informazioni necessarie sulla futura disponibilità delle camere, comprese le tariffe e i periodi di sconto esclusivo, grazie alla funzione Disponibilità.
Le prenotazioni possono essere inserite manualmente in un modulo di Nuova Prenotazione, oppure possono essere prodotte automaticamente tramite il Channel Manager.
La disponibilità di informazioni sulle visite precedenti facilita l’identificazione automatica dei visitatori che ritornano e accelera la creazione delle prenotazioni.
Ulteriori operazioni, come il check-in degli ospiti, la cancellazione delle prenotazioni, la stampa dei moduli di check-in degli ospiti e l’invio della corrispondenza standard via e-mail agli ospiti, possono essere completate dal menu delle prenotazioni.
Crea e gestisci facilmente le prenotazioni di gruppo con la nostra interfaccia intuitiva.
Il nostro intuitivo sistema di prenotazione ti permette di prenotare più camere per un singolo gruppo, semplificando il processo di prenotazione.
Crea blocchi di camere su misura per soddisfare le esigenze specifiche di ogni gruppo.
Personalizza i tipi di camera, assegna piani specifici e imposta restrizioni di prenotazione per garantire ai tuoi ospiti un soggiorno organizzato e senza intoppi.
Il software di gestione alberghiera Resort Manager è stato progettato per semplificare il processo di prenotazione dei gruppi, garantendo efficienza e convenienza sia agli albergatori che agli ospiti.
Tutte le prenotazioni sono visualizzate nel calendario delle camere, insieme ai dettagli delle camere non disponibili.
È possibile filtrare le camere in base al tipo di camera e ai servizi offerti.
Si consiglia vivamente ai resort e agli hotel boutique con meno di 100 camere o ville di assegnare le camere non appena si ricevono le nuove prenotazioni, per garantire la disponibilità ed evitare che i visitatori vengano spostati durante il loro soggiorno.
L’ottimizzazione delle stanze è resa semplice dall’uso della funzione Calendario delle stanze, che offre un’osservazione rapida e semplice dell’occupazione e dello stato delle prenotazioni, oltre a una semplice funzionalità di drag-and-drop.
La disponibilità delle camere dell’hotel viene visualizzata nel modulo Disponibilità, insieme alla percentuale di occupazione alla data attuale e alla disponibilità futura.
Quando si risponde a richieste telefoniche sulla disponibilità e sulle tariffe, questa funzione può essere estremamente utile.
Quando sposti il cursore su una camera per una data futura, si aprirà un riquadro con le relative tariffe e il numero di notti richieste.
La gestione delle tariffe delle camere può essere effettuata in diversi modi.
È possibile inserire tariffe stagionali, che possono poi essere annullate durante i periodi di vacanza.
Come opzione aggiuntiva, è possibile specificare le Regole Tariffarie per consentire l’aumento o l’abbassamento automatico delle tariffe in base alla disponibilità delle camere in tempo reale.
I tassi possono essere espressi nella valuta di base delle installazioni o in qualsiasi altra valuta configurata all’interno del sistema.
Il modulo Guest Relations contiene un registro completo di tutti gli ospiti dell’hotel.
Si tratta di persone che hanno soggiornato nell’hotel o che hanno utilizzato le strutture del resort.
Questo elenco principale può essere utilizzato per scopi di marketing e per analizzare le tendenze di spesa o di soggiorno nel resort.
Ogni visitatore dell’hotel ha una registrazione.
Questo può essere utilizzato come riferimento e per fornire servizi di ospitalità su misura.
Oltre alle normali informazioni sui visitatori, ci sono campi aggiuntivi per i Commenti, i Mi piace e i Non mi piace, oltre a una casella di controllo per gli avvisi.
Inoltre, ci sono dei pulsanti di menu per lanciare un modulo di contatto completo e un modulo demografico.
Esiste un’opzione per unire i record degli ospiti ridondanti in un unico record per eliminare le complicazioni associate ai record duplicati degli ospiti.
Inoltre, se ci sono numerosi ospiti della stessa famiglia, le informazioni di contatto possono essere copiate in voci diverse.
Esportare gli ospiti è un potente strumento di marketing.
Sono disponibili numerosi filtri per l’elenco degli ospiti esportati, tra cui informazioni di contatto, demografiche e sul soggiorno.
L’utente può anche scegliere quali campi esportare.
Queste esportazioni possono essere utilizzate anche per inviare email automatiche, come quelle prima dell’arrivo, quelle dopo la partenza, quelle per i compleanni o le festività e così via.
Il nostro sistema POS (Point of Sale) è una sofisticata tecnologia progettata per snellire e semplificare il processo delle transazioni di vendita.
Il suo obiettivo è quello di creare una piattaforma che gestisca in modo efficace l’intero processo di vendita, dalla selezione dei prodotti all’elaborazione dei pagamenti.
Il compito principale di un sistema POS è quello di acquisire in modo affidabile e veloce i dati di vendita, come le informazioni sugli articoli, le quantità e i prezzi.
Questa automazione non solo riduce la possibilità di errore umano, ma velocizza anche il processo di cassa, aumentando la soddisfazione dei consumatori.
Un hotel o un resort può avere diverse stazioni e punti vendita, come bar, ristoranti e centri benessere.
Le categorie vengono utilizzate per raggruppare i prodotti della stessa famiglia in modo che possano essere assegnati al punto vendita appropriato per garantire che i terminali visualizzino solo i prodotti adatti a quel punto vendita.
A ogni categoria vengono assegnati i numeri di Finanza e Costo del Conto per consentire la connessione con il modulo Finanza.
L’elenco dei prodotti offre una lista di tutti i prodotti presenti nel sistema del Punto Vendita e include la categoria del prodotto, il nome, il prezzo e gli sconti, le tasse e altre informazioni.
Le ricette dei prodotti possono essere inserite anche per calcolare i prezzi di costo e, se necessario, per ridurre automaticamente i livelli delle scorte.
Questa opzione non è disponibile nel sistema Resort Manager Lite.
I PC desktop o portatili, i terminali PoS dedicati, i tablet (iOS o Android) e i dispositivi mobili sono tutti esempi di terminali per il punto vendita.
Ogni terminale può essere ottimizzato in base alle sue caratteristiche fisiche, come il touchscreen e le dimensioni dello schermo, e ai tipi di punti vendita in cui verrà utilizzato, come bar, ristoranti, negozi al dettaglio o centri benessere, tra gli altri.
È possibile personalizzare i prodotti normali utilizzando dei modificatori, come ad esempio aggiungere ulteriori condimenti alle pizze o mangiare uova in camicia a colazione.
Modifiche come queste possono fornire allo chef informazioni aggiuntive o comportare una spesa supplementare.
La scatola per l’asporto, il piatto da condividere o le informazioni sulle allergie sono alcuni esempi di informazioni aggiuntive che possono essere fornite alla cucina tramite messaggi.
La procedura guidata di fine giornata ti permette di chiudere il punto vendita alla fine del giorno lavorativo con il minimo sforzo e con un minimo di documentazione.
La procedura guidata di fine giornata guiderà l’operatore attraverso il processo, assicurandosi che tutte le fatture della giornata siano chiuse e che tutti i terminali siano correttamente disconnessi.
Inoltre, la procedura guidata sposterà tutte le informazioni finanziarie nel modulo Finanza e abbasserà i livelli delle scorte dei prodotti nei menu dei prodotti.
La versione Lite di Resort Manager non include questa funzione.
Con una prospettiva a 360° della tua attività, puoi fare valutazioni più precise.
Fornendo importanti report che offrono dati storici e in tempo reale sulle attività della tua azienda.
Ogni modulo dispone di numerosi report che forniscono la suddivisione necessaria per analizzare il funzionamento interno di ogni reparto.
È inoltre possibile creare report personalizzati per soddisfare le esigenze della tua azienda.
Tutti i report possono essere visualizzati, stampati o esportati in Excel e altri formati.
Il modulo Finanza o Contabilità Generale di Resort Manager si basa sui principi della contabilità a partita doppia.
Una volta configurato, il sistema finanziario definisce e gestisce automaticamente tutte le transazioni aziendali. Questo metodo semplifica l’inserimento delle transazioni e riduce drasticamente il margine di errore umano.
Resort Manager è stato progettato per funzionare in numerose valute e schemi fiscali, rendendolo adatto all’uso in qualsiasi paese finanziario.
Le voci di transazione sono alla base di tutti i registri finanziari inseriti nel sistema Resort Manager e contengono informazioni su tutti i movimenti tra i conti.
Le transazioni contabili vengono registrate utilizzando le tecniche standard della partita doppia.
Queste transazioni possono includere qualsiasi valuta predefinita. Per limitare la possibilità di errori di inserimento da parte dell’uomo, per l’inserimento manuale vengono utilizzati dei modelli chiamati Journal Definitions.
Per ridurre ulteriormente la possibilità di errori umani, tutte le iscrizioni devono essere approvate dopo essere state convalidate.
Un conto è una registrazione distinta di ogni tipo di attività, passività, patrimonio netto, ricavi e costi.
Il piano dei conti è la base di ogni sistema contabile e contiene un elenco dettagliato di tutti i conti del sistema.
I conti vengono utilizzati per tenere traccia di tutte le entrate, le uscite, le attività e le passività.
Resort Manager supporta molte valute.
Queste valute possono essere utilizzate per pagare le camere d’albergo, gli acquisti e una serie di altre transazioni finanziarie.
I tassi di conversione delle valute possono essere inseriti manualmente o, con il nostro componente aggiuntivo opzionale, consegnati quotidianamente al tuo sistema.
I tassi possono essere impostati separatamente sia per le transazioni di acquisto che di vendita di valuta Forex.
I budget possono essere applicati a qualsiasi conto, anche se in genere vengono utilizzati per monitorare i progressi rispetto alle aspettative nei conti delle entrate, del costo del venduto e delle spese.
I bilanci vengono inseriti utilizzando i periodi finanziari, con 12 periodi in un anno.
Sono disponibili dei report per confrontare le entrate e le uscite effettive rispetto alle previsioni di bilancio.
La voce debiti (A/P) si riferisce al denaro che un’azienda deve pagare ai suoi fornitori.
Il denaro che deve essere ricevuto dagli ospiti e dagli agenti viene chiamato Accounts Receivable, o A/R in breve.
I clienti (A/R) e i venditori (A/P) sono i componenti che costituiscono il modulo Contabilità.
Questo modulo è collegato direttamente ai moduli di prenotazione degli ospiti, di acquisto e di vendita.
Tutte le fatture dei fornitori con pagamenti posticipati saranno segnalate nel modulo Conti Fornitori.
Una volta pagati, anche questi pagamenti vengono registrati, insieme a eventuali note di credito o sconti utilizzati.
Vengono offerti dei report che permettono di programmare i pagamenti e di identificare le fatture in sospeso.
Tutte le fatture dei clienti per le quali è stato concordato un ritardo nel pagamento saranno annotate nel modulo Crediti.
Una volta pagati, questi pagamenti vengono registrati, così come le note di credito o gli sconti concessi.
Sono disponibili dei report per individuare le fatture rimaste in sospeso per un lungo periodo di tempo, nonché gli estratti conto.
Le scorte comprendono tutti i materiali e i prodotti, deperibili e non, acquistati da un hotel e tenuti in magazzino fino al momento del bisogno.
Il modulo di controllo dell’inventario è collegato al modulo finanziario per registrare il valore dell’inventario e le conseguenze finanziarie di eventuali movimenti di magazzino.
Il controllo delle scorte deve essere attentamente controllato e monitorato affinché un’azienda possa funzionare in modo efficiente. Il modulo Stock di Resort Manager automatizza molte delle attività necessarie per garantire un adeguato controllo delle scorte.
La contabilità di magazzino è un database completo e ben organizzato che conserva e gestisce metodicamente le informazioni sull’inventario di un’azienda.
Questi record contengono informazioni fondamentali su ogni articolo di magazzino, come le descrizioni dei prodotti, le quantità disponibili, i prezzi unitari e i valori totali.
La contabilità di magazzino consente alle organizzazioni di monitorare i livelli di inventario, di supportare l’evasione degli ordini e di ottimizzare la gestione della catena di approvvigionamento fornendo aggiornamenti in tempo reale e una documentazione precisa.
I movimenti di magazzino si riferiscono al monitoraggio dinamico e continuo dei cambiamenti nel numero e nello stato dei beni presenti nel magazzino di un’azienda.
Per mantenere un quadro accurato e aggiornato dell’inventario, questa procedura prevede il monitoraggio di ogni movimento degli articoli in magazzino, compresi acquisti, vendite, resi e modifiche.
I movimenti di magazzino forniscono informazioni vitali sul movimento degli articoli attraverso la catena di fornitura, consentendo alle aziende di monitorare i livelli delle scorte, individuare le tendenze e prevedere le fluttuazioni della domanda.
La revisione delle scorte è un processo fondamentale per esaminare e convalidare metodicamente l’integrità delle scorte fisiche di un’azienda rispetto ai livelli di scorte registrati dal sistema di inventario.
Questa indagine comprende la riconciliazione dei registri delle transazioni di magazzino, come gli incassi, le emissioni e le rettifiche, con l’effettivo conteggio fisico dei prodotti in magazzino.
Il compito principale di un audit di magazzino è quello di scoprire eventuali discrepanze, imprecisioni o probabili anomalie nei dati di inventario, assicurando che i livelli di scorte registrati corrispondano alle merci reali presenti nel magazzino o nelle strutture di stoccaggio.
La richiesta di acquisto e l’ordine di acquisto sono componenti essenziali della procedura di approvvigionamento di un hotel.
Una richiesta di acquisto formalizza l’esigenza di un acquisto e avvia l’approvvigionamento di beni o servizi.
Un ordine di acquisto, invece, è un documento emesso dall’hotel a un fornitore che autorizza l’acquisto dei prodotti o dei servizi richiesti.
Stabilisce i termini concordati, come le descrizioni degli articoli, le quantità, i prezzi, le date di consegna e i termini di pagamento.
Gli acquisti diretti sono articoli acquistati direttamente dal venditore senza l’utilizzo di un listino o di un ordine di acquisto.
Questi acquisti vengono registrati per aggiungere prodotti all’inventario e tenere traccia delle spese.
Il reparto ristorazione lo utilizza per la maggior parte del tempo, sia per fare la spesa nei mercati tradizionali che per acquistare le specialità del giorno, ecc.
I listini di mercato sono uno strumento completo per l’inventario e l’approvvigionamento, che consente di gestire in modo metodico ed efficace i beni necessari per le operazioni quotidiane.
L’ufficio acquisti dell’hotel compila spesso una lista di mercato che elenca le forniture necessarie per diversi reparti, principalmente per la ristorazione e i servizi agli ospiti.
Per ogni articolo sono indicate le quantità, le specifiche e spesso i fornitori preferiti.
La lista di mercato è utile per snellire il processo di acquisto e garantire che l’hotel abbia sempre scorte sufficienti di prodotti essenziali.
