Resort Manager est un logiciel intégré complet pour la gestion des propriétés hôtelières.
Resort Manager est un système complet qui convient parfaitement aux hôtels de petite ou grande taille et aux villas de charme.
Il offre les modules nécessaires à la réception, aux réservations et aux points de vente, ainsi que des modules de gestion financière et de gestion des stocks.
Tous les composants de gestion hôtelière de Resort Manager sont entièrement intégrés et fonctionnent sur une base multidevise, multilingue et multi-utilisateur.
Par conséquent, les erreurs de saisie de données sont réduites et l’efficacité globale de l’entreprise est améliorée.
Les caractéristiques du système de gestion hôtelière sont présentées ci-dessous.
Les fonctions Front Desk, Reservations, Guest Relations, Point of Sales et Reporting sont disponibles dans les versions Resort Manager et Resort Manager Lite.
Le back-office, les finances et le contrôle des stocks ne sont disponibles que dans la version Resort Manager.
Le module Front Desk gère toutes les fonctions courantes de la réception, telles que le traitement de l’enregistrement, les invités internes, les rappels de tâches et les répertoires téléphoniques.
Il comprend également l’assistant d’audit de nuit, qui facilite la clôture des activités de la journée et le redémarrage du système le jour ouvrable suivant.
Il s’agit là d’un avantage non négligeable d’un système de gestion immobilière.
Tous ces processus ont des options prédéfinies, qu’un gestionnaire attribue fréquemment et contrôle à l’aide des outils de paramétrage.
L’assistant d’enregistrement guide l’opérateur à travers toutes les étapes nécessaires à l’enregistrement de l’invité inattendu.
L’assistant d’enregistrement garantit :
– la disponibilité du type de chambre demandé pour la durée du séjour demandée.
– l’attribution d’une chambre convenable et propre.
Le composant Guests In-House du module Front Desk couvre tous les clients séjournant dans le centre de villégiature ainsi que tous les folios de la réception.
Tous les folios destinés aux invités, aux groupes et aux visiteurs (bureau) sont facilement accessibles.
Les dates d’arrivée et de départ sont facilement visibles, de même que le solde des frais de folio.
L’assistant Audit de nuit vous guide à travers les processus automatisés nécessaires pour achever le traitement de la journée.
Diverses opérations sont effectuées, telles que l’ajout des frais de chambre aux dossiers des clients, le téléchargement des transactions financières dans le grand livre, la collecte de statistiques et la production d’un ensemble standard de rapports quotidiens.
La dernière tâche consiste à avancer la date du système au jour suivant afin de préparer les transactions de la nouvelle journée.
Le personnel d’accueil peut être submergé par les demandes des clients, les tâches administratives et les appels téléphoniques.
L’équipe suivante peut facilement perdre le fil et oublier les notes prises rapidement.
La fonction Tâches regroupe toutes les tâches à effectuer afin que tous les employés puissent voir d’un seul coup d’œil ce qui est en suspens et ce qui nécessite une attention rapide.
L’ouverture d’une entrée permet d’obtenir des informations supplémentaires sur la tâche, telles que la personne qui l’a créée et celle à qui elle a été attribuée, ainsi que l’état d’avancement de la tâche.
L’outil de recherche permet d’effectuer des recherches dans l’ensemble du système hôtelier, y compris les réservations, les folios et les groupes.
Les recherches peuvent également être filtrées par plages de dates standard, par réservations à venir, par réservations de l’année précédente ou par n’importe quelle date.
Les réservations annulées peuvent également être rouvertes via le formulaire de recherche.
L’annuaire des hôtes vous permet de rechercher tous les hôtes séjournant dans la propriété, et pas seulement la personne qui a effectué la réservation.
Cette fonction est très pratique pour connecter des conversations téléphoniques ou transmettre des messages.
Le module « Room Status » fournit une liste interactive de toutes les chambres d’hôtel.
Le personnel de ménage peut voir :
– des informations sur l’emplacement de chaque chambre
– le type de chambre.
– les noms des occupants avec les dates d’arrivée et de départ.
– l’état actuel de chaque chambre, avec un code couleur.
– la date à laquelle le linge a été changé pour la dernière fois.
Avant l’arrivée d’un client, le module Réservations gère tous les aspects de son séjour, y compris les réservations, les informations sur le client, l’attribution des chambres, les demandes spéciales, etc.
Le calendrier des salles, avec ses filtres personnalisés, permet d’optimiser rapidement les salles.
Les employés de la réception peuvent obtenir toutes les informations dont ils ont besoin concernant la disponibilité future des chambres, y compris les tarifs et les périodes de réduction exclusive, grâce à la fonction Disponibilité.
Les réservations peuvent être saisies manuellement dans un formulaire de nouvelle réservation ou être produites automatiquement via le gestionnaire de canaux.
La disponibilité des informations relatives aux visites précédentes facilite l’identification automatique des visiteurs qui reviennent et accélère la création des réservations.
D’autres opérations, telles que l’enregistrement des clients, l’annulation des réservations, l’impression des formulaires d’enregistrement des clients et l’envoi de courriers électroniques standard aux clients, peuvent toutes être effectuées à partir du menu des réservations.
Créez et gérez facilement des réservations de groupe grâce à notre interface conviviale.
Notre système de réservation intuitif vous permet de réserver plusieurs chambres pour un seul groupe, ce qui simplifie le processus de réservation.
Adaptez les blocs de chambres aux besoins spécifiques de chaque groupe.
Personnalisez les types de chambres, attribuez des étages spécifiques et définissez des restrictions de réservation pour garantir à vos invités un séjour fluide et organisé.
Le logiciel de gestion hôtelière Resort Manager est conçu pour rationaliser le processus de réservation des groupes, garantissant efficacité et commodité aux hôteliers et aux clients.
Toutes les réservations sont affichées sur le calendrier des chambres, ainsi que les détails des chambres qui ne sont pas disponibles.
Il est possible de filtrer les chambres par type de chambre et par équipement.
Il est fortement conseillé aux hôtels de charme et aux hôtels de moins de 100 chambres ou villas d’attribuer les chambres dès réception des nouvelles réservations afin de garantir la disponibilité et d’éviter que les visiteurs ne soient déplacés pendant leur séjour.
L’optimisation des salles est facilitée par l’utilisation du calendrier des salles, qui permet d’observer rapidement et simplement l’état de l’occupation et des réservations, avec une fonction simple de glisser-déposer.
La disponibilité des chambres de l’hôtel est affichée sur le formulaire de disponibilité, avec le pourcentage d’occupation à la date actuelle et la disponibilité future.
Cette fonction peut s’avérer extrêmement utile lorsque vous répondez à des demandes téléphoniques concernant la disponibilité et les tarifs d’hébergement.
Lorsque vous placez le curseur sur une chambre pour une date future, une fenêtre s’ouvre avec les tarifs correspondants et le nombre de nuits requises.
La gestion des tarifs des chambres peut se faire de différentes manières.
Il est possible d’entrer des tarifs saisonniers, qui peuvent ensuite être remplacés pendant les périodes de vacances.
En outre, des règles de tarification peuvent être spécifiées pour permettre d’augmenter ou de diminuer automatiquement les tarifs en fonction de la disponibilité des chambres en temps réel.
Les taux peuvent être exprimés dans la monnaie de base des installations ou dans toute autre monnaie configurée dans le système.
Le module Relations avec les clients contient un registre complet de tous les clients de l’hôtel.
Il s’agit de personnes qui ont séjourné dans l’hôtel ou qui ont utilisé les installations du centre de villégiature.
Cette liste de référence peut être utilisée à des fins de marketing ainsi que pour analyser les tendances en matière de dépenses ou de séjours dans le centre de villégiature.
Chaque visiteur d’un hôtel possède un dossier.
Celui-ci peut être utilisé comme référence et pour fournir des services d’accueil sur mesure.
Outre les informations habituelles sur les visiteurs, des champs supplémentaires sont prévus pour les commentaires, les appréciations et les désapprobations, ainsi qu’une case à cocher pour les alertes.
En outre, des boutons de menu permettent de lancer un formulaire d’informations de contact complet et un formulaire de données démographiques.
Il existe une option permettant de fusionner les enregistrements d’invités redondants en un seul enregistrement afin d’éliminer les complications liées aux enregistrements d’invités en double.
En outre, s’il y a plusieurs invités d’un même ménage, les informations de contact peuvent être copiées dans différentes entrées.
L’exportation d’invités est un puissant outil de marketing.
De nombreux filtres sont disponibles pour la liste exportée des invités, y compris les informations de contact, démographiques et de séjour.
L’utilisateur peut également choisir les champs à exporter.
Ces exportations peuvent également être utilisées pour envoyer des courriels automatisés, tels que des courriels avant l’arrivée, des courriels après le départ, des courriels d’anniversaire ou de vacances, etc.
Notre système de point de vente (POS) est une technologie sophistiquée conçue pour rationaliser et simplifier le processus de transaction commerciale.
Son objectif est de créer une plateforme qui gère efficacement l’ensemble du processus de vente, de la sélection des produits au traitement des paiements.
La tâche principale d’un système de point de vente est de saisir rapidement et de manière fiable les données relatives aux ventes, telles que les informations sur les articles, les quantités et les prix.
Cette automatisation permet non seulement de réduire le risque d’erreur humaine, mais aussi d’accélérer le processus de paiement, ce qui accroît la satisfaction des consommateurs.
Un hôtel ou un centre de villégiature peut avoir plusieurs stations et points de vente, tels que des bars, des restaurants et des spas.
Les catégories sont utilisées pour regrouper les produits d’une même famille afin de les affecter au point de vente approprié et de s’assurer que les terminaux n’affichent que les produits adaptés à ce point de vente.
Des numéros de finance et de coût de revient sont attribués à chaque catégorie pour permettre la connectivité avec le module de finance.
La liste des produits présente une liste de tous les produits du système de point de vente et comprend la catégorie de produit, le nom, le prix et les remises, la taxe et d’autres informations.
Des recettes de produits peuvent également être saisies pour calculer les prix de revient et, le cas échéant, réduire automatiquement les niveaux de stock.
Cette option n’est pas disponible dans le système Resort Manager Lite.
Les ordinateurs de bureau ou portables, les terminaux de point de vente dédiés, les tablettes (iOS ou Android) et les appareils mobiles sont autant d’exemples de terminaux de point de vente.
Chaque terminal peut être optimisé en fonction de ses caractéristiques physiques, telles que l’écran tactile et la taille de l’écran, ainsi que des types de points de vente dans lesquels il sera utilisé, comme un bar, un restaurant, un magasin de détail ou un spa, entre autres.
Il est possible de personnaliser des produits ordinaires en utilisant des modificateurs, par exemple en ajoutant des garnitures supplémentaires aux pizzas ou en mangeant des œufs pochés au petit-déjeuner.
De telles modifications peuvent soit fournir des informations supplémentaires au chef cuisinier, soit entraîner des dépenses supplémentaires.
Une boîte à emporter, une assiette à partager ou des informations sur les allergies sont autant d’exemples d’informations supplémentaires qui peuvent être communiquées à la cuisine par le biais de messages.
L’assistant de fin de journée vous permet de fermer le point de vente à la fin de la journée de travail avec un minimum de tracas et de paperasserie.
L’assistant de fin de journée guidera l’opérateur tout au long du processus, en s’assurant que toutes les factures de la journée sont fermées et que tous les terminaux sont correctement déconnectés.
En outre, l’assistant déplacera toutes les informations financières vers le module Finance et abaissera les niveaux de stock des produits dans les menus de produits.
La version Lite de Resort Manager ne comprend pas cette fonctionnalité.
Avec une perspective à 360° de votre entreprise, vous pouvez prendre des décisions plus précises.
Fournir des rapports importants qui offrent des données en temps réel et historiques sur les opérations de votre entreprise.
Chaque module comporte de nombreux rapports qui fournissent la ventilation nécessaire pour analyser le fonctionnement interne de chaque département.
Des rapports personnalisés peuvent également être créés pour répondre aux besoins de votre entreprise.
Tous les rapports peuvent être consultés, imprimés ou exportés vers Excel et d’autres formats.
Le module Finance ou Grand livre de Resort Manager est basé sur les principes de la comptabilité en partie double.
Une fois configuré, le système financier définit et gère automatiquement toutes les transactions commerciales. Cette méthode rationalise la saisie des transactions et réduit considérablement la marge d’erreur humaine.
Resort Manager est conçu pour fonctionner avec de nombreuses devises et de nombreux régimes fiscaux, ce qui permet de l’utiliser dans n’importe quel pays financier.
Les écritures de transaction servent de base à tous les enregistrements financiers dans le système Resort Manager et contiennent des informations sur tous les mouvements entre les comptes.
Les transactions comptables sont enregistrées à l’aide de techniques standard en partie double.
Ces transactions peuvent inclure n’importe quelle devise prédéfinie. Pour limiter le risque d’erreurs humaines, des modèles appelés « définitions de journal » sont utilisés pour la saisie manuelle.
Pour réduire encore le risque d’erreurs humaines, toutes les entrées doivent être approuvées après avoir été validées.
Un compte est un enregistrement distinct de chaque type d’actif, de passif, de capitaux propres, de produits et de charges.
Le plan comptable est la base de tout système comptable et contient une liste détaillée de tous les comptes du système.
Les comptes sont utilisés pour suivre l’ensemble des recettes, des dépenses, des actifs et des passifs.
Resort Manager prend en charge de nombreuses devises.
Ces devises peuvent être utilisées pour payer les chambres d’hôtel, les achats et toute une série d’autres transactions financières.
Les taux de conversion des devises peuvent être saisis manuellement ou, grâce à notre module complémentaire optionnel, livrés quotidiennement dans votre système.
Les taux peuvent être définis séparément pour les transactions d’achat et de vente de devises.
Les budgets peuvent être appliqués à n’importe quel compte, bien qu’ils soient le plus souvent utilisés pour suivre les progrès réalisés par rapport aux attentes dans les comptes de revenus, de coûts des ventes et de dépenses.
Les budgets sont saisis sur la base de périodes financières, avec 12 périodes par an.
Des rapports sont disponibles pour comparer les recettes et les dépenses réelles par rapport aux prévisions budgétaires.
Les comptes créditeurs (A/P) désignent l’argent qu’une entreprise doit verser à ses fournisseurs.
L’argent qui doit être reçu des clients et des agents est appelé « comptes clients » ou « A/R » en abrégé.
Les clients (A/R) et les fournisseurs (A/P) sont les éléments qui composent le module Comptes.
Ce module est directement lié au folio des hôtes, aux modules d’achat et de point de vente.
Toute facture de fournisseur dont le paiement a été reporté sera signalée dans le module de comptabilité fournisseurs.
Une fois payés, ces paiements sont également enregistrés, de même que les notes de crédit ou les remises qui ont été utilisées.
Des rapports sont proposés pour permettre l’établissement d’un calendrier de paiement et pour identifier les factures en suspens.
Toute facture d’un client pour laquelle il a été convenu de retarder le paiement sera notée dans le module « Comptes clients ».
Une fois payés, ces paiements sont enregistrés, de même que les notes de crédit ou les remises accordées.
Des rapports sont disponibles pour détecter les factures qui sont restées impayées pendant une période prolongée, ainsi que les relevés.
Les articles en stock comprennent tous les matériaux et produits, périssables ou non, achetés par un hôtel et conservés en stock jusqu’à ce qu’il en ait besoin.
Le module de contrôle des stocks est lié au module financier afin d’enregistrer la valeur des stocks détenus et les ramifications financières de tout mouvement de stock.
Le contrôle des stocks doit être soigneusement contrôlé et suivi pour que l’entreprise fonctionne efficacement. Le module Stock de Resort Manager automatise un grand nombre de tâches nécessaires pour assurer un contrôle adéquat des stocks.
La comptabilité matières est une base de données complète et bien organisée qui conserve et gère méthodiquement les informations relatives à l’inventaire d’une entreprise.
Ces enregistrements contiennent des informations essentielles sur chaque article en stock, telles que la description des produits, les quantités disponibles, les prix unitaires et les valeurs totales.
La fiche de stock permet aux organisations de contrôler les niveaux de stock, de faciliter l’exécution des commandes et d’optimiser la gestion de la chaîne d’approvisionnement en fournissant des mises à jour en temps réel et une documentation précise.
Les mouvements de stock désignent le suivi dynamique et continu des modifications du nombre et de l’état des marchandises dans le stock d’une entreprise.
Afin de maintenir une image précise et actualisée de l’inventaire, cette procédure implique le suivi de tous les mouvements des articles en stock, y compris les acquisitions, les ventes, les retours et les modifications.
Les mouvements de stocks fournissent des informations essentielles sur les mouvements des articles dans la chaîne d’approvisionnement, ce qui permet aux entreprises de surveiller les niveaux de stocks, de repérer les tendances et de prévoir les fluctuations de la demande.
L’audit des stocks est un processus essentiel qui permet d’examiner et de valider méthodiquement l’intégrité du stock physique d’une entreprise par rapport aux niveaux de stock enregistrés dans le système d’inventaire.
Cette enquête comprend le rapprochement des enregistrements des transactions de stock, telles que les entrées, les sorties et les ajustements, avec le comptage physique réel des produits en stock.
L’audit des stocks a pour principale mission de mettre au jour les divergences, les inexactitudes ou les anomalies probables dans les données d’inventaire, en veillant à ce que les niveaux de stock enregistrés correspondent aux marchandises réelles dans l’entrepôt ou les installations de stockage.
La demande d’achat et le bon de commande sont des éléments essentiels de la procédure d’achat d’un hôtel.
Une demande d’achat formalise le besoin d’achat et lance l’acquisition de biens ou de services.
Un bon de commande, quant à lui, est un document émis par l’hôtel à l’intention d’un fournisseur qui autorise l’acquisition des produits ou services requis.
Il fixe les conditions convenues, telles que la description des articles, les quantités, les prix, les dates de livraison et les modalités de paiement.
Les achats directs sont des articles achetés directement auprès du fournisseur sans passer par une liste de marché ou un bon de commande.
Ces achats sont enregistrés afin d’ajouter des produits à l’inventaire et de suivre les dépenses.
Le service de restauration l’utilise la plupart du temps, qu’il s’agisse de faire des achats sur les marchés traditionnels ou d’acheter des plats du jour, etc.
Les listes de marché servent d’outil d’inventaire et d’approvisionnement complet, permettant une gestion méthodique et efficace des biens nécessaires aux opérations quotidiennes.
Le service des achats de l’hôtel établit fréquemment une liste de marché qui répertorie les fournitures nécessaires à plusieurs services, principalement la restauration et les services aux clients.
Pour chaque article, elle indique les quantités, les spécifications et, souvent, les fournisseurs préférés.
La liste des marchés permet de rationaliser le processus d’achat et de s’assurer que l’hôtel dispose toujours d’un stock suffisant de fournitures essentielles.
