Το Resort Manager είναι ένα ολοκληρωμένο πακέτο λογισμικού για τη διαχείριση ξενοδοχειακών ακινήτων.
Το Resort Manager είναι ένα πλήρες και ολοκληρωμένο σύστημα, ιδανικό για ξενοδοχεία μικρής έως μεγάλης κλίμακας και βίλες μπουτίκ.
Προσφέρει τις απαραίτητες ενότητες υποδοχής, κρατήσεων και point-of-sale, καθώς και ενότητες διαχείρισης οικονομικών και αποθεμάτων.
Όλα τα στοιχεία διαχείρισης ξενοδοχείων του Resort Manager είναι πλήρως ενσωματωμένα και λειτουργεί σε βάση πολλαπλών νομισμάτων, γλωσσών και χρηστών.
Ως αποτέλεσμα, μειώνονται τα σφάλματα καταχώρησης δεδομένων και βελτιώνεται η συνολική επιχειρηματική αποδοτικότητα.
Τα χαρακτηριστικά του συστήματος διαχείρισης ξενοδοχείων εμφανίζονται παρακάτω.
Το Front Desk, οι κρατήσεις, οι σχέσεις με τους επισκέπτες, το Point of Sales και οι αναφορές είναι διαθέσιμες τόσο στην έκδοση Resort Manager όσο και στην έκδοση Resort Manager Lite.
Το Back Office, τα οικονομικά και ο έλεγχος αποθεμάτων είναι διαθέσιμα μόνο στην έκδοση Resort Manager.
Η ενότητα Front Desk χειρίζεται όλες τις κοινές λειτουργίες της ρεσεψιόν, όπως η επεξεργασία check-in, οι εσωτερικοί επισκέπτες, οι υπενθυμίσεις εργασιών και οι τηλεφωνικοί κατάλογοι.
Περιλαμβάνει επίσης τον Οδηγό νυχτερινού ελέγχου, ο οποίος διευκολύνει το κλείσιμο των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων της ημέρας και την επανεκκίνηση του συστήματος την επόμενη εργάσιμη ημέρα.
Αυτό είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα της ύπαρξης ενός συστήματος διαχείρισης ακινήτων.
Όλες αυτές οι διαδικασίες έχουν προκαθορισμένες επιλογές, τις οποίες ο διαχειριστής συχνά εκχωρεί και ελέγχει με τα εργαλεία Ρυθμίσεις.
Η λειτουργία Check-In Wizard καθοδηγεί τον χειριστή σε όλα τα απαραίτητα στάδια για την κράτηση του/των απροσδόκητου/ων επισκέπτη/ων.
Ο Οδηγός ελέγχου εισόδου διασφαλίζει:
– διαθεσιμότητα του ζητούμενου τύπου δωματίου για τη ζητούμενη διάρκεια διαμονής.
– διάθεση κατάλληλου, καθαρού χώρου.
Η συνιστώσα Guests In-House της ενότητας Front Desk καλύπτει όλους τους επισκέπτες που διαμένουν στο θέρετρο, καθώς και όλα τα φύλλα γραφείου.
Όλα τα φυλλάδια για τους επισκέπτες, τις ομάδες και τους επισκέπτες (γραφείο) είναι εύκολα προσβάσιμα.
Οι ημερομηνίες check-in και check-out είναι εύκολα ορατές, όπως και το τρέχον υπόλοιπο των χρεώσεων του δελτίου.
Ο οδηγός νυχτερινού ελέγχου σας καθοδηγεί στις αυτοματοποιημένες διαδικασίες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση της επεξεργασίας της ημέρας.
Πραγματοποιούνται διάφορες λειτουργίες, όπως η προσθήκη χρεώσεων δωματίου στα δελτία πελατών, η μεταφόρτωση οικονομικών συναλλαγών στο γενικό λογιστήριο, η συγκέντρωση στατιστικών στοιχείων και η δημιουργία ενός τυποποιημένου συνόλου ημερήσιων αναφορών.
Η τελευταία υποχρέωση είναι να μεταφέρει την ημερομηνία του συστήματος στην επόμενη ημέρα, για να προετοιμαστεί για τις συναλλαγές της νέας ημέρας.
Οι εργαζόμενοι στην υποδοχή μπορεί να κατακλύζονται από τα αιτήματα των επισκεπτών, τις διοικητικές εργασίες και τις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις.
Η επόμενη βάρδια μπορεί εύκολα να χάσει τον έλεγχο και να ξεχάσει τις σημειώσεις που γίνονται γρήγορα.
Η λειτουργία “Εργασίες” ενοποιεί όλες τις εργασίες που πρέπει να γίνουν, ώστε όλοι οι εργαζόμενοι να μπορούν να δουν με μια ματιά τι εκκρεμεί και τι απαιτεί άμεση προσοχή.
Το άνοιγμα οποιασδήποτε καταχώρησης παρέχει περαιτέρω πληροφορίες σχετικά με την εργασία, όπως ποιος δημιούργησε την εργασία και σε ποιον έχει ανατεθεί, καθώς και την κατάσταση ολοκλήρωσης.
Το εργαλείο αναζήτησης πραγματοποιεί αναζητήσεις σε ολόκληρο το σύστημα του ξενοδοχείου, συμπεριλαμβανομένων των κρατήσεων, των δελτίων και των ομάδων.
Οι αναζητήσεις μπορούν επίσης να φιλτραριστούν με βάση τυποποιημένα εύρη ημερομηνιών, επερχόμενες κρατήσεις, κρατήσεις από το προηγούμενο έτος ή οποιαδήποτε ημερομηνία απαιτείται.
Οι ακυρωμένες κρατήσεις μπορούν επίσης να ανοίξουν ξανά μέσω της φόρμας αναζήτησης.
Ο Τηλεφωνικός κατάλογος επισκεπτών σας επιτρέπει να αναζητήσετε όλους τους επισκέπτες που διαμένουν στο ακίνητο, όχι μόνο το άτομο που έκανε την κράτηση.
Αυτό είναι πολύ χρήσιμο για τη σύνδεση τηλεφωνικών συνομιλιών ή την παράδοση μηνυμάτων.
Η ενότητα Κατάσταση δωματίου παρέχει μια διαδραστική λίστα όλων των δωματίων του ξενοδοχείου.
Το προσωπικό καθαριότητας μπορεί να δει:
– λεπτομέρειες σχετικά με τη θέση κάθε δωματίου
– ο τύπος του δωματίου.
– τα ονόματα των ενοίκων με τις ημερομηνίες check-in και check-out.
– η τρέχουσα κατάσταση κάθε δωματίου, με χρωματική κωδικοποίηση.
– η ημερομηνία τελευταίας αλλαγής των λευκών ειδών.
Πριν από την άφιξη ενός επισκέπτη, η ενότητα “Κρατήσεις” χειρίζεται κάθε πτυχή της διαμονής του, συμπεριλαμβανομένων των κρατήσεων, των πληροφοριών του επισκέπτη, της ανάθεσης δωματίων, των ειδικών αιτημάτων κ.λπ.
Το Ημερολόγιο δωματίων με τα προσαρμοσμένα φίλτρα του επιτρέπει τη γρήγορη “βελτιστοποίηση δωματίων”.
Οι υπάλληλοι της ρεσεψιόν μπορούν να λαμβάνουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται σχετικά με τη μελλοντική διαθεσιμότητα δωματίων, συμπεριλαμβανομένων των τιμών και των αποκλειστικών εκπτωτικών περιόδων, από τη λειτουργία Διαθεσιμότητα.
Οι κρατήσεις μπορούν να εισαχθούν χειροκίνητα σε μια φόρμα Νέας κράτησης ή να παραχθούν αυτόματα μέσω του Channel Manager.
Η διαθεσιμότητα των πληροφοριών προηγούμενων επισκέψεων διευκολύνει την αυτόματη αναγνώριση των επισκεπτών που επιστρέφουν και επιταχύνει τη δημιουργία κρατήσεων.
Πρόσθετες λειτουργίες, όπως ο έλεγχος των επισκεπτών, η ακύρωση κρατήσεων, η εκτύπωση εντύπων check-in επισκεπτών και η αποστολή τυπικής αλληλογραφίας μέσω email στους επισκέπτες, μπορούν να ολοκληρωθούν από το μενού κρατήσεων.
Δημιουργήστε και διαχειριστείτε εύκολα ομαδικές κρατήσεις με το φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον μας.
Το διαισθητικό μας σύστημα κρατήσεων σας επιτρέπει να κάνετε κράτηση πολλαπλών δωματίων για ένα μόνο γκρουπ, απλοποιώντας τη διαδικασία κράτησης.
Προσαρμόστε τα μπλοκ δωματίων ώστε να ανταποκρίνονται στις ειδικές ανάγκες κάθε ομάδας.
Προσαρμόστε τύπους δωματίων, κατανείμετε συγκεκριμένους ορόφους και ορίστε περιορισμούς κρατήσεων για να εξασφαλίσετε μια απρόσκοπτη και οργανωμένη διαμονή για τους επισκέπτες σας.
Το λογισμικό διαχείρισης ξενοδοχειακών ακινήτων Resort Manager έχει σχεδιαστεί για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας ομαδικών κρατήσεων, εξασφαλίζοντας αποτελεσματικότητα και ευκολία τόσο για τους ξενοδόχους όσο και για τους επισκέπτες.
Όλες οι κρατήσεις εμφανίζονται στο ημερολόγιο δωματίων, καθώς και λεπτομέρειες για τα δωμάτια που δεν είναι διαθέσιμα.
Υπάρχει δυνατότητα φιλτραρίσματος των δωματίων ανάλογα με τον τύπο δωματίου και τις παροχές του δωματίου.
Συνιστάται έντονα στα boutique θέρετρα και τα ξενοδοχεία με λιγότερα από 100 δωμάτια ή βίλες να αναθέτουν δωμάτια αμέσως μετά την παραλαβή των νέων κρατήσεων, προκειμένου να εξασφαλίζεται η διαθεσιμότητα και να αποφεύγεται η μετακίνηση των επισκεπτών κατά τη διάρκεια της διαμονής τους.
Η βελτιστοποίηση των δωματίων γίνεται απλή με τη χρήση της λειτουργίας Ημερολόγιο δωματίων, η οποία προσφέρει γρήγορη και απλή παρατήρηση της πληρότητας και της κατάστασης κράτησης μαζί με απλή δυνατότητα drag-and-drop.
Η διαθεσιμότητα των δωματίων του ξενοδοχείου εμφανίζεται στη φόρμα Διαθεσιμότητα, μαζί με το ποσοστό πληρότητας κατά την τρέχουσα ημερομηνία και τη μελλοντική διαθεσιμότητα.
Όταν απαντάτε σε τηλεφωνικές ερωτήσεις σχετικά με τη διαθεσιμότητα και τις τιμές διαμονής, αυτή η λειτουργία μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμη.
Όταν μετακινήσετε τον κέρσορα πάνω από οποιοδήποτε δωμάτιο για μια μελλοντική ημερομηνία, θα ανοίξει ένα πλαίσιο με τις σχετικές τιμές και τον αριθμό των απαιτούμενων διανυκτερεύσεων.
Η διαχείριση των τιμών των δωματίων μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους.
Κάποιος έχει τη δυνατότητα να εισάγει εποχικές τιμές, οι οποίες μπορούν στη συνέχεια να παρακαμφθούν κατά τη διάρκεια των περιόδων διακοπών.
Ως πρόσθετη επιλογή, μπορούν να καθοριστούν Κανόνες Τιμών, ώστε οι τιμές να αυξάνονται ή να μειώνονται αυτόματα ανάλογα με τη διαθεσιμότητα των δωματίων σε πραγματικό χρόνο.
Οι τιμές μπορούν να εκφράζονται είτε στο βασικό νόμισμα των εγκαταστάσεων είτε σε οποιοδήποτε άλλο νόμισμα έχει ρυθμιστεί στο σύστημα.
Υπάρχει ένα ολοκληρωμένο αρχείο όλων των επισκεπτών του ξενοδοχείου που περιέχεται στην ενότητα Guest Relations.
Αυτό περιλαμβάνει άτομα που έχουν μείνει στο ξενοδοχείο ή που έχουν χρησιμοποιήσει τις εγκαταστάσεις του θέρετρου.
Αυτός ο κύριος κατάλογος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σκοπούς μάρκετινγκ, καθώς και για την ανάλυση των τάσεων στις δαπάνες ή στις διαμονές στο θέρετρο.
Κάθε επισκέπτης του ξενοδοχείου έχει ένα αρχείο.
Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως αναφορά καθώς και για την παροχή προσαρμοσμένων υπηρεσιών φιλοξενίας.
Μαζί με τις συνήθεις πληροφορίες για τους επισκέπτες, υπάρχουν πρόσθετα πεδία για σχόλια, συμπάθειες και αντιπάθειες, καθώς και ένα πλαίσιο ελέγχου ειδοποίησης.
Επιπλέον, υπάρχουν κουμπιά μενού για την εκκίνηση μιας λεπτομερούς φόρμας πληροφοριών επικοινωνίας και μιας φόρμας δημογραφικών στοιχείων.
Υπάρχει η δυνατότητα συγχώνευσης περιττών εγγραφών επισκεπτών σε μια ενιαία εγγραφή, ώστε να εξαλειφθούν οι επιπλοκές που σχετίζονται με τις διπλές εγγραφές επισκεπτών.
Επιπλέον, εάν υπάρχουν πολλοί επισκέπτες από το ίδιο νοικοκυριό, τα στοιχεία επικοινωνίας μπορούν να αντιγραφούν σε διαφορετικές καταχωρήσεις.
Η εξαγωγή επισκεπτών είναι ένα ισχυρό εργαλείο μάρκετινγκ.
Υπάρχουν πολλά διαθέσιμα φίλτρα για την εξαγόμενη λίστα επισκεπτών, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών επικοινωνίας, δημογραφικών στοιχείων και διαμονής.
Ο χρήστης μπορεί επίσης να επιλέξει ποια πεδία θα εξαχθούν.
Αυτές οι εξαγωγές μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την αποστολή αυτοματοποιημένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν από την άφιξη, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την αναχώρηση, μάρκετινγκ γενεθλίων ή διακοπών και ούτω καθεξής.
Το σύστημα Point of Sale (POS) είναι ένα εξελιγμένο κομμάτι τεχνολογίας που έχει σχεδιαστεί για τον εξορθολογισμό και την απλοποίηση της διαδικασίας συναλλαγής πωλήσεων.
Στόχος της είναι η δημιουργία μιας πλατφόρμας που θα διαχειρίζεται με αποτελεσματικό τρόπο την πλήρη διαδικασία πώλησης, από την επιλογή του προϊόντος έως τη διεκπεραίωση της πληρωμής.
Η πρωταρχική εργασία ενός συστήματος POS είναι να καταγράφει αξιόπιστα και γρήγορα δεδομένα πωλήσεων, όπως πληροφορίες για τα είδη, ποσότητες και τιμές.
Αυτή η αυτοματοποίηση όχι μόνο μειώνει την πιθανότητα ανθρώπινου λάθους, αλλά και επιταχύνει τη διαδικασία πληρωμής, αυξάνοντας την ευτυχία των καταναλωτών.
Ένα ξενοδοχείο ή θέρετρο μπορεί να διαθέτει διάφορους σταθμούς και σημεία πώλησης, όπως μπαρ, εστιατόρια και σπα.
Οι κατηγορίες χρησιμοποιούνται για την ομαδοποίηση προϊόντων της ίδιας οικογένειας, ώστε να μπορούν να αντιστοιχιστούν στην κατάλληλη έξοδο, ώστε να διασφαλίζεται ότι τα τερματικά εμφανίζουν μόνο προϊόντα κατάλληλα για τη συγκεκριμένη έξοδο.
Σε κάθε κατηγορία αντιστοιχίζονται αριθμοί οικονομικών και κόστους λογαριασμού, ώστε να είναι δυνατή η σύνδεση με την ενότητα οικονομικών.
Η Λίστα προϊόντων προσφέρει μια λίστα όλων των προϊόντων στο σύστημα Point of Sale και περιλαμβάνει την κατηγορία του προϊόντος, την ονομασία, την τιμή και τις εκπτώσεις, τον φόρο και άλλες πληροφορίες.
Μπορούν επίσης να εισαχθούν συνταγές προϊόντων για τον υπολογισμό των τιμών κόστους και, εάν είναι απαραίτητο, για την αυτόματη μείωση των επιπέδων αποθεμάτων.
Αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη στο σύστημα Resort Manager Lite.
Οι επιτραπέζιοι ή φορητοί υπολογιστές, τα ειδικά τερματικά PoS, οι ταμπλέτες (iOS ή Android) και οι κινητές συσκευές αποτελούν παραδείγματα τερματικών σημείων πώλησης.
Κάθε τερματικό μπορεί να βελτιστοποιηθεί ανάλογα με τα φυσικά χαρακτηριστικά του, όπως η οθόνη αφής και το μέγεθος της οθόνης, καθώς και τους τύπους καταστημάτων στα οποία θα χρησιμοποιηθεί, όπως μπαρ, εστιατόριο, κατάστημα λιανικής πώλησης ή σπα, μεταξύ άλλων.
Είναι δυνατόν να εξατομικεύσετε τα κανονικά προϊόντα με τη χρήση τροποποιητών, όπως για παράδειγμα να προσθέσετε επιπλέον υλικά στην πίτσα ή να φάω αυγά ποσέ με το πρωινό μου.
Τροποποιήσεις όπως αυτές μπορούν είτε να παρέχουν στον σεφ πρόσθετες πληροφορίες είτε να οδηγήσουν σε πρόσθετα έξοδα.
Το κουτί για το φαγητό, το πιάτο για κοινή χρήση ή οι πληροφορίες σχετικά με τις αλλεργίες είναι μερικά παραδείγματα των πρόσθετων πληροφοριών που μπορούν να παρέχονται στην κουζίνα μέσω μηνυμάτων.
Ο Οδηγός τέλους της ημέρας σας επιτρέπει να κλείσετε το κατάστημα στο τέλος της εργάσιμης ημέρας με ελάχιστη ενόχληση και γραφειοκρατία.
Ο Οδηγός τέλους ημέρας θα καθοδηγήσει τον χειριστή στη διαδικασία, διασφαλίζοντας ότι όλοι οι λογαριασμοί της ημέρας έχουν κλείσει και ότι όλα τα τερματικά έχουν αποσυνδεθεί σωστά.
Επιπλέον, ο οδηγός θα μεταφέρει όλες τις οικονομικές πληροφορίες στην ενότητα Finance και θα μειώσει τα επίπεδα αποθεμάτων των προϊόντων στα μενού προϊόντων.
Η έκδοση Resort Manager Lite δεν περιλαμβάνει αυτό το χαρακτηριστικό.
Με μια προοπτική 360° της επιχείρησής σας, μπορείτε να κάνετε πιο ακριβείς κρίσεις.
Παροχή σημαντικών αναφορών που προσφέρουν δεδομένα σε πραγματικό χρόνο και ιστορικά δεδομένα σχετικά με τις λειτουργίες της εταιρείας σας.
Κάθε ενότητα διαθέτει πολυάριθμες αναφορές που παρέχουν την ανάλυση που απαιτείται για την ανάλυση των εσωτερικών λειτουργιών κάθε τμήματος.
Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν προσαρμοσμένες αναφορές για να ανταποκρίνονται στις ανάγκες της συγκεκριμένης επιχείρησής σας.
Όλες οι αναφορές μπορούν να προβληθούν, να εκτυπωθούν ή να εξαχθούν στο Excel και σε άλλες μορφές.
Η ενότητα Οικονομικά ή Γενική Λογιστική του Resort Manager βασίζεται στις αρχές της διπλογραφικής λογιστικής.
Όταν ρυθμιστεί, το οικονομικό σύστημα ορίζει και διατηρεί αυτόματα όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Η μέθοδος εξορθολογίζει την εισαγωγή συναλλαγών και μειώνει δραστικά το περιθώριο ανθρώπινου λάθους.
Το Resort Manager έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί σε πολλά νομίσματα και φορολογικά συστήματα, καθιστώντας το κατάλληλο για χρήση σε οποιαδήποτε οικονομική χώρα.
Οι εγγραφές συναλλαγών χρησιμεύουν ως βάση για όλες τις οικονομικές εγγραφές που εισάγονται στο σύστημα Resort Manager και περιέχουν πληροφορίες σχετικά με όλες τις κινήσεις μεταξύ λογαριασμών.
Οι λογιστικές συναλλαγές καταγράφονται με τη χρήση τυποποιημένων τεχνικών διπλογραφικής λογιστικής.
Οι συναλλαγές αυτές μπορούν να περιλαμβάνουν οποιοδήποτε προκαθορισμένο νόμισμα. Για να περιοριστεί η πιθανότητα ανθρώπινων σφαλμάτων καταχώρησης, χρησιμοποιούνται πρότυπα που ονομάζονται Ορισμοί ημερολογίου για χειροκίνητη καταχώρηση.
Για να μειωθεί περαιτέρω η πιθανότητα ανθρώπινων σφαλμάτων, όλες οι καταχωρίσεις πρέπει να εγκρίνονται μετά την επικύρωσή τους.
Ένας λογαριασμός είναι μια ξεχωριστή καταγραφή κάθε τύπου περιουσιακού στοιχείου, υποχρέωσης, ιδίων κεφαλαίων, εσόδων και εξόδων.
Το Σχέδιο Λογαριασμών αποτελεί το θεμέλιο κάθε λογιστικού συστήματος και περιέχει λεπτομερή κατάλογο όλων των λογαριασμών του συστήματος.
Οι λογαριασμοί χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση όλων των εσόδων, των δαπανών, των περιουσιακών στοιχείων και των υποχρεώσεων.
Το Resort Manager υποστηρίζει πολλά νομίσματα.
Αυτά τα νομίσματα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την πληρωμή δωματίων ξενοδοχείων, αγορών και ποικίλων άλλων οικονομικών συναλλαγών.
Οι ισοτιμίες μετατροπής νομισμάτων μπορούν να εισαχθούν χειροκίνητα ή, με το προαιρετικό μας πρόσθετο, να παραδίδονται καθημερινά στο σύστημά σας.
Οι τιμές μπορούν να οριστούν ξεχωριστά τόσο για τις συναλλαγές αγοράς όσο και για τις συναλλαγές πώλησης συναλλάγματος Forex.
Οι προϋπολογισμοί μπορούν να εφαρμοστούν σε οποιονδήποτε λογαριασμό, αν και συνήθως χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της προόδου σε σχέση με τις προσδοκίες στους λογαριασμούς Έσοδα, Κόστος Πωλήσεων και Έξοδα.
Οι προϋπολογισμοί εγγράφονται με τη χρήση οικονομικών περιόδων, με 12 περιόδους σε ένα έτος.
Υπάρχουν διαθέσιμες αναφορές για τη σύγκριση των πραγματικών εσόδων και δαπανών σε σύγκριση με τις προσδοκίες του προϋπολογισμού.
Οι πληρωτέοι λογαριασμοί (Π/Υ) αναφέρονται στα χρήματα που μια επιχείρηση πρέπει να καταβάλει στους προμηθευτές της.
Τα χρήματα που οφείλονται να ληφθούν από τους επισκέπτες και τους πράκτορες αναφέρονται ως εισπρακτέοι λογαριασμοί, ή εν συντομία Α/Α.
Οι πελάτες (A/R) και οι προμηθευτές (A/P) είναι τα στοιχεία που συνθέτουν την ενότητα λογαριασμών.
Αυτή η ενότητα συνδέεται άμεσα με τις ενότητες “Φύλλο επισκεπτών”, “Αγορές” και “Σημείο πώλησης”.
Οποιαδήποτε τιμολόγια προμηθευτών με αναβληθείσες πληρωμές θα αναφερθούν στην ενότητα “Πληρωτέοι λογαριασμοί”.
Μόλις πληρωθούν, οι πληρωμές αυτές καταγράφονται επίσης, μαζί με τυχόν πιστωτικά σημειώματα ή εκπτώσεις που χρησιμοποιήθηκαν.
Προσφέρονται αναφορές που επιτρέπουν τον προγραμματισμό πληρωμών και τον εντοπισμό τυχόν ανεξόφλητων τιμολογίων.
Κάθε τιμολόγιο πελάτη για το οποίο έχει συμφωνηθεί καθυστέρηση πληρωμής θα σημειώνεται στην ενότητα “Λογαριασμοί εισπρακτέοι”.
Μόλις πληρωθούν, οι πληρωμές αυτές καταγράφονται, όπως και τυχόν πιστωτικά σημειώματα ή παρεχόμενες εκπτώσεις.
Υπάρχουν διαθέσιμες αναφορές για τον εντοπισμό τυχόν τιμολογίων που εκκρεμούν για μεγάλο χρονικό διάστημα, καθώς και καταστάσεις.
Τα αποθέματα περιλαμβάνουν όλα τα υλικά και τα προϊόντα, τόσο τα ευπαθή όσο και τα μη ευπαθή, που αγοράζονται από ένα ξενοδοχείο και διατηρούνται σε απόθεμα μέχρι να χρειαστούν.
Η ενότητα “Έλεγχος αποθεμάτων” συνδέεται με την ενότητα “Οικονομικά”, προκειμένου να καταγράφεται η αξία των αποθεμάτων που τηρούνται και οι οικονομικές επιπτώσεις τυχόν κινήσεων αποθεμάτων.
Ο έλεγχος των αποθεμάτων πρέπει να ελέγχεται και να παρακολουθείται προσεκτικά, προκειμένου μια επιχείρηση να λειτουργεί αποτελεσματικά. Η ενότητα αποθεμάτων του Resort Manager αυτοματοποιεί πολλές από τις εργασίες που είναι απαραίτητες για τη διασφάλιση του κατάλληλου ελέγχου αποθεμάτων.
Τα αρχεία αποθεμάτων λειτουργούν ως μια ολοκληρωμένη και καλά οργανωμένη βάση δεδομένων που διατηρεί και διαχειρίζεται μεθοδικά πληροφορίες σχετικά με το απόθεμα μιας εταιρείας.
Τα αρχεία αυτά περιέχουν κρίσιμες πληροφορίες για κάθε είδος αποθέματος, όπως περιγραφές προϊόντων, διαθέσιμες ποσότητες, τιμές μονάδας και συνολικές αξίες.
Το αρχείο αποθεμάτων επιτρέπει στους οργανισμούς να παρακολουθούν τα επίπεδα αποθεμάτων, να υποστηρίζουν την απρόσκοπτη εκτέλεση παραγγελιών και να βελτιστοποιούν τη διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού παρέχοντας ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο και ακριβή τεκμηρίωση.
Οι κινήσεις αποθεμάτων αναφέρονται στη δυναμική και συνεχή παρακολούθηση των μεταβολών του αριθμού και της κατάστασης των εμπορευμάτων στο απόθεμα μιας επιχείρησης.
Για να διατηρηθεί μια ακριβής και ενημερωμένη εικόνα του αποθέματος, η διαδικασία αυτή συνεπάγεται την παρακολούθηση κάθε κίνησης των ειδών αποθέματος, συμπεριλαμβανομένων των αγορών, των πωλήσεων, των επιστροφών και των τροποποιήσεων.
Οι κινήσεις αποθεμάτων παρέχουν ζωτικής σημασίας πληροφορίες σχετικά με την κίνηση των ειδών μέσω της αλυσίδας εφοδιασμού, επιτρέποντας στις επιχειρήσεις να παρακολουθούν τα επίπεδα αποθεμάτων, να εντοπίζουν τάσεις και να προβλέπουν τις διακυμάνσεις της ζήτησης.
Ο έλεγχος αποθεμάτων είναι μια ζωτικής σημασίας διαδικασία για τη μεθοδική εξέταση και επικύρωση της ακεραιότητας των φυσικών αποθεμάτων μιας εταιρείας σε σύγκριση με τα καταγεγραμμένα επίπεδα αποθεμάτων του συστήματος απογραφής.
Η έρευνα αυτή περιλαμβάνει τη συμφωνία των αρχείων των συναλλαγών αποθεμάτων, όπως οι παραλαβές, οι εκδόσεις και οι προσαρμογές, με την πραγματική φυσική καταμέτρηση των προϊόντων που υπάρχουν.
Το κύριο καθήκον ενός ελέγχου αποθεμάτων είναι να αποκαλύψει τυχόν αποκλίσεις, ανακρίβειες ή πιθανές ανωμαλίες στα δεδομένα αποθεμάτων, διασφαλίζοντας ότι τα καταγεγραμμένα επίπεδα αποθεμάτων αντιστοιχούν στα πραγματικά εμπορεύματα στην αποθήκη ή στις εγκαταστάσεις αποθήκευσης.
Η αίτηση αγοράς και η εντολή αγοράς αποτελούν βασικά στοιχεία της διαδικασίας προμηθειών ενός ξενοδοχείου.
Η αίτηση αγοράς επισημοποιεί την απαίτηση για αγορά και δρομολογεί την προμήθεια αγαθών ή υπηρεσιών.
Η εντολή αγοράς, από την άλλη πλευρά, είναι ένα έγγραφο που εκδίδεται από το ξενοδοχείο προς έναν προμηθευτή και επιτρέπει την προμήθεια των απαιτούμενων προϊόντων ή υπηρεσιών.
Καθορίζει τους συμφωνηθέντες όρους, όπως περιγραφές ειδών, ποσότητες, τιμές, ημερομηνίες παράδοσης και όρους πληρωμής.
Οι άμεσες αγορές είναι είδη που αγοράζονται απευθείας από τον προμηθευτή χωρίς τη χρήση καταλόγου αγοράς ή εντολής αγοράς.
Οι αγορές αυτές καταγράφονται προκειμένου να προστεθούν τα προϊόντα στην απογραφή και να παρακολουθηθούν οι δαπάνες.
Το Τμήμα Τροφίμων και Ποτών το χρησιμοποιεί στην πλειονότητά του, είτε για αγορές από παραδοσιακές αγορές είτε για αγορές ημερήσιων σπεσιαλιτέ κ.λπ.
Οι κατάλογοι αγοράς χρησιμεύουν ως ένα ολοκληρωμένο εργαλείο απογραφής και προμηθειών, επιτρέποντας τη μεθοδική και αποτελεσματική διαχείριση των αγαθών που απαιτούνται για τις καθημερινές λειτουργίες.
Το τμήμα αγορών του ξενοδοχείου συντάσσει συχνά έναν κατάλογο αγοράς που απαριθμεί τις προμήθειες που απαιτούνται για διάφορα τμήματα, κυρίως για τα τρόφιμα και τα ποτά και τις υπηρεσίες εξυπηρέτησης πελατών.
Για κάθε είδος, δίνει συγκεκριμένες ποσότητες, προδιαγραφές και συχνά προτιμώμενους προμηθευτές.
Ο κατάλογος της αγοράς είναι χρήσιμος για τον εξορθολογισμό της διαδικασίας αγοράς και τη διασφάλιση ότι το ξενοδοχείο διαθέτει πάντα επαρκή επίπεδα αποθεμάτων βασικών προμηθειών.
