Resort Manager es un completo paquete de software integrado para la gestión de propiedades hoteleras.
Resort Manager es un sistema completo y todo incluido perfecto para hoteles de pequeña y gran escala y villas boutique.
Ofrece los módulos necesarios de recepción, reservas y punto de venta, junto con módulos de gestión financiera y de inventario.
Todos los componentes de gestión hotelera de Resort Manager están totalmente integrados, y funciona en multidivisa, multilingüe y multiusuario.
Como resultado, se reducen los errores de introducción de datos y se mejora la eficacia general del negocio.
A continuación se muestran las características del sistema de gestión hotelera.
La Recepción, las Reservas, las Relaciones con los Huéspedes, el Punto de Venta y los Informes están disponibles tanto en la versión Resort Manager como en la versión Resort Manager Lite.
Back Office, Finanzas y Control de Inventario sólo están disponibles en la versión Resort Manager.
El módulo de Recepción gestiona todas las funciones habituales de recepción, como el proceso de facturación, los huéspedes internos, los recordatorios de tareas y los directorios telefónicos.
También incluye el Asistente de Auditoría Nocturna, que facilita el cierre de las actividades comerciales del día y el reinicio del sistema al siguiente día laborable.
Ésta es una ventaja importante de disponer de un sistema de gestión inmobiliaria.
Todos estos procesos tienen opciones predefinidas, que un gestor suele asignar y controlar con las herramientas de Configuración.
La función Asistente de Registro guía al operador por todas las etapas necesarias para registrar al invitado o invitados inesperados.
El Asistente de facturación garantiza:
– disponibilidad del tipo de habitación solicitado para la duración de la estancia solicitada.
– Asignación de una sala adecuada y limpia.
El componente Huéspedes alojados del módulo Recepción cubre a todos los huéspedes alojados en el complejo, así como a los folios de recepción.
Todos los folios para huéspedes, grupos y visitantes (escritorio) son cómodamente accesibles.
Las fechas de entrada y salida son fácilmente visibles, al igual que el saldo en curso de los cargos del folio.
El asistente de Auditoría Nocturna te guía a través de los procesos automatizados necesarios para completar el procesamiento del día.
Se realizan diversas operaciones, como añadir cargos de habitación a los folios de los huéspedes, cargar transacciones financieras en el libro mayor, recopilar estadísticas y generar un conjunto estándar de informes diarios.
El último deber es adelantar la fecha del sistema al día siguiente para preparar las transacciones del nuevo día.
Los trabajadores de recepción pueden verse abrumados por las peticiones de los clientes, las tareas administrativas y las llamadas telefónicas entrantes.
El turno siguiente puede perder fácilmente de vista y olvidar rápidamente las notas tomadas.
La función Tareas consolida todas las tareas pendientes para que todos los empleados puedan ver de un vistazo lo que está pendiente y requiere atención inmediata.
Abrir cualquier entrada proporciona más información sobre la tarea, como quién la creó y a quién ha sido asignada, así como el estado de finalización.
La herramienta de Búsqueda busca en todo el sistema del hotel, incluyendo reservas, folios y grupos.
Las búsquedas también pueden filtrarse por intervalos de fechas estándar, próximas reservas, reservas del año anterior o cualquier fecha que se desee.
Las reservas anuladas también pueden reabrirse a través del formulario de Búsqueda.
La Agenda de Huéspedes te permite buscar a cualquier huésped que se aloje en la propiedad, no sólo a la persona que hizo la reserva.
Esto es muy práctico para conectar conversaciones telefónicas o entregar mensajes.
El módulo Estado de las habitaciones proporciona una lista interactiva de todas las habitaciones del hotel.
El personal de limpieza puede ver:
– datos específicos sobre la ubicación de cada habitación
– el tipo de habitación.
– los nombres de los huéspedes ocupantes con las fechas de entrada y salida.
– el estado actual de cada habitación, codificado por colores.
– la fecha en que se cambió la ropa de cama por última vez.
Antes de que llegue un huésped, el módulo de Reservas gestiona todos los aspectos de su estancia, incluidas las reservas, la información del huésped, la asignación de habitaciones, las peticiones especiales, etc.
El Calendario de Salas, con sus filtros personalizados, permite una rápida «optimización de las salas».
Los empleados de recepción pueden obtener toda la información que necesiten sobre la disponibilidad futura de habitaciones, incluidas tarifas y periodos de descuentos exclusivos, gracias a la función Disponibilidad.
Las reservas pueden introducirse manualmente en un formulario de Nueva Reserva, o pueden producirse automáticamente a través del Gestor de Canales.
La disponibilidad de información sobre visitas anteriores facilita la identificación automática de los visitantes que vuelven y agiliza la creación de reservas.
Las operaciones adicionales, como el registro de los huéspedes, la cancelación de reservas, la impresión de formularios de registro de huéspedes y el envío de correspondencia estándar por correo electrónico a los huéspedes, se pueden completar desde el menú de reservas.
Crea y gestiona fácilmente reservas de grupo con nuestra interfaz fácil de usar.
Nuestro intuitivo sistema de reservas te permite reservar varias salas para un mismo grupo, simplificando el proceso de reserva.
Adapta los bloques de habitaciones a las necesidades específicas de cada grupo.
Personaliza los tipos de habitaciones, asigna plantas concretas y establece restricciones de reserva para garantizar una estancia fluida y organizada a tus invitados.
El software de gestión hotelera Resort Manager está diseñado para agilizar el proceso de reserva de grupos, garantizando eficacia y comodidad tanto para los hoteleros como para los huéspedes.
Todas las reservas se muestran en el calendario de habitaciones, junto con los detalles de las habitaciones que no están disponibles.
Es posible filtrar las habitaciones por tipo de habitación y servicios de la habitación.
Se recomienda encarecidamente a los complejos turísticos boutique y a los hoteles de menos de 100 habitaciones o villas que asignen las habitaciones en cuanto se reciban las nuevas reservas, para garantizar la disponibilidad y evitar que los visitantes sean trasladados durante su estancia.
La optimización de salas se simplifica con el uso de la función Calendario de Salas, que ofrece una observación rápida y sencilla de la ocupación y el estado de las reservas, junto con la posibilidad de arrastrar y soltar.
La disponibilidad de habitaciones del hotel se muestra en el formulario de Disponibilidad, junto con el porcentaje de ocupación en la fecha actual y la disponibilidad futura.
Al responder a consultas telefónicas sobre disponibilidad y tarifas de alojamiento, esta función puede ser extremadamente útil.
Cuando muevas el cursor sobre cualquier habitación para una fecha futura, se abrirá un cuadro con las tarifas correspondientes y el número de noches necesarias.
La gestión de las tarifas de las habitaciones puede hacerse de varias formas distintas.
Uno tiene la posibilidad de introducir tarifas estacionales, que pueden anularse durante los periodos vacacionales.
Como opción adicional, se pueden especificar Reglas de Tarifas para que las tarifas suban o bajen automáticamente en función de la disponibilidad de las habitaciones en tiempo real.
Las tarifas pueden expresarse en la moneda base de las instalaciones o en cualquier otra moneda que se haya configurado dentro del sistema.
En el módulo de Relaciones con los Huéspedes hay un registro exhaustivo de todos los huéspedes del hotel.
Esto incluye a las personas que se han alojado en el hotel o que han utilizado las instalaciones del complejo.
Esta lista maestra puede utilizarse con fines de marketing, así como para analizar las tendencias del gasto o de las estancias en el complejo.
Cada visitante de un hotel tiene un registro.
Puede utilizarse como referencia, así como para ofrecer servicios de hospitalidad a medida.
Junto con la información normal del visitante, hay campos adicionales para Comentarios, Me gusta y No me gusta, así como una casilla de verificación de alerta.
Además, hay botones de menú para lanzar un completo formulario de información de contacto y un formulario demográfico.
Existe la opción de fusionar registros de invitados redundantes en un único registro para eliminar las complicaciones asociadas a los registros de invitados duplicados.
Además, si hay numerosos invitados de la misma casa, la información de contacto puede copiarse en diferentes entradas.
Exportar invitados es una poderosa herramienta de marketing.
Hay numerosos filtros disponibles para la lista exportada de huéspedes, incluyendo información de contacto, demográfica y de estancia.
El usuario también puede elegir qué campos exportar.
Estas exportaciones también pueden utilizarse para enviar correos electrónicos automatizados, como correos electrónicos previos a la llegada, correos electrónicos posteriores a la salida, marketing de cumpleaños o vacaciones, etc.
Nuestro sistema de Punto de Venta (TPV) es una sofisticada pieza de tecnología diseñada para agilizar y simplificar el proceso de las transacciones de venta.
Su objetivo es crear una plataforma que gestione todo el proceso de venta, desde la selección del producto hasta el procesamiento del pago, de forma eficaz.
La principal tarea de un sistema de TPV es capturar de forma fiable y rápida los datos de las ventas, como la información de los artículos, las cantidades y los precios.
Esta automatización no sólo reduce la posibilidad de error humano, sino que también acelera el proceso de pago, aumentando la satisfacción del consumidor.
Un hotel o complejo turístico puede tener varias estaciones y puntos de venta, como bares, restaurantes y balnearios.
Las categorías se utilizan para agrupar productos de la misma familia, de modo que puedan asignarse al punto de venta adecuado para garantizar que los terminales sólo muestren productos adecuados para ese punto de venta.
Se asignan números de Finanzas y Coste de Cuenta a cada categoría para permitir la conectividad con el módulo de Finanzas.
La Lista de Productos ofrece una lista de todos los productos del sistema Punto de Venta e incluye la categoría del producto, el nombre, el precio y los descuentos, los impuestos y otra información.
También se pueden introducir recetas de productos para calcular los precios de coste y, si es necesario, reducir automáticamente los niveles de existencias.
Esta opción no está disponible en el sistema Resort Manager Lite.
Los ordenadores de sobremesa o portátiles, los terminales de punto de venta dedicados, las tabletas (iOS o Android) y los dispositivos móviles son ejemplos de terminales de punto de venta.
Cada terminal puede optimizarse en función de sus características físicas, como la pantalla táctil y el tamaño de la pantalla, así como del tipo de establecimiento en el que se vaya a utilizar, como un bar, un restaurante, una tienda o un spa, entre otros.
Es posible personalizar los productos normales utilizando modificadores, como añadir ingredientes adicionales a las pizzas o tomar huevos escalfados con mi desayuno.
Modificaciones como éstas pueden proporcionar al cocinero información adicional o suponer un gasto adicional.
Caja para llevar, plato para compartir o información sobre alergias son algunos ejemplos de la información adicional que se puede proporcionar a la cocina mediante mensajes.
El Asistente de Fin de Jornada te permite cerrar el punto de venta al final de la jornada laboral con las mínimas molestias y papeleo.
El Asistente de Fin de Día guiará al operador a través del proceso, asegurándose de que todas las facturas del día están cerradas y todos los terminales están debidamente desconectados.
Además, el asistente moverá toda la información financiera al módulo de Finanzas y bajará los niveles de existencias de los productos en los menús de productos.
La versión Resort Manager Lite no incluye esta función.
Con una perspectiva de 360° de tu empresa, puedes emitir juicios más precisos.
Proporcionar informes importantes que ofrezcan datos históricos y en tiempo real sobre las operaciones de tu empresa.
Cada módulo dispone de numerosos informes que proporcionan el desglose necesario para analizar el funcionamiento interno de cada departamento.
También se pueden crear informes personalizados para adaptarlos a las necesidades de tu empresa.
Todos los informes se pueden ver, imprimir o exportar a Excel y otros formatos.
El módulo de Finanzas o Libro Mayor de Resort Manager se basa en los principios de la contabilidad por partida doble.
Una vez configurado, el sistema financiero define y mantiene todas las transacciones comerciales automáticamente. El método agiliza la introducción de transacciones y reduce drásticamente el margen de error humano.
Resort Manager está diseñado para funcionar en numerosas divisas y regímenes fiscales, por lo que puede utilizarse en cualquier país financiero.
Los asientos de transacciones sirven de base para todos los registros financieros introducidos en el sistema Gestor de complejos turísticos y contienen información sobre todos los movimientos entre cuentas.
Las transacciones contables se registran utilizando técnicas estándar de partida doble.
Estas transacciones pueden incluir cualquier moneda predefinida. Para limitar la posibilidad de errores humanos en la introducción, se utilizan plantillas llamadas Definiciones de Diario para la introducción manual.
Para disminuir aún más la posibilidad de errores humanos, todas las entradas deben ser aprobadas después de ser validadas.
Una cuenta es un registro distinto de cada tipo de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.
El Plan General de Contabilidad es la base de todo sistema contable y contiene un listado detallado de todas las cuentas del sistema.
Las cuentas se utilizan para hacer un seguimiento de todos los ingresos, gastos, activos y pasivos.
Resort Manager admite muchas divisas.
Estas divisas pueden utilizarse para pagar habitaciones de hotel, compras y otras muchas transacciones financieras.
Los tipos de cambio se pueden introducir manualmente o, con nuestro complemento opcional, se envían diariamente a tu sistema.
Los tipos pueden fijarse por separado para las transacciones de compra y venta de divisas.
Los presupuestos pueden aplicarse a cualquier cuenta, aunque lo más habitual es utilizarlos para realizar un seguimiento de los progresos frente a las expectativas en las cuentas de Ingresos, Coste de Ventas y Gastos.
Los presupuestos se introducen utilizando periodos financieros, con 12 periodos en un año.
Hay informes disponibles para comparar los ingresos y gastos reales con las expectativas presupuestadas.
Las cuentas a pagar (CP) se refieren al dinero que una empresa debe pagar a sus proveedores.
El dinero que se debe recibir de los huéspedes y agentes se denomina Cuentas a Cobrar, o A/R para abreviar.
Clientes (A/R) y Proveedores (A/P) son los componentes que forman el módulo Cuentas.
Este módulo está vinculado directamente a los módulos de folio de invitados, compras y punto de venta.
Las facturas de proveedores con pagos aplazados se notificarán en el módulo de Cuentas a Pagar.
Una vez pagados, estos pagos también se registran, junto con las notas de crédito o descuentos que se hayan utilizado.
Se ofrecen informes que permiten programar los pagos e identificar las facturas pendientes.
Cualquier factura de cliente cuyo pago se haya acordado retrasar se anotará en el módulo de Cuentas a Cobrar.
Una vez pagados, estos pagos se registran, al igual que cualquier nota de crédito o descuento proporcionado.
Hay informes disponibles para detectar cualquier factura que haya estado pendiente durante un largo periodo de tiempo, así como extractos.
Los artículos de stock incluyen todos los materiales y productos, tanto perecederos como no perecederos, adquiridos por un hotel y conservados en stock hasta que se necesiten.
El módulo de Control de existencias está vinculado al módulo de Finanzas para registrar el valor de las existencias almacenadas y las ramificaciones financieras de cualquier movimiento de existencias.
El control de existencias debe controlarse y supervisarse cuidadosamente para que una empresa funcione con eficacia. El módulo Resort Manager Stock automatiza muchas de las tareas necesarias para garantizar un control adecuado de las existencias.
Los registros de existencias actúan como una base de datos completa y bien organizada que mantiene y gestiona metódicamente la información sobre el inventario de una empresa.
Estos registros contienen información crítica sobre cada artículo en stock, como descripciones de productos, cantidades disponibles, precios unitarios y valores totales.
El registro de existencias permite a las organizaciones controlar los niveles de inventario, apoyar el cumplimiento de los pedidos sin fisuras y optimizar la gestión de la cadena de suministro proporcionando actualizaciones en tiempo real y documentación precisa.
Los movimientos de existencias se refieren al seguimiento dinámico y continuo de los cambios en el número y el estado de las mercancías en las existencias de una empresa.
Para mantener una imagen precisa y actualizada del inventario, este procedimiento implica el seguimiento de cada movimiento de los artículos de stock, incluyendo adquisiciones, ventas, devoluciones y modificaciones.
Los movimientos de existencias proporcionan información vital sobre el movimiento de los artículos a través de la cadena de suministro, lo que permite a las empresas controlar los niveles de existencias, detectar tendencias y predecir las fluctuaciones de la demanda.
Una auditoría de existencias es un proceso vital para examinar y validar metódicamente la integridad de las existencias físicas de una empresa con respecto a los niveles de existencias registrados en el sistema de inventario.
Esta investigación incluye la conciliación de los registros de transacciones de existencias, como entradas, salidas y ajustes, con el recuento físico real de los productos disponibles.
El principal cometido de una auditoría de existencias es descubrir cualquier discrepancia, inexactitud o anomalía probable en los datos de inventario, garantizando que los niveles de existencias registrados se corresponden con las mercancías reales en el almacén o las instalaciones de almacenamiento.
Una solicitud de compra y una orden de compra son componentes esenciales del procedimiento de adquisición de un hotel.
Una solicitud de compra formaliza la necesidad de una compra y pone en marcha la adquisición de bienes o servicios.
Una orden de compra, por otra parte, es un documento emitido por el hotel a un proveedor que autoriza la adquisición de los productos o servicios requeridos.
Establece las condiciones acordadas, como la descripción de los artículos, las cantidades, los precios, las fechas de entrega y las condiciones de pago.
Las compras directas son artículos adquiridos directamente al proveedor sin utilizar una lista de mercado o una orden de compra.
Estas compras se registran para añadir productos al inventario y hacer un seguimiento de los gastos.
El Departamento de Alimentos y Bebidas lo utiliza la mayor parte del tiempo, ya sea para comprar en los mercados tradicionales o para adquirir las especialidades del día, etc.
Las listas de mercado sirven como herramienta integral de inventario y aprovisionamiento, permitiendo una administración metódica y eficaz de los bienes necesarios para las operaciones diarias.
El departamento de compras del hotel elabora con frecuencia una lista de mercado que enumera los suministros necesarios para varios departamentos, principalmente el de alimentos y bebidas y el de servicios a los huéspedes.
Para cada artículo, indica cantidades concretas, especificaciones y, a menudo, los proveedores preferidos.
La lista de mercado es útil para agilizar el proceso de compra y garantizar que el hotel siempre tenga existencias suficientes de suministros esenciales.
