Elenco delle funzionalità

Funzionalità del software di gestione alberghiera

Resort Manager è un pacchetto completamente integrato per la gestione alberghiera, adatto a ogni tipo di struttura, dalla pensione o dall’ostello alla villa boutique o al grande resort.

Il sistema supporta più valute, più lingue e più utenti, pertanto i dati vengono inseriti una sola volta e utilizzati ovunque.

Cosa comprende ciascuna edizione

Gli otto moduli riportati di seguito sono suddivisi tra le due edizioni.

Sia Resort Manager che Resort Manager Lite: reception, prenotazioni, relazioni con gli ospiti, punto vendita, reportistica.
Solo nella versione completa Resort Manager: Back Office, Finanza, Contabilità e Controllo delle scorte. Anche due funzionalità del punto vendita sono disponibili solo nella versione completa e sono contrassegnate nei punti in cui compaiono.

Reception

Tutto ciò che la reception svolge quotidianamente: arrivi, ospiti presenti in struttura, attività e chiusura giornaliera.

Procedura guidata per il check-in: guida l’operatore nella registrazione di un ospite non previsto, verificando che la tipologia di camera richiesta sia disponibile nelle date indicate e assegnando una camera adeguata e pulita.
Ospiti presenti in struttura: tutti gli ospiti e i conti di camera in un unico elenco, con le date di check-in e check-out e il saldo corrente del conto ben visibili.
Night Audit Wizard: registra gli addebiti delle camere, trasferisce le transazioni nel libro mastro, raccoglie dati statistici, stampa i report giornalieri standard e aggiorna la data di sistema al giorno successivo.
Attività: un unico elenco consolidato delle cose da fare, affinché nulla vada perso durante il cambio di turno; ogni voce indica chi l’ha segnalata, a chi è assegnata e il suo stato.
Ricerca: tra prenotazioni, fatture e gruppi, filtrata per intervallo di date, prenotazioni imminenti o dell’anno scorso. Da qui è possibile riaprire le prenotazioni annullate.
Elenco telefonico degli ospiti: consente di individuare qualsiasi ospite presente nella struttura, non solo la persona che ha effettuato la prenotazione. Utile per inoltrare chiamate e trasmettere messaggi.
Stato delle camere: un elenco interattivo di tutte le camere che mostra la posizione, la tipologia della camera, gli ospiti che la occupano con le relative date, uno stato contrassegnato da un codice colore e la data dell’ultimo cambio della biancheria.

Un ospite alloggia in struttura. Gli addebiti relativi alla camera e il conto del bar sono riportati su un unico conto, poiché non sono mai stati registrati in sistemi separati, e l’importo totale in fondo alla pagina è quello che la reception comunica al momento del check-out.

Prenotazioni

Tutto ciò che avviene prima dell’arrivo dell’ospite.

Calendario delle camere: lo stato di occupazione e delle prenotazioni a colpo d’occhio, con funzionalità drag-and-drop e filtri per tipologia di camera e servizi, per una rapida ottimizzazione delle camere.
Disponibilità: disponibilità futura con l’attuale percentuale di occupazione. Passando il cursore su una camera in una data futura vengono visualizzate la tariffa applicabile e il numero di notti richieste, proprio ciò di cui ha bisogno mentre è al telefono con un cliente.
Nuova prenotazione: inserita manualmente o creata automaticamente dal channel manager.
Ospiti abituali: la cronologia delle visite precedenti viene visualizzata automaticamente, in modo che gli ospiti abituali vengano riconosciuti e la prenotazione possa essere effettuata più rapidamente.
Prenotazioni di gruppo: più camere riunite in un unico gruppo, con blocchi di camere personalizzati per ciascun gruppo: tipologie di camera, piani assegnati e restrizioni di prenotazione.
Gestione delle tariffe: tariffe stagionali che possono essere modificate per i periodi festivi, oppure «Regole tariffarie» che aumentano o riducono automaticamente le tariffe in base alla disponibilità in tempo reale. Le tariffe possono essere espresse nella valuta di base o in qualsiasi altra valuta configurata.

Acquisizione di una prenotazione. Data di arrivo, data di partenza, piano tariffario e tipologia di camera in un’unica schermata, con la possibilità di verificare la disponibilità senza uscire dalla schermata stessa.

Il calendario delle camere. Stato 'occupato', 'prenotato', 'provvisorio' e 'fuori servizio' in tutta la struttura, con le camere non ancora assegnate a una prenotazione riportate nelle righe in fondo.

È inoltre possibile effettuare il check-in delle prenotazioni, cancellarle, stamparle sotto forma di moduli di check-in o rispondere agli ospiti con e-mail standard, il tutto dal menu "Prenotazioni".

Relazioni con gli ospiti

La cronologia completa degli ospiti della struttura e le attività di marketing che ne derivano.

Una scheda per ogni ospite: chiunque abbia soggiornato o utilizzato le strutture del resort — utilizzabile sia come riferimento che per fornire un servizio personalizzato.
Oltre alle funzionalità di base: campi per commenti, aspetti positivi e negativi, un indicatore di avviso, oltre a moduli completi per i dati di contatto e demografici.
Unire i duplicati: i record ridondanti vengono combinati in uno solo e i dati di contatto possono essere copiati tra i membri dello stesso nucleo familiare.
Esportazione con filtri: in base ai dati di contatto, alle informazioni demografiche o relative al soggiorno, con la possibilità di scegliere quali campi includere. Ciò consente di generare e-mail prima dell’arrivo e dopo la partenza, nonché campagne per i compleanni e stagionali.
Analisi: andamento delle spese e dei soggiorni dell’intera base clienti.

Ospiti accolti nella hall di un hotel

Punto vendita

Per le strutture in cui il pernottamento rappresenta solo una parte del conto — bar, ristoranti, centri benessere e negozi.

Punti vendita e postazioni multiple: i prodotti vengono raggruppati in categorie e assegnati ai punti vendita, in modo che ogni terminale mostri solo ciò che gli appartiene.
Qualsiasi terminale: PC desktop o portatili, terminali POS dedicati, tablet (iOS o Android) e dispositivi mobili, ciascuno configurato in base alle proprie caratteristiche dello schermo e al tipo di presa.
Elenco dei prodotti: categoria, nome, prezzo, sconti e imposte per ciascun prodotto.
Modificatori: condimenti extra, uova in camicia, una confezione per l’asporto, un piatto da condividere, informazioni sulle allergie. Alcuni aggiungono informazioni per la cucina, altri comportano un costo aggiuntivo.
Integrazione: con la contabilità: ogni categoria contiene dati finanziari e relativi ai costi contabili, pertanto i dati di vendita vengono trasferiti al modulo Contabilità senza necessità di reinserirli.
Ricette di prodotto: calcolate automaticamente i prezzi di costo e riducete le scorte. Solo nella versione completa.
Procedura guidata di chiusura giornaliera: chiude ogni conto, disconnette tutti i terminali, trasferisce i dati contabili al reparto Finanza e aggiorna le giacenze di magazzino. Disponibile solo nella versione completa.

Un terminale POS con servizio al banco

Reportistica

Ogni modulo dispone di report specifici, che forniscono una ripartizione per reparto dei dati principali.
È possibile creare report personalizzati in base al funzionamento effettivo della Sua struttura.
È possibile visualizzare, stampare o esportare qualsiasi dato in Excel e in altri formati.

Finanza

Il report flash giornaliero. Occupazione, ricavi per camera, tariffa media e RevPAR relativi alla giornata, al mese fino a oggi e all’anno, con i dati relativi a ristorazione e bevande ricavati dagli stessi dati anziché da un secondo sistema.

Un libro mastro basato sulla contabilità a partita doppia, compatibile con il regime fiscale di qualsiasi paese. Solo nella versione completa.

Sbrigare le pratiche amministrative presso la reception di un hotel

Registrazione automatica: una volta configurate, le transazioni commerciali si definiscono e si gestiscono autonomamente, ed è proprio qui che scompare la maggior parte degli errori derivanti dall’inserimento manuale dei dati.
Definizioni del registro contabile: modelli per l’inserimento manuale; ogni voce deve essere convalidata e approvata prima di essere registrata.
Piano dei conti: l’elenco dettagliato di tutte le voci relative ad attività, passività, patrimonio netto, ricavi e spese, che tiene traccia di tutte le entrate, le uscite, le attività e le passività.
Multivaluta: camere, acquisti e altre transazioni in qualsiasi valuta configurata, con tassi di acquisto e di vendita distinti. I tassi di conversione vengono inseriti manualmente oppure forniti quotidianamente dal componente aggiuntivo dedicato ai tassi di cambio.
Bilanci preventivi: applicabili a qualsiasi conto su dodici esercizi finanziari, con report che mettono a confronto i dati effettivi con quelli previsti.

Contabilità

I crediti e i debiti, collegati direttamente al conto dell’ospite, ai moduli di acquisto e al punto vendita. Solo nella versione completa.

Contabilità clienti: fatture emesse a ospiti e agenti per le quali il pagamento è stato differito, con annotazione dei relativi pagamenti, note di credito e sconti. I report individuano le fatture in sospeso da molto tempo e generano estratti conto.
Contabilità fornitori: fatture dei fornitori con pagamento differito, registrate fino al loro saldo. I report supportano la pianificazione dei pagamenti ed evidenziano le partite in sospeso.

Fatture visualizzate sullo schermo in un ufficio contabilità

Controllo delle scorte

Tutto ciò che la struttura acquista e detiene, sia esso deperibile o meno, è collegato al modulo Finanziario, in modo che il valore delle scorte e i movimenti di magazzino vengano registrati in contabilità. Solo nella versione completa.

Registri delle scorte: descrizioni, quantità disponibili, prezzi unitari e valori totali, aggiornati in tempo reale.
Movimenti di magazzino: ogni acquisto, vendita, reso e rettifica viene monitorato, in modo che livelli, andamenti e domanda siano visibili anziché dedotti.
Verifiche delle scorte: confrontare i livelli registrati con un conteggio fisico ed evidenziare le discrepanze.
Richieste di acquisto e ordini di acquisto: la richiesta formalizza l’esigenza; l’ordine autorizza il fornitore in base alle descrizioni, alle quantità, ai prezzi, alle date di consegna e alle condizioni di pagamento concordate.
Acquisti diretti: effettuati direttamente da un fornitore senza listino di mercato né ordine di acquisto, registrati in modo che le giacenze e le spese risultino comunque riconciliate. Si tratta principalmente di prodotti alimentari e bevande, acquistati al mercato o scegliendo le offerte del giorno.
Elenchi di mercato: l’elenco consolidato redatto dall’ufficio acquisti che riporta le esigenze di ciascun reparto, con indicazione delle quantità, delle specifiche e dei fornitori preferiti.

Conteggio delle scorte sugli scaffali confrontandole con un blocco note

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Add-ons amplia tutte queste funzionalità: channel manager, centralino telefonico, serrature elettroniche, CRM, connessione Internet per gli ospiti, tassi di cambio e app mobili. Consulti l’elenco dei componenti aggiuntivi oppure richieda un preventivo per la Sua struttura.

Personale addetto al punto vendita

Un addetto alla reception al lavoro

Prima che la maggior parte di questi aspetti diventi rilevante, sorgono due domande, ed entrambe hanno una propria pagina dedicata. Se per la vostra struttura sia più adatto un sistema on-premise o un sistema cloud, il che dipende principalmente da cosa accade in caso di interruzione della connessione. E se la soluzione più indicata sia un unico sistema o più sistemi, il che in realtà è una questione relativa a chi detiene la proprietà delle interfacce tra di essi. Entrambe le questioni presentano argomenti a nostro sfavore così come a nostro favore.

Se sta ancora valutando di cosa abbia effettivamente bisogno la Sua struttura, IT in Hospitality offre una panoramica imparziale rispetto ai fornitori e i suoi modelli sono scaricabili gratuitamente.

Domande frequenti

Quali moduli sono inclusi?

Reception, prenotazioni, relazioni con gli ospiti, punti vendita, reportistica, finanza, contabilità e controllo delle scorte, oltre ai servizi di pulizia. Resort Manager Lite offre una versione ridotta per le strutture che necessitano di meno funzionalità.

Esistono app per dispositivi mobili?

Sì — un’app mobile per i servizi di pulizia e un’app mobile per il punto vendita, entrambe disponibili come componenti aggiuntivi.

È in grado di gestire ville e tipologie di unità miste?

Sì. Le strutture che offrono una combinazione di camere, bungalow e ville rappresentano un caso normale piuttosto che un caso speciale; si tratta della stessa funzionalità che si adatta alle strutture che offrono esclusivamente ville.

I prezzi dipendono dalla struttura, pertanto li indichiamo su richiesta anziché riportarli in elenco.

Ci comunichi quale versione le occorre, i moduli che desidera e il numero di camere di cui si occupa, e noi le prepareremo un’offerta. Qualora Resort Manager non fosse la soluzione adeguata per la sua struttura, glielo comunicheremo.

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